Työpöytä ja raportit
Työtilan ylläpitäjät voivat tarkastella nykyisen työtilan tiedostojen yleiskatsausta ja avata kaksoiskappaleita, odottavia työnkulkuja, säilytysaikoja ja eräpäiviä koskevia raportteja toiminnolla Työpöytä ja raportit.
Työpöytä ja raportit -näkymän avaaminen
Kirjaudu työtilan ylläpitäjän tunnuksella, valitse tarkasteltava työtila ja napsauta Työpöytä ja raportit kohdassa Ylläpitäjän työkalut. Valitse raportti työpöydältä. Voit vaihtaa raporttia sen yläreunan välilehdillä.
Käytettävissä olevat raportit
- Kopiot — tunnistaa tiedostojen kaksoiskappaleet vertaamalla niiden tiivisteitä.
- Odottavat työnkulut — näyttää päätöstä tai toimintoa odottavat työnkulut, mukaan lukien hyväksynnät, lukukuittaukset ja allekirjoitustyönkulut.
- Säilytyksen päättyminen lähenee — luettelee asiakirjat, joiden säilytysaika päättyy seuraavien 30 päivän aikana.
- Määräpäivä lähenee — luettelee erääntyneet asiakirjat ja asiakirjat, joiden eräpäivä on seuraavien 30 päivän aikana.
- Kaikki tiedostot — antaa yleiskatsauksen työtilan tiedostoista.
Erääntyneiden asiakirjojen tunnistaminen
Raportissa Määräpäivä lähenee erääntyneiden asiakirjojen koko rivillä on vaaleanpunainen tausta, joten ne on helppo huomata. Sarake Aikaa määräpäivään kertoo myös, kuinka kauan sitten asiakirja erääntyi, esimerkiksi ”Määräpäivä 21 päivää sitten”, tai kuinka pian tuleva eräpäivä on.
Raportti käyttää asiakirjan Määräpäivä-metatietoa, ei tehtävien tai työnkulkujen määräaikoja. Asiakirjan kenttä näkyy myös sen tietonäkymässä sekä luettelonäkymässä, kun kyseinen sarake on käytössä. Työnkulun Määräaika-kenttä on erillinen.
Raportin vienti
Avaa raportti ja käytä taulukon yläpuolella olevia Lataa raportti-linkkejä. Käytettävissä olevat vientimuodot ovat XLSX, ODS, CSV ja PDF.