Virtuaalinen datahuone
Jaa luottamukselliset asiakirjat ulkoisille tarkastajille ja hallitse, kuka näkee mitä, mitä hän saa tehdä ja milloin pääsy päättyy.
Folderit tuo datahuoneen työkalut asiakirjahallintaasi: nimetyt käyttäjät, vain esikatselu -oikeudet, tapahtumalokit ja valinnaiset dynaamiset vesileimat. Valmistele aineisto, jaa määritetty tarkastuskansio ja seuraa työtä.
Anna kullekin tarkastajalle tehtävän tarvitsemat oikeudet
Due diligence -tarkastuksessa kaikkien ei tarvitse nähdä kaikkea. Jaa valitut tiedostot, kansiot tai osiot nimetyille käyttäjille ja ryhmille ja määritä oikeustasot. Pidä sisäiset työtiedostot erillään jakamiseen hyväksytystä aineistosta.
| Vastaanottajan tarve | Käytettävä oikeus |
|---|---|
| Lukeminen ilman lataamista | EsikatselijaTuettujen tiedostojen esikatselu ilman lataus-, tulostus-, tekstin kopiointi- tai muokkaustoimintoja. |
| Oman työkopion säilyttäminen | KatselijaEsikatselu, lataaminen ja tulostaminen muuttamatta tai poistamatta säilytettyä kohdetta. |
| Asiakirjojen valmistelu ja muuttaminen | MuokkaajaSisäinen tiimi voi päivittää versiot ja metatiedot sekä muokata ja poistaa jaetun kohteen oikeuksien mukaan. |
Tutustu käyttöoikeustasojen tietoihin. Tailor lisää toimintokohtaiset mukautetut oikeudet. Esikatselurajoitus ei estä näytön valokuvaamista.
Hallitse tarkastajia ryhminä
Luo ryhmä esimerkiksi ulkoisille lakineuvojille tai ostajan taloustiimille. Jaa vain tarvittavat kansiot kullekin käyttäjäryhmälle, jotta oikeudet seuraavat jäsenyyttä.
Liitä esikatselu katselijaan
Kun käytössä on vesileimalisäosa, asiakirjan poikki näkyy katselijan käyttäjänimi ja ylä- tai alatunnisteessa päivämäärä, aika ja tiedostonimi. Säädettävä läpinäkyvyys auttaa säilyttämään luettavuuden.
Esimerkki: ostajan tarkastus. Kauppatiimi valmistelee aineiston sisäisessä kansiossa. Ostajan talousryhmälle jaetaan hyväksytyt tilinpäätökset vain esikatseltaviksi, ja ladattavat liitteet katseluoikeudella. Erillinen oikeudellinen kansio menee lakitarkastajille. Tämä on esimerkkimääritys: päätä julkistettava aineisto ennen kutsuja.
Seuraa käyttöä ja päätä pääsy tarkastuksen lopussa
Tarkastele tapahtumalokia
Ylläpitäjät voivat suodattaa koko järjestelmän tapahtumalokia päivämäärän, käyttäjän, kohteen laajuuden ja toiminnon mukaan. Vie tulokset XLSX-, ODS- tai CSV-muodossa projektitietojen rinnalla tarkasteltaviksi.
Käytä nimettyjä käyttäjiä, kun tapahtuma on yhdistettävä tiliin. Nimettömän julkisen linkin käyttö ei todista vierailijan henkilöllisyyttä.
Aseta pääsyn määräaika
Määritä päivämäärä ja kellonaika käyttäjän tai ryhmän jakamisoikeuden päättymiselle. Se sopii määräaikaiseen tarkastukseen tai neuvonantajan toimeksiantoon.
Päättyminen poistaa kyseisen jakamisoikeuden, ei tiedostoa. Tarkista muut reitit, kuten toinen ryhmä, yläkansio tai erillinen jakaminen, joiden kautta pääsy voi jatkua.
Käyttöoikeuksiin vaikuttaa myös kirjautuminen. Ylläpitäjä voi edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista, määrittää salasanat ja IP-rajoitukset kohdassa Tietoturvakäytäntö. Folderit tarjoaa salatut yhteydet ja tallennettujen tietojen 256-bittisen salauksen. Tutustu luottamuskeskukseen organisaatiosi vaatimusten näkökulmasta.
