Asiakirjojen luontiohjelmisto
Luo PDF- ja Word-asiakirjoja tiimisi jo keräämistä tiedoista.
Folderitin asiakirjageneraattori muuntaa täytetyn eForms-tietueen asiakirjaksi uudelleenkäytettävän mallisi avulla. Valmistele sopimukset, kirjeet, todistukset ja raportit yhdenmukaisella tekstillä ja brändillä. Pidä valmiit tiedostot samassa järjestelmässä tarkastusta, allekirjoittamista ja säilyttämistä varten.
Oma mallisi + lomakkeen arvot → PDF tai muokattava Word-asiakirja. Katso esittely alta.
Miksi luoda asiakirjoja Folderitissa?
Lopeta samojen tietojen kirjoittaminen uudelleenNimet, osoitteet, päivämäärät ja muut arvot tulevat täytetystä eForms-tietueesta. Paikkamerkit sijoittavat ne oikeisiin kohtiin asiakirjassa ja vähentävät käsin kopiointia, jonka seurauksena uuteen tiedostoon voi jäädä vanha asiakkaan nimi tai päivämäärä.
Pidä teksti ja asettelu yhdenmukaisinaMallisi määrittää tekstin, logon, taulukot ja sivuasettelun. Asiakirjan luoja antaa arvot lomakkeella ja valitsee tulosmuodon sen sijaan, että rakentaisi asiakirjan joka kerta uudelleen.
Käytä yhtä tietuetta eri asiakirjoihinYhteen eForms-lomakkeeseen voi liittää useita asiakirjamalleja. Valmistele esimerkiksi asiakassopimus ja erillinen asiakasyhteenveto ja luo molemmat samasta täytetystä tietueesta.
Hallitse seuraavat vaiheetTallenna luotu tiedosto Folderitiin käyttöoikeuksien, versiohistorian, tapahtumalokien ja työnkulkujen käyttöä varten. Asiakirja voi jatkaa tarkastukseen tai allekirjoitettavaksi siirtymättä erilliseen asiakirjahallintajärjestelmään.
Lomaketiedoista valmiiksi asiakirjaksi
- Valitse kerättävät tiedot. Luo tai valitse Folderitin eForms-lomake ja lisää kentät esimerkiksi asiakkaan nimelle, osoitteelle, yhteyshenkilölle ja maksuehdoille. Jokainen täytetty lomake luo nämä arvot sisältävän tietueen.
- Valmistele asiakirjamalli. Luo ODT-tiedosto LibreOffice Writerilla tai muulla ODT-muotoa tallentavalla editorilla. Lisää teksti, brändi ja paikkamerkit, jotka kopioit täsmälleen Folderitin käytettävissä olevien lomakekenttien luettelosta.
- Liitä malli ja valitse tiedostomuodot. Lisää asiakirjamalli oikeaan eForms-lomakkeeseen kohdassa Ylläpitotyökalut → Lomakemallit. Lähetä ODT-tiedosto, määritä tiedostonimen malli ja salli PDF, DOCX tai molemmat. Näiden asetusten tekeminen edellyttää ylläpitäjän käyttöoikeuksia.
- Luo asiakirja ja tarkista tulos. Avaa täytetty tietue ja valitse PDF- tai DOCX-asiakirjan luonti. Folderit sijoittaa tietueen arvot malliin. Tallenna tulos Folderitiin, lataa se tai lähetä se sähköpostilla järjestelmän tarjoamien vaihtoehtojen avulla.
Yksinkertainen esimerkkiKuvittele asiakastietue, jossa nimenä on ”Northfield Studio” ja maksuaikana 30 päivää.
Malli: Tämä sopimus tehdään seuraavan asiakkaan kanssa: {{ client_name }}. Maksuaika on {{ payment_terms }} päivää.
Luotu teksti: Tämä sopimus tehdään seuraavan asiakkaan kanssa: Northfield Studio. Maksuaika on 30 päivää.
Arvot ovat esimerkkejä. Käytä omalle eForms-lomakkeellesi annettuja täsmällisiä paikkamerkkejä. Voit käyttää kenttien paikkamerkkejä myös luotavan tiedoston nimessä.
Tutustu myös oppaaseen: asiakirjojen luonnin määritys. Se kattaa malliasetukset, kenttien paikkamerkit ja vianmäärityksen.
Mitä tiimisi voisi luoda?
