Sopimushallinta helposti
Helppokäyttöinen sopimushallintaohjelmisto
Sopimushallinnan ominaisuudet
Turvallinen sopimussäilytys pilvessä, omassa pilviympäristössä tai paikallisesti
Edistynyt tekstintunnistus skannatuille sopimuksille
Nopea sopimusten ja lausekkeiden haku
Sopimusten luonti, laatiminen ja sähköiset allekirjoitukset
Yksi yhteinen tietolähde jokaiselle sopimukselle
Sopimusten tarkastus ja hyväksyntä mobiilisti
Yksityiskohtaiset sopimusten käyttöoikeudet ja tapahtumalokit
Automaattinen sopimusten säilytys ja uusimisten seuranta
Yksi turvallinen säilytyspaikka
Folderitin sopimushallinta keskittää sopimukset yhteen turvalliseen säilytyspaikkaan ja yhdistyy Microsoft 365- ja Office 365 -työkaluihin. Luo luonnokset Folderitin asiakirjageneraattorilla ja muokkaa tuttuja Office-työkaluja käyttäen. Folderit hallitsee versioita, hyväksyntöjä ja sähköisen allekirjoittamisen työnkulkuja Folderit eSignin tai DocuSignin kautta. Määritettävät työnkulut, metatiedot ja tapahtumalokit tukevat sopimuksen vaiheita pyynnöstä ja luonnoksesta neuvotteluun, allekirjoittamiseen, säilytykseen ja uusimiseen. Tämä sopii organisaatioille, jotka haluavat hallitun sopimusasiakirjaprosessin ilman raskasta CLM-kokonaisuutta. Työkalulla Folderitin asiakirjageneraattori tiimit voivat muodostaa jäsennellyistä eForms- tai sopimuspyyntötiedoista yhdenmukaisia PDF- ja DOCX-luonnoksia uudelleenkäytettävillä malleilla. Tämä sopii salassapitosopimuksiin, työnkuvauksiin, työsopimuksiin, toimittaja- ja palvelusopimuksiin sekä muihin toistuviin asiakirjoihin, joissa tarvitaan hyväksytty teksti ja brändi.
Tyypillinen sopimuksen luomisprosessi Folderitissa etenee näin:
- Nimetään sopimuksen omistaja, kuten projekti- tai tiiminvetäjä
- Kerätään kaikkien osapuolten vaatimukset sekä kaupalliset ja oikeudelliset ehdot
- Tehdään tarvittava ennakkoarviointi ja liitetään tausta-asiakirjat
- Luodaan tai laaditaan sopimus hyväksytystä mallista sekä määritetään ehdot, lausekkeet ja velvoitteet
- Ohjataan luonnos työnkulussa sisäiseen tarkastukseen ja hyväksyntään
- Käsitellään palaute ja seurataan muutoksia versiohistorian avulla
- Lähetetään sopimus allekirjoitettavaksi Folderit eSignilla tai DocuSignilla
- Arkistoidaan allekirjoitettu sopimus metatietoineen, käyttöoikeuksineen, säilytyssääntöineen ja uusimisen tai päättymisen muistutuksineen
Tehokas sopimushallinnan näkymä
Folderitin sopimushallinta auttaa pitämään sopimukset aikataulussa. Määritä määräpäivät seuraaville: tarkastukset, hyväksynnät ja uusimiset sekä käytä toistuvia muistutuksia tärkeiden ajankohtien seuraamiseen Folderitissa. Ilmoitukset kertovat sopimuksen päivityksestä, työnkulkuvaiheen valmistumisesta ja lähestyvästä määräajasta, jotta näet sopimuksen tilanteen. Täydennä sopimuksia ja luonnoksia metatiedoilla, kuten vastapuoli, sopimustyyppi, arvo, omistaja, oikeusalue ja uusimispäivä. Voit lisätä omia mukautettuja metatietoja sisältäviä kenttiä organisaatiosi rakennetta ja raportointia varten. Tekstintunnistukseen perustuva haku auttaa löytämään sopimuksen myös skannattujen PDF-tiedostojen tai kuvien sisältämien tietojen perusteella. Hakua tukee myös Folderitin asiakirjojen linkittäminen. Yhdistä esimerkiksi puitesopimus sen salassapitosopimuksiin, työnkuvauksiin ja laskuihin. Näin yhden sopimuksen hakeminen tuo mukaan asiayhteyden, ja ennen uusimista, uudelleenneuvottelua tai päättämistä tausta-asiakirjat ovat helposti saatavilla.
Asiakkaidemme kokemuksia
Folderit helpottaa sopimusten luomista
Valmis sopimus käy läpi useita pieniä ja suuria muutoksia. Folderitissa voit tallentaa versiot asiakirjan kehittyessä. Versiot pysyvät saman asiakirjan ja yhteisten metatietojen yhteydessä. Jos sopimusehdot muuttuvat usein, aiemmat versiot löytyvät sopimushallinnasta tarvittaessa.
Luo sopimuksia uudelleenkäytettävistä malleista
Folderitin asiakirjageneraattori auttaa luomaan yhdenmukaiset sopimusluonnokset jäsennellyistä eForms- tai pyyntötiedoista ja uudelleenkäytettävistä asiakirjamalleista. Valmistele hyväksytty malli kerran sen sijaan, että kopioisit tietoja vanhoihin tiedostoihin. Luo mallista salassapito-, toimittaja-, työ- ja asiakassopimuksia, työnkuvauksia ja muita toistuvia sopimusasiakirjoja.
