Yksi turvallinen järjestelmä teknisille piirustuksille ja tiedostoille
Teknisten asiakirjojen hallintaohjelmisto
Maksuton 14 päivän kokeilu. Luottokorttia ei tarvita.
Järjestelmän sisäinen DWG-esikatselu sisältyy Tailor-pakettiin.
Pyydä teknisen asiakirjahallinnan esittely
Tutustu tekniseen työnkulkuusi Folderitissa
Tutustu siihen, miten tiimisi voisi hallita piirustusten revisioita, hyväksyntöjä ja käyttöoikeuksia samassa paikassa. Kerro, mitä haluatte hallita, niin otamme sähköpostitse yhteyttä esittelyn sopimiseksi.
Teknisten asiakirjojen hallinnan ominaisuudet
Yhteinen säilytyspaikka piirustuksille ja teknisille asiakirjoille
Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet
Metatietoihin perustuva haku ja tekstintunnistus
Projekti- ja toimittaja-asiakirjojen järjestäminen
Hyväksyntä-, tarkastus- ja lukukuittaustyönkulut
Säilytyssäännöt ja teknisten tietueiden hallinta
Revisioiden hallinta ja versiohistoria
Tapahtumalokit ja vaatimustenmukaisuuden tuki
Yksi turvallinen järjestelmä teknisille piirustuksille ja tiedostoille
Tekniset tiimit työskentelevät monenlaisen hallitun dokumentaation parissa: piirustukset, eritelmät, laskelmat, menettelyohjeet, toimittajien asiakirjat, todistukset, käyttöohjeet ja projektiasiakirjat. Kaiken on pysyttävä järjestyksessä, suojattuna ja tarvittaessa helposti löydettävissä. Teknisten asiakirjojen hallintajärjestelmä korvaa hajanaiset verkkolevyt, postilaatikot ja paikalliset kansiot yhdellä jäsennellyllä digitaalisella säilytyspaikalla, joka kattaa teknisten asiakirjojen koko elinkaaren. Folderitissa tekniset tiimit voivat säilyttää dokumentaation yhdessä turvallisessa paikassa ja määrittää tarkasti, kuka saa katsella, muokata, ladata, tarkastaa tai hyväksyä tiettyjä tiedostoja. Tämä on erityisen tärkeää käsiteltäessä arkaluonteista projektidokumentaatiota, toimittajien tiedostoja ja hallittuja piirustuksia, joita ei pidä levittää ilman selkeitä käyttöoikeuksia ja jäljitettävyyttä. Yhteinen teknisten asiakirjojen säilytyspaikka nopeuttaa myös päivittäistä työtä huomattavasti. Sähköpostiketjujen ja irrallisten kansiorakenteiden selaamisen sijaan tiimi löytää oikean tiedoston nopeasti projektin, suunnittelualan, asiakirjatyypin, revision, toimittajan tai muiden metatietojen perusteella. Tekstintunnistus mahdollistaa haun myös skannatuista teknisistä tiedostoista, jotta tärkeä tieto ei jää PDF-tiedostojen, kuvatiedostojen tai vanhojen digitoitujen asiakirjojen sisään. Folderit tukee myös tärkeimpien teknisten tiedostojen esikatselua järjestelmän sisällä. Tailor-paketin DWG-esikatselu auttaa tarkastamaan teknisiä piirustuksia ilman tarpeetonta lataamista. Rakennatpa jäsenneltyä asiakirjahallintaprosessia alusta tai kehität nykyistä projektiarkistoa, Folderit tarjoaa teknisille tiimeille käytännöllisen ja turvallisen tavan hallita piirustuksia, revisioita ja teknisiä tietueita vaikeuttamatta päivittäistä työtä.
