Tiedostojen arkistointiohjelmisto
Pidä valmis työ helposti löydettävänä. Folderitin tiedostojen arkistointiohjelmisto yhdistää asiakirjat, säilytysasetukset ja käyttöoikeudet yhteen haettavaan arkistoon.
Säilytä päättyneiden projektien tiedostot, allekirjoitetut sopimukset, talousasiakirjat ja vanhemmat liiketoiminnan tietueet tarvittavan asiayhteyden kanssa. Järjestä ne osaston, asiakkaan tai projektin mukaan, jotta valtuutetut henkilöt löytävät oikean tiedoston selaamatta vanhoja levyjä ja sähköpostiketjuja.
Anna valmiille tiedostoille selkeä paikka
Arkisto toimii parhaiten, kun tiedetään, mitä sinne kuuluu ja miten tieto löytyy. Aloita työtäsi vastaavasta rakenteesta ja lisää päivämäärät sekä tunnisteet, joista kunkin tiedoston tunnistaa.
- Tuo tiedostot ja kansiot.Lataa yksittäisiä tiedostoja tai nykyisiä kansiorakenteita. Folderit hyväksyy enintään 50 Gt:n tiedostoja. Tallennus tukee useampia muotoja kuin esikatselu ja tekstintunnistus, joten erikoismuotojen avaamiseen voidaan tarvita alkuperäinen sovellus.
- Lisää hyödylliset arkiston metatiedot.Käytä esimerkiksi projektinumeroa, osastoa, vastapuolta ja valmistumispäivää. Määritä kansioiden metatietomallit ja näytä tärkeät kentät sarakkeina, jotta kaikkea ei tarvitse sisällyttää tiedostonimeen.
- Päätä, milloin työ on valmis arkistoitavaksi.Siirrä valmiit tiedostot arkistoon tai määritä työnkulku siirtämään kohde onnistuneen hyväksynnän jälkeen. Jos arkistointi riippuu kuluneesta ajasta, käytä säilytyssääntöä, jonka kohteena on arkistokansio.
Esimerkki: projektin päättäminen. Säilytä allekirjoitettu luovutusasiakirja, lopulliset piirustukset ja valmistumisraportti projektiviitteen alla. Pyydä vastuuhenkilöitä hyväksymään olennaiset asiakirjat ja käytä valmiille kohteille määritettyä kohdekansiota. Tarkista oikeudet niin, että tiimi voi käyttää arkistoa mutta vain nimetyt henkilöt saavat päivittää sisältöä.
Löydä vanha asiakirja tuntematta tiedostonimeä
Hae asiayhteyden tai sisällön perusteella
Hae tiedostonimistä ja metatiedoista tai tuettujen asiakirjojen ja skannausten sisällöstä syvähaulla. Yhdistä asiakkaan nimi, projektiviite tai osasto kansio- tai päivämääräsuodattimeen tulosten rajaamiseksi.
Tekstintunnistus ja sisältöhaku tukevat esimerkiksi PDF-, DOCX-, PNG- ja JPG-tiedostoja. Skannauslaatu ja valittu kieli vaikuttavat tunnistustarkkuuteen. XLSX-sisältö ei kuulu OCR-sisältöhakuun.
Pidä taustatiedot yhteydessä asiakirjaan
Käytä liitettyjä kohteita sopimuksen yhdistämiseen tausta-asiakirjoihin tai projektikansion yhdistämiseen olennaisiin tietueisiin. Käyttäjä voi seurata yhteyttä kohteen tiedoista erillisten kopioiden ylläpitämisen sijaan.
Hakutulokset noudattavat käyttöoikeuksia. Voit viedä tulokset metatietoineen Excel- tai CSV-muodossa valmistellessasi asiakirjaluetteloa tarkastukseen.
Anna käyttää arkistoa muuttamatta sitä
Erota lukeminen muokkaamisesta
Anna lukijoille katseluoikeus, jolla he voivat esikatsella ja ladata tiedostoja muuttamatta tai poistamatta sisältöä. Käytä vain esikatselu -oikeutta, kun tuettuja tiedostoja saa katsella Folderitissa mutta ei ladata tai tulostaa.
Tailorin mukautetuilla käyttöoikeuksilla voit määrittää erikseen esimerkiksi versioiden päivittämisen, jakamisen ja poistamisen. Määritä käyttöoikeuden päättymisaika henkilölle tai ryhmälle, jos oikeuden tulee päättyä tiettynä päivänä.
Katso versiot ja tapahtumat
Kun valtuutettu henkilö korvaa tiedoston, versiohistoria säilyttää aiemmat versiot nykyisen ja yhteisten metatietojen yhteydessä. Käytettävissä olevilla toiminnoilla aiemmat versiot voi ladata tai palauttaa.
