Asiakirjahallinta lakialalle
Asiakirjahallintajärjestelmä asianajotoimistoille
Asiakirjahallinnan ominaisuudet lakialalle
Pilvipalvelu, paikallinen asennus tai yhden asiakkaan pilviympäristö
Edistynyt tekstintunnistus
Nopea haku ja asiakohtainen tiedon löytäminen
Turvallinen yhteistyö, versionhallinta ja sähköiset allekirjoitukset
Asiakohtainen dokumentaatio ja sähköisen tiedonhankinnan tuki
Mobiilikäyttö ja etätyö
Roolipohjaiset käyttöoikeudet ja tapahtumalokit
Säilytyskäytännöt ja oikeudellisten vaatimusten tuki
Miksi Folderit sopii asianajotoimistolle
Folderit yhdistää tietoturvan, selkeät ominaisuudet ja joustavat käyttöönottovaihtoehdot. Keskeisiä hyötyjä ovat:
- Salaus, tapahtumalokit ja erikseen saatavilla oleva dynaaminen vesileima.
- Sähköiset allekirjoitukset ja työnkulut sopimuksiin ja hyväksyntöihin.
- Asiakirjageneraattori toimeksiantokirjeiden, salassapitosopimusten, asiakastietojen yhteenvetojen ja muiden toistuvien asiakirjojen luontiin hyväksytyllä tekstillä.
- Joustava jakaminen ja edistyneet käyttöoikeudet sisäisille ja ulkoisille käyttäjille.
- Tehokas haku ja järjestäminen metatiedoilla ja tekstintunnistuksella.
- Säilytys- ja ilmoitustoiminnot toimiston hallittujen prosessien tueksi.
Folderit on saatavilla pilvipalveluna, yhden asiakkaan ympäristössä tai paikallisesti asennettuna. Valitse toimiston vaatimuksiin sopiva käyttöönottotapa.
Tietoturva ja luottamuksellisuus
Tietoturva on asianajotoimistoille ensiarvoisen tärkeää. Folderit suojaa tallennetut tiedostot 256-bittisellä AES-salauksella ja yhteydet SSL/TLS-salauksella. Folderitiin tallennettujen tietojen suojausta tukevat myös useat varmuuskopiot. Ne tukevat palautumista tietojen katoamisesta tai vaurioitumisesta sovittujen palvelujärjestelyjen mukaisesti. Folderitiin saa myös vesileimat tiedostojen esikatseluun ja latauksiin erikseen ostettavana lisäosana. Vesileima lisää jäljitettävyyttä arkaluonteisten asiakirjojen jakamiseen ja tukee asiakkaan luottamuksellisuuden suojaamista. Folderitilla on ISO/IEC 27001:2022 -sertifiointi ja GDPR:ää tukevat palvelusitoumukset. Organisaation vaatimustenmukaisuus riippuu myös määrityksistä, käytännöistä ja sovellettavista sopimuksista.
Asiakkaidemme kokemuksia
Miksi Folderit sopii asianajotoimistolle
Folderit yhdistää tietoturvan, selkeät ominaisuudet ja joustavat käyttöönottovaihtoehdot. Keskeisiä hyötyjä ovat:
- Salaus, tapahtumalokit ja erikseen saatavilla oleva dynaaminen vesileima.
- Sähköiset allekirjoitukset ja työnkulut sopimuksiin ja hyväksyntöihin.
- Asiakirjageneraattori toimeksiantokirjeiden, salassapitosopimusten, asiakastietojen yhteenvetojen ja muiden toistuvien asiakirjojen luontiin hyväksytyllä tekstillä.
- Joustava jakaminen ja edistyneet käyttöoikeudet sisäisille ja ulkoisille käyttäjille.
- Tehokas haku ja järjestäminen metatiedoilla ja tekstintunnistuksella.
- Säilytys- ja ilmoitustoiminnot toimiston hallittujen prosessien tueksi.
Folderit on saatavilla pilvipalveluna, yhden asiakkaan ympäristössä tai paikallisesti asennettuna. Valitse toimiston vaatimuksiin sopiva käyttöönottotapa.
Sähköinen allekirjoitus ja työnkulkujen automatisointi
Sujuvoita oikeudellisia prosesseja Folderitin sähköisellä allekirjoituksella. Folderitissa sopimukset ja muut tärkeät asiakirjat voidaan allekirjoittaa järjestelmän kautta, mikä vähentää erillisten työkalujen tarvetta. Yhdistä allekirjoittaminen automaattisiin työnkulkuihin, joissa asiakirjat tarkastetaan, kommentoidaan ja hyväksytään peräkkäin tai rinnakkain.
Folderitin asiakirjageneraattori voi luoda lomaketiedoista ja uudelleenkäytettävistä malleista yhdenmukaiset toimeksiantokirjeet, salassapito- ja palkkiosopimukset, tietojen yhteenvedot ja muut toistuvat oikeudelliset asiakirjat ennen tarkastusta, hyväksyntää tai allekirjoittamista.