Jäsennellyt tarkastus- ja hyväksyntätyönkulut teknisille asiakirjoille
Teknisten asiakirjojen hallinta ei ole vain piirustusten ja tiedostojen säilyttämistä. Siihen kuuluu myös oikeiden asiakirjojen toimittaminen oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Tarkastuksiin, hyväksyntöihin, lukukuittauksiin ja projektipäivityksiin osallistuu usein insinöörejä, projektipäälliköitä, laadunvarmistuksen henkilöstöä, toimittajia, alihankkijoita ja asiakkaita. Kun näitä prosesseja hoidetaan sähköpostiketjuilla ja irrallisissa kansioissa, revisioita jää huomaamatta, hyväksynnät viivästyvät ja tiimit eivät enää tiedä varmasti, mikä asiakirjaversio on ajantasainen. Folderit auttaa teknisiä tiimejä muuttamaan nämä toistuvat prosessit jäsennellyiksi työnkuluiksi. Asiakirjat voidaan ohjata hyväksyttäviksi, tarkastettaviksi, allekirjoitettaviksi tai luettaviksi ja kuitattaviksi, jolloin jokainen vaihe on näkyvä ja hallittu. Tämä on erityisen hyödyllistä piirustuksissa, eritelmissä, laskelmissa, menettelyohjeissa, toimittajien asiakirjoissa ja muissa projektitiedoissa, joissa aikataulut, vastuut ja valmistumisen todentaminen ovat tärkeitä. Sen sijaan, että asiakirjahallinta perustuisi hajanaisiin tiedostoihin, tiimit voivat yhdenmukaistaa asiakirjojen nimeämisen, jakamisen, tarkastamisen, hyväksymisen ja arkistoinnin. Tämä vähentää viivästyksiä, parantaa johdonmukaisuutta ja auttaa pitämään oikean revision käytössä. Samalla tarkastetut tai hyväksytyt asiakirjat pysyvät alusta asti yhteydessä oikeaan projektiin, toimittajaan, kokonaisuuteen tai laitekohteeseen. Olipa kyse teknisten piirustusten jakelusta, suunnittelukatselmusten koordinoinnista, hyväksyntöjen keräämisestä tai toimittajien dokumentaatiosta, Folderit tarjoaa käytännöllisen tavan pitää prosessi järjestyksessä ensimmäisestä luonnoksesta lopulliseen säilytykseen. Tuloksena on sujuvampi tekninen työnkulku, vähemmän käsin tehtävää seurantaa ja selvästi parempi revisioiden, vastuiden ja projektidokumentaation hallinta.
Metatiedot, OCR-haku, tapahtumaloki ja teknisten tietueiden hallinta
Tekniset tiimit käsittelevät asiakirjoja, joihin liittyy teknisiä, kaupallisia, laatuun liittyviä ja vaatimustenmukaisuuden riskejä. Piirustusten, eritelmien, laskelmien, toimittajien asiakirjojen, todistusten, käyttöohjeiden, tarkastuspöytäkirjojen ja projektikirjeenvaihdon on pysyttävä suojattuina, hyvin jäsenneltyinä ja helposti löydettävinä koko asiakirjan elinkaaren ajan. Asianmukainen teknisten asiakirjojen hallintajärjestelmä auttaa käsittelemään näitä tietoja hallitusti irrallisten kansioiden, postilaatikoiden ja paikallisten levyjen sijaan. Hallinta helpottuu huomattavasti, kun tekninen dokumentaatio säilytetään yhdessä jäsennellyssä järjestelmässä. Folderit tukee roolipohjaisia käyttöoikeuksia, versiohistoriaa, muistutuksia, säilytysasetuksia ja yksityiskohtaisia tapahtumalokeja. Näin tiimit voivat paremmin hallita, kuka näkee mitäkin, kuka muutti mitäkin ja milloin asiakirjaa katseltiin, tarkastettiin, hyväksyttiin tai jaettiin. Tämä näkyvyys on erityisen tärkeää hallituissa piirustuksissa, toimittajien dokumentaatiossa ja projektiasiakirjoissa, joissa jäljitettävyydellä on merkitystä. Nopea löytäminen on yhtä tärkeää kuin hallinta. Teknisten tiimien on pystyttävä löytämään oikea piirustus tai tiedosto projektin, suunnittelualan, asiakirjatyypin, revision, toimittajan, laitekohteen tai päivämäärän perusteella ilman pitkää kansioiden selaamista. Metatiedot jäsentävät dokumentaatiota mielekkäällä tavalla, ja tekstintunnistus mahdollistaa haun myös skannatuista teknisistä tiedostoista. Tämä on erityisen hyödyllistä käsiteltäessä vanhoja paperiasiakirjoja, skannattuja todistuksia tai kuvapohjaisia PDF-tiedostoja, joiden on pysyttävä käyttökelpoisina päivittäisessä työssä. Säilytys on toinen tärkeä osa teknisten tietueiden hallintaa. Eri asiakirjoja on usein säilytettävä eri aikoja projektin, asiakkaan tai laatuvaatimusten mukaan. Folderit auttaa tiimejä soveltamaan säilytyssääntöjä ja ylläpitämään selkeämpää, todennettavaa tiedonhallintaprosessia. Näin kriittisen dokumentaation katoamisen tai hallitsemattomien kopioiden väärässä paikassa säilyttämisen riski pienenee. Tuloksena on luotettavampi tekninen asiakirjaympäristö, jossa tieto on helpompi löytää, hallita ja todentaa myöhemmin esiin tulevien kysymysten yhteydessä. Kasvaville teknisille tiimeille ja projektiorganisaatioille tämä tarkoittaa sujuvampaa päivittäistä asiakirjatyötä sekä vahvempaa revisioiden, tietueiden ja vaatimustenmukaisuuden kannalta merkittävän teknisen dokumentaation hallintaa.