Ylläpitäjät voivat suodattaa tapahtumalokia käyttäjän, päivämäärän, laajuuden tai toiminnon mukaan ja viedä sen XLSX-, ODS- tai CSV-muodossa. Näin voidaan selvittää esimerkiksi, kuka latasi asiakirjan tai milloin tiedosto poistettiin.
Määritä tiimin tietoturvasäännöt. Folderitin tietoturvakäytäntöjen asetuksiin kuuluvat pakollinen kaksivaiheinen tunnistautuminen ja IP-osoiterajoitukset. Dynaaminen vesileima on erikseen ostettava lisäosa. Tutustu tietoturvan ja tietosuojan tietoihin organisaatiosi vaatimusten arvioimiseksi.
Hallitse säilytys ja varmista vientimahdollisuus
Valitse tiedostojen säilytysaika
Tiedostot säilytetään oletusarvoisesti ilman määräaikaa. Medium- ja Tailor-pakettien automaattisessa säilytyksen hallinnassa valitset ajan, aloituspäiväkentän ja lopputoimen.
Lopputoimi voi siirtää tiedostot arkistokansioon tai roskakoriin tai poistaa ne pysyvästi. Arkistointi voi säilyttää kansiohierarkian. Säännöt voivat ulottua alikansioihin, ja yksittäisille tiedostoille tai kansioille voi määrittää poikkeuksia.
Näytä Säilytyksen päättyminen kansioluettelossa ja tarkastele lähestyviä päättymispäiviä hallintapaneelissa ja raporteissa. Valitse ajat ja poistotoimet organisaatiosi käytännön mukaan.
Lataa tiedostot tarvittaessa
Lataa valitut tiedostot tai kansiot valtuutetulle vastaanottajalle, luovutukseen tai paikalliseksi kopioksi. Yksittäiset tiedostot latautuvat sellaisinaan ja kansiot ZIP-paketteina.
Voit myös ladata tilin tiedostot ja kansiot. Suurissa arkistoissa käytä pienempiä osioita tai kansioita yhden ylisuuren latauksen sijaan. Tapahtumalokeilla ja hakutulosten metatiedoilla on omat vientivaihtoehtonsa.
Jos järjestelmä pitää sijoittaa omaan infrastruktuuriinne, tutustu Folderitin paikalliseen asennukseen.
Ennen arkiston siirtämistä ratkaistavat kysymykset
Miten tiedostoarkisto eroaa varmuuskopiosta?
Arkisto pitää säilytettävät tiedostot järjestyksessä ja käytettävissä tietolähteenä. Varmuuskopio on palautuskopio kadonneen tai vaurioituneen tiedon palauttamiseen. Arkiston rakenne, käyttöoikeudet ja säilytyssäännöt palvelevat eri tarkoitusta kuin palautusjärjestelyt, joten suunnittele molemmat. Folderit mahdollistaa tiedostojen ja kansioiden lataamisen paikallisiksi kopioiksi turvallisuussivulla kuvattujen pilvipalvelun suojausten lisäksi.
Tekeekö arkistoon siirtäminen tiedostosta vain luettavan?
”Arkisto”-niminen kansio ei itsessään estä muokkaamista. Määritä käyttäjien ja ryhmien käyttöoikeudet. Katselu- ja vain esikatselu -oikeudet estävät kyseisiä vastaanottajia muuttamasta tallennettua sisältöä; valtuutetuilla muokkaajilla säilyvät heidän oikeuksiensa mukaiset toimet. Tarkista kohdekansion käyttöoikeudet arkiston määrityksen yhteydessä.
Voinko säilyttää nykyisen kansiorakenteen?
Kyllä. Folderit tukee kansioiden lataamista, ja säilytyksen arkistointi kansioon voi säilyttää nykyisen hierarkian. Noudata ZIP-tuonnissa lähetysoppaan eräkokosuosituksia. Testaa ensin edustava kansio ja tarkista tiedostot, metatiedot sekä käyttöoikeudet ennen suuren arkiston siirtoa.
Entä jos tarvitsen myös lomakkeita ja aktiivisia tietueita?
Sama alusta tukee digitaalisten tietueiden hallintaa eForms-lomakkeilla, haettavia kenttäarvoja ja työnkulkuja. Voit hallita aktiivisia tietueita ja valmiita tiedostoja yhdessä järjestelmässä erillisillä kansiorakenteilla ja käyttöoikeuksilla.
Tee arkistostasi helpompi käyttää
Kokeile Folderitia valituilla esimerkkitiedostoilla tai tuo arkistorakenteesi ja säilytysvaatimuksesi esittelyyn.