Aloita asiakirjasta, jonka rakenne pysyy pääosin samana mutta nimet, päivämäärät ja muut tiedot vaihtuvat. Voit määrittää esimerkiksi seuraavat:
AsiakassopimuksetKerää asiakkaan nimi, rekisteritunnus, osoite, yhteystiedot ja maksuehdot. Luo sopimus tiimisi laatimalla tekstillä ja järjestä tarkastus ennen allekirjoittamista. Tutustu aiheeseen sopimuksen luonti pyyntölomakkeista.
Henkilöstökirjeet ja perehdytysasiakirjatKäytä työntekijän nimeä, tehtävänimikettä, osastoa ja aloituspäivää työtarjouksen tai perehdytysasiakirjan valmistelussa. Tallenna tulos henkilöstökansion asianmukaisilla käyttöoikeuksilla. Tutustu aiheeseen perehdytysasiakirjojen automatisointi.
KoulutustodistuksetKerää osallistujan nimi, kurssi, suorituspäivä ja todistusnumero. Luo brändätty PDF oman todistuspohjan avulla. Koulutuksesta vastaava tiimi vahvistaa suorituksen, ja malli tuottaa asiakirjan. Tutustu aiheeseen PDF-todistusten luonti.
Tapahtumaraportit ja sisäiset hakemuksetMuodosta tapahtuman, sijainnin, päivämäärän, vastuuhenkilön ja kuvauksen sisältävästä tietueesta yhdenmukainen raportti. Erillinen malli voi esittää valitut arvot sisäisenä yhteenvetona samasta lähdetietueesta.
Pidä luotu tiedosto työnkulussa
Asiakirjan luonti on yksi vaihe. Sopimusluonnos voi edelleen tarvita hyväksynnän ja henkilöstökirje allekirjoituksen. Folderitiin tallennettuna tiedostosta tulee hallittu asiakirja, joka voi edetä tarkastus- ja hyväksyntätyönkulkuihin tai sähköisen allekirjoittamisen prosessiin.
Valitse käyttöoikeudet, säilytä versiohistoria ja tarkastele tapahtumalokista asiakirjan käsittelyä. Sovella tietueelle sopivia jakamis- ja säilytysasetuksia. Nämä hallintakeinot määritetään osana asiakirjahallintaprosessia: tiedoston luominen ei itsessään hyväksy tai allekirjoita sitä.
Testaa koko reitti esimerkkitietueella. Luo kaikki tarvitsemasi tiedostomuodot, varmista paikkamerkkien korvautuminen ja tarkista sivunvaihdot, taulukot ja tiedostonimet. Testaa tämän jälkeen säilytys, sähköposti ja jatkotyönkulut. Tutustu paketteihin ja tietoturvan hallintakeinoihin ratkaisua valitessasi.
Ennen aloittamista
Voimmeko luoda sekä PDF- että Word-asiakirjoja?
Kyllä. Salli asiakirjamallin asetuksissa PDF, DOCX tai molemmat. PDF sopii jakeluun, ja DOCX tuottaa muokattavan Word-asiakirjan. Käyttäjät näkevät kyseiselle mallille sallitut luontivaihtoehdot.
Voimmeko lähettää Word-asiakirjan malliksi?
Folderitiin lähetettävän mallin on oltava ODT-tiedosto. Valmistele se ODT-muotoa tallentavalla editorilla ja tarkista asettelu sekä paikkamerkit ennen lähettämistä. DOCX on tulosmuoto, ei tässä käytettävä mallimuoto.
Luoko lomakkeen lähettäminen asiakirjan automaattisesti?
Dokumentoidussa työnkulussa eForms-lomakkeen lähettäminen luo tietueen. Käyttäjä avaa sen ja valitsee PDF- tai DOCX-asiakirjan luomisen. Lomakkeen lähettäminen ja asiakirjan muodostaminen ovat erillisiä vaiheita.
Voimmeko luoda yhdestä lomakkeesta useita asiakirjatyyppejä?
Kyllä. Liitä eForms-lomakkeeseen useita asiakirjamalleja ja valitse sopiva malli, kun luot asiakirjan täytetystä tietueesta. Jokaisella mallilla on oma asettelu, tiedostonimimalli ja sallitut tulosmuodot.
Mitä jos kenttä puuttuu tai asettelu näyttää väärältä?
Tarkista, että lähdekentässä on arvo ja sen paikkamerkki vastaa täsmälleen Folderitin käytettävissä olevien lomakekenttien luetteloa. Pidä paikkamerkit yhtenäisinä. Jos asettelussa on ongelmia, yksinkertaista ODT-mallia ja tarkista molemmat tulosmuodot. asennusopas sisältää testauksen tarkistuslistan ja vianmääritysohjeet.
Aloita asiakirjasta, jonka tiimisi luo joka viikko.