Kattavat tapahtuma- ja käyttölokit
Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys tukevat luottamusta ja vaatimustenmukaisuutta. Folderit tallentaa käyttäjien toimet esikatseluista latauksiin ja muokkauksiin. Aikaleimatuista tiedoista muodostuu yksityiskohtainen tapahtumahistoria kullekin asiakirjalle, joten voit selvittää, kuka käytti tiedostoa ja millaisia toimia siihen kohdistui.
Joustava yhteistyö edistyneillä käyttöoikeuksilla
Folderitissa on helppo jakaa asiakirjat turvallisesti sisäisille tiimeille ja ulkoisille asiakkaille tai yhteistyökumppaneille. Määritä Folderitissa esimerkiksi vain esikatselu -oikeus ilman lataamista tai laajempi muokkausoikeus. Voit asettaa jaetulle käyttöoikeudelle päättymispäivän, jotta arkaluonteinen tieto on käytettävissä vain tarvittavan ajan. Ryhmäjako mahdollistaa koko tiimin tai osaston käyttöoikeuksien hallinnan johdonmukaisesti.
Edistynyt tiedostojen järjestäminen ja haku
Pidä oikeudelliset asiakirjat järjestyksessä Folderitin metatiedoilla. Lisää tiedostoihin olennaiset tiedot nopeaa hakua varten. Folderitin tekstintunnistus mahdollistaa haun myös skannattujen asiakirjojen tekstistä, mikä säästää aikaa oikeusasioiden tai kokousten valmistelussa.
Säilytys ja automaattiset ilmoitukset
Folderitin säilytystoiminnot auttavat hallitsemaan arkaluonteisia oikeudellisia tietoja. Määritä arkistointi tai poisto sovitun säilytysajan päättyessä organisaatiosi velvoitteiden mukaan. Pysy ajan tasalla ajantasaisilla ilmoituksilla asiakirjojen, kansioiden ja työnkulkujen muutoksista. Valittujen ilmoitusten avulla seuraat muokkauksia, hyväksyntöjä ja jakamista.
Käyttö ajasta ja paikasta riippumatta
Juristit työskentelevät muuallakin kuin työpöytänsä ääressä. Folderitin tiedostoihin pääsee tietokoneella, tabletilla tai puhelimella verkkoyhteyden ja käyttöoikeuksien mukaan. Selkeä mobiilikäyttöliittymä auttaa käyttämään asiakirjoja oikeussalissa, matkoilla tai kotona.
Usein kysytyt kysymykset
Folderitin tavalliset pilvipaketit hinnoitellaan koko paketille, ja kuhunkin sisältyvät hinnastossa esitetyt käyttäjät ja tallennustila. Ominaisuudet vaihtelevat paketeittain: esimerkiksi rajaton Folderit eSign ja edistyneet työnkulut sisältyvät Tailoriin. Tarkista mahdolliset erilliset lisäosat. Pilvipohjainen asianajotoimiston asiakirjahallinta vähentää omien palvelinten ylläpitotarvetta ja tarjoaa myös pienemmälle toimistolle mahdollisuuden kattavaan asiakirjahallintaan. Enterprise-käyttöönotot hinnoitellaan erikseen.
Folderit tarjoaa tallennettavien tietojen 256-bittisen AES-salauksen, siirrettävien tietojen SSL/TLS-suojauksen, maantieteellisesti erilliset varmuuskopiot, käyttöoikeudet, monivaiheisen tunnistautumisen ja tapahtumalokit. Nämä tukevat luottamuksellista käsittelyä. Arvioi oman toimistosi GDPR-, soveltuvat HIPAA- tai esimerkiksi ABA Model Rule 1.6 -velvoitteet erikseen. Lokin olemassaolo ei tarkoita teknisesti muuttumatonta WORM-säilytystä.
Folderitin kokeilun voi aloittaa rekisteröitymällä, kutsumalla käyttäjiä ja lataamalla tiedostoja selaimessa. Yksinkertainen aloitus voi olla nopea, mutta varsinainen käyttöönottoaika riippuu tietomäärästä, metatiedoista, käyttöoikeuksista ja koulutuksesta. Kansiorakenteiden siirto ja laajempi migraatio arvioidaan tarpeen mukaan. Erikseen sovittu käyttöönottotuki voi auttaa monimutkaisissa vanhoissa järjestelmissä.
Kyllä. Rajaton versiohistoria, asiakohtaiset kansiot ja metatiedot, säilytyssäännöt, sähköinen allekirjoitus ja asiakirjageneraattori tukevat myös laajoja aineistoja. Luo yhdenmukaiset asiakirjat malleista ja ohjaa ne hyväksyntä- ja allekirjoitustyönkulkuihin. Kokoteksti- ja OCR-haku auttavat löytämään lausekkeet ja liitteet. Laajemmat asianhallinnan tarpeet arvioidaan erikseen.
Folderitissa on Microsoft 365- ja DocuSign-integraatiot sekä Outlook-lisäosa sähköpostien talteenottoon. API-rajapinnalla ja soveltuvilla automaatioliitännöillä voidaan rakentaa yhteyksiä esimerkiksi Google Workspaceen, asianhallintaan, laskutukseen tai eDiscovery-alustaan. Yhteyden saatavuus, määritystyö ja kustannukset riippuvat integraatiosta.