Asiakkaidemme kokemuksia
Usein kysytyt kysymykset
Teknisten asiakirjojen hallintaohjelmistoa käytetään piirustusten, teknisten asiakirjojen, revisioiden ja projektitietojen hallittuun säilyttämiseen, järjestämiseen, tarkastamiseen, hyväksymiseen, seurantaan ja hakemiseen. Se auttaa teknisiä tiimejä vähentämään versioepäselvyyksiä, parantamaan jäljitettävyyttä ja pitämään kriittisen dokumentaation suojattuna, haettavana ja helpommin hallittavana koko asiakirjan elinkaaren ajan.
Voit hallita teknisiä piirustuksia, eritelmiä, laskelmia, teknisiä menettelyohjeita, toimittajien ja alihankkijoiden asiakirjoja, tarkastusraportteja, todistuksia, käyttöohjeita ja projektiasiakirjoja. Järjestä tiedostot projektin, suunnittelualan, asiakirjatyypin ja revision mukaan ja hyödynnä versiohistoriaa, käyttöoikeuksia sekä tarkastus- tai hyväksyntätyönkulkuja. Järjestelmän sisäinen DWG-esikatselu sisältyy Tailor-pakettiin.
Kyllä. Folderitissa tiimit voivat ohjata tekniset asiakirjat hyväksyntä-, tarkastus-, allekirjoitus- tai lukukuittaustyönkulkuihin, jotta oikeat henkilöt osallistuvat oikeassa vaiheessa. Tämä on erityisen hyödyllistä piirustusten revisioissa, teknisissä menettelyohjeissa, toimittajien asiakirjoissa ja projektitiedoissa, joissa aikataulut, vastuut ja valmistumisen todentaminen ovat tärkeitä.
Folderit auttaa suojaamaan arkaluonteista teknistä dokumentaatiota salauksella, yksityiskohtaisilla käyttöoikeuksilla, tapahtumalokeilla ja hallitulla jakamisella. Voit määrittää, kuka saa katsella, muokata, ladata, hyväksyä tai tarkastaa tiettyjä tiedostoja. Tämä on erityisen tärkeää hallituissa piirustuksissa, toimittajien asiakirjoissa ja projektitiedoissa.
Kyllä. Folderit auttaa teknisiä tiimejä soveltamaan säilytyssääntöjä sekä ylläpitämään hallittujen teknisten asiakirjojen versiohistoriaa ja tapahtumalokeja. Näin tietoja on helpompi hallita jäsennellysti, tukea sisäisiä laatuvaatimuksia ja valmistautua auditointeihin, asiakkaiden odotuksiin ja vaatimusten ohjaamiin toimintaympäristöihin.
Kyllä. Folderit yhdistää metatietoihin perustuvan järjestämisen ja tekstintunnistukseen perustuvan haun. Tiimit voivat löytää oikean piirustuksen tai teknisen tiedoston projektin, suunnittelualan, asiakirjatyypin, revision, toimittajan, päivämäärän tai muiden tietojen perusteella. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun vanhoja teknisiä asiakirjoja on skannattu paperilta PDF-tiedostoiksi tai kuvatiedostoiksi.
Kyllä. Folderit säilyttää piirustusten, eritelmien, menettelyohjeiden ja muiden hallittujen teknisten asiakirjojen versiohistorian. Näin tiimit voivat seurata revisioita selkeästi, vähentää epäselvyyksiä ajantasaisesta versiosta ja säilyttää luotettavan asiakirjahistorian koko teknisen elinkaaren ajan.
Folderit tukee tärkeimpien tiedostotyyppien esikatselua järjestelmän sisällä. Tailor-pakettiin sisältyy myös DWG-esikatselu. Näin tekniset tiimit voivat tarkastella dokumentaatiota tehokkaammin ilman tarpeetonta lataamista.