Rakenna huone tarkastuksen ympärille
- Määritä jaettavan aineiston rakenneAloita esimerkiksi Yritys-, Talous-, Sopimukset- ja Henkilöstö-kansioista. Nimeä sisäinen omistaja ja päätä, mikä aineisto on valmis ulkoiseen tarkastukseen.
- Valmistele selkeä asiakirjakokonaisuusKäytä yhdenmukaisia nimiä ja tarkista oikea jaettu versio. Folderitin versiohistoria pitää revisiot yhdessä. Määritä sisäinen tarkastus ennen jo jaettujen tiedostojen korvaamista.
- Testaa tarkastajan kokemusKutsu valtuutettu testihenkilö suunnitelluilla oikeuksilla. Tarkista kansioiden näkyvyys, esikatselu, sallitut lataukset ja päättyminen ennen koko ryhmän lisäämistä. Varmista myös tiedostomuotojen esikatselu.
- Päätä tarkastus ja säilytä näyttöTarkasta tapahtumat, poista jäljellä oleva pääsy ja päätä organisaation säilytettävä aineisto. Arkistointi ja säilytys ovat erillisiä päätöksiä ulkoisen tarkastuksen päättämisestä.
Yrityskaupat
Järjestä taloudellinen, oikeudellinen ja toiminnallinen aineisto määritetyille ostajaryhmille. Tutustu yrityskaupan datahuonekäyttöön.
Due diligence
Anna neuvonantajille rajattu aineisto oikeuksineen ja määräaikoineen. Katso due diligence -käyttötapaukset.
Startupin rahoitus
Valmistele sijoittajamateriaali vaiheittain ja valitse vastaanottajien oikeudet. Tutustu startupien datahuoneisiin.
Ennen tarkastajien kutsumista ratkaistavat kysymykset
Mitä etua Folderitin käytöstä datahuoneena on?
Tarkastus voi tapahtua samassa järjestelmässä, jossa hallitsette asiakirjoja muutenkin. Valmistele tiedostot sisäisesti, jaa valittu aineisto määritetyillä oikeuksilla ja säilytä tietueet tarkastuksen jälkeen. Tämä sopii organisaatiolle, joka tarvitsee jatkuvaa asiakirjahallintaa ja satunnaisia ulkoisia tarkastuksia.
Minkä paketin tarvitsemme ja sisältyykö vesileima?
Dynaaminen vesileima ostetaan erikseen eikä sisälly peruspaketteihin. Tailor tarjoaa toimintokohtaiset mukautetut oikeudet. Tarkista käyttäjä- ja tallennustilarajat sekä tarvittavat toiminnot nykyisestä hinnastosta datahuonetta suunnitellessasi. Pyydä tarkoitettua määritystä vastaava esittely vesileimoineen, jos tarvitsette niitä.
Tarvitsevatko ulkoiset tarkastajat Folderit-tilin?
Nimetylle käyttäjälle jakaminen edellyttää rekisteröitymistä ja kirjautumista. Julkinen linkki sallii käytön ilman tiliä, mutta jokainen osoitteen saanut voi käyttää sitä. Valitse nimetty käyttäjä luottamukselliseen tarkastukseen, jossa oikeudet ja lokit sidotaan henkilöllisyyteen.
Voimmeko perua jo ladatun tiedoston?
Oikeuden poistaminen estää myöhemmän käytön sen kautta mutta ei hae takaisin ladattuja kopioita. Jos vastaanottajan tarvitsee vain lukea, harkitse vain esikatselua ja vesileimaa. Ne tukevat jakamiskäytäntöä yhdessä tarvittavien salassapitosopimusten ja menettelyjen kanssa.
Tutustu tarkastusprosessiisi Folderitissa
Kerro jaettava aineisto, tarkastajat ja tarvittavat hallintakeinot. Käymme läpi käyttöoikeudet, vesileiman ja pakettivaihtoehdot.