Luodut sopimukset voi tallentaa suoraan Folderitiin, ladata PDF- tai DOCX-muodossa tai lähettää sähköpostilla. Tallennettu tiedosto pysyy samassa hallitussa ympäristössä, jossa voi käyttää metatietoja, versiohistoriaa, hyväksyntöjä, sähköisiä allekirjoituksia, tapahtumalokeja, säilytyssääntöjä ja turvallista pitkäaikaista säilytystä.
Yksi sopimusten laatimisen suurista haasteista on kaikkien osapuolten suostumus ehtoihin. Kullakin osallistujalla voi olla omat muutoksensa ja palautteensa, ja samanaikainen työ vaikeuttaa yhteisen tilanteen hahmottamista. Folderitissa hyväksynnät voidaan kerätä rinnakkain tai määrätyssä järjestyksessä, mikä sujuvoittaa sekä valmistelua että lopullista hyväksyntää. Osapuolet voivat palauttaa palautteen järjestelmässä. Voit määrittää myös automaattiset hyväksyntätyönkulut ja Folderitin omat sähköisen allekirjoituksen työnkulut sekä DocuSign-integraation hyväksymisen ja allekirjoittamisen helpottamiseksi. Folderitissa on myös tapahtumaloki, joka tallentaa, kuka käytti mitäkin tiedostoa ja milloin. Se tukee vaatimustenmukaisuuden arviointia ja käytön todentamista. Pelkkä katselutapahtuma ei kuitenkaan todista sisällön ymmärtämistä.
Turvallinen sopimusten hallintaohjelmisto
Kahden tai useamman osapuolen sopimiseen liittyy tiedon jakamista ja riskejä. Arkaluonteisten yritystietojen käsittelyn keskeinen haaste on tasapaino seuraavien välillä: tietoturva ja saatavuus. Tietojen on pysyttävä sivullisten ulottumattomissa mutta oikeiden henkilöiden nopeasti saatavilla. Folderit käyttää useita suojauskerroksia: tallennettavien tietojen 256-bittistä salausta, siirrettävien tietojen SSL/TLS-salausta sekä IP-osoiterajoituksia, joilla määritetään sallitut yhteydet. Salaus on vahva, mutta tietoturvaa ei pidä arvioida yksittäisellä laskennallisella murtamisajalla. Paikallinen tallennuslaite voi myös vaurioitua fyysisesti. Folderitin maantieteellisesti erilliset varmuuskopiot tukevat palautumista häiriöissä sovitun palvelun mukaisesti. Asiakirjoja voi käyttää verkkoyhteydellä varustetulla tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella asianmukaisilla tunnuksilla ja oikeuksilla.
Usein kysytyt kysymykset
Sopimushallintaohjelmisto sujuvoittaa sopimusten luomista, hyväksyntää, säilytystä, seurantaa ja uusimista. Folderit auttaa hallitsemaan sopimusasiakirjan elinkaarta turvallisesti niin, että tiedät säilytyspaikan, käyttöoikeudet sekä tärkeät päivät ja odottavat hyväksynnät.
Kyllä. Folderitissa on mukautettavat hyväksyntätyönkulut ja määräaikojen, uusimisten sekä päättymispäivien muistutukset. Asianmukaisesti määritettyinä ne vähentävät huomaamatta jäävien määräaikojen riskiä ja tukevat yhdenmukaisia prosesseja.
Folderit suojaa sopimuksia vahvalla salauksella, yksityiskohtaisilla käyttöoikeuksilla, tapahtumalokeilla ja monivaiheisella tunnistautumisella. Voit hallita tiedon näkyvyyttä ja seurata asiakirjaan kohdistuneita toimia osana organisaation vaatimustenmukaisuutta.
Kyllä. Folderitin versionhallinta, kommentit, metatiedot ja hallittu jakaminen auttavat tiimejä tekemään yhteistyötä ja seuraamaan revisioita. Myös ulkoiset kumppanit voivat käyttää asiakirjoja turvallisesti määräaikaisilla tai käyttöoikeuksiin perustuvilla jakotavoilla.
Kyllä. Folderit yhdistyy esimerkiksi Microsoft Officeen, DocuSigniin ja soveltuviin automaatiotyökaluihin. API-rajapinnalla voidaan rakentaa yhteyksiä sisäisiin järjestelmiin ja työnkulkuihin sopimusten hyväksynnän ja säilytyksen yhdistämiseksi organisaation muihin prosesseihin.
Kyllä. Folderitin asiakirjageneraattori voi muodostaa PDF- ja DOCX-sopimusluonnoksia uudelleenkäytettävistä malleista ja jäsennellyistä eForms- tai pyyntötiedoista. Tiimi voi yhdenmukaistaa salassapitosopimukset, työnkuvaukset, työ- ja toimittajasopimukset sekä muut toistuvat asiakirjat. Syntynyttä tiedostoa hallitaan Folderitissa metatiedoilla, työnkuluilla, sähköisillä allekirjoituksilla, tapahtumalokilla, säilytyssäännöillä ja turvallisella säilytyksellä.
