Conectar o Folderit ao Make
Use o Folderit aplicativo DMS para Make para conectar operações de documentos a outros aplicativos. Este guia explica como criar uma conexão e configurar três modelos compartilhados: Slack notificações, um registro de arquivo Google Sheets e Gmail captura de anexo.
Comece com uma automação útil
Escolha o fluxo de trabalho que corresponde ao trabalho manual que você deseja remover:
- Salvar anexos de e-mail: anexos Gmail selecionados são carregados em uma pasta Folderit.
- Mantenha os colegas informados: novos arquivos em uma pasta Folderit escolhida produzem uma notificação Slack.
- Manter um registro de documentos: novos arquivos em uma pasta Folderit escolhida são registrados em Google Sheets.
Você mesmo pode configurá-los usando os modelos públicos abaixo. Cada modelo usa suas próprias conexões e destinos. Não é necessária inscrição de piloto.
Antes de começar
Você precisa de uma conta Folderit com acesso API, uma conta Make com créditos disponíveis e permissão para usar as pastas e arquivos envolvidos. Confirme a disponibilidade de API para sua assinatura Folderit. Os modelos Slack e do Google também precisam de conexões com esses serviços em sua própria organização Make.
Crie sua conexão Folderit
- Faça login em Folderit como usuário principal e abra a página de credenciais API. Gere ou recupere seu ID de cliente e seu segredo de cliente.
- No Make, adicione um módulo do aplicativo público Folderit DMS com o rótulo Verified. Escolha Create a connection e dê a ele um nome que identifique a conta Folderit.
- Insira Client ID e Client Secret. Para Account UID or Name, use a conta UID sempre que possível ou seu nome exclusivo exato. O cliente API deve ter acesso a essa conta.
- Salve a conexão. Execute List Sections e confirme se os resultados pertencem à conta esperada.
O ID do cliente é um identificador API, não seu e-mail de login. O conector gerencia seus tokens de autenticação; você não precisa colar um token de portador ou configurar um URI de redirecionamento. Mantenha o segredo do cliente longe de capturas de tela, modelos compartilhados e anexos de suporte.
Escolha um modelo
Abra um modelo abaixo, selecione suas próprias conexões e substitua seus prompts de origem e destino durante a configuração guiada. Mantenha o cenário resultante inativo até testá-lo.
Notificar um canal Slack sobre novos arquivos Folderit
Este modelo pesquisa uma pasta Folderit e envia o nome do arquivo e o arquivo UID para Slack. O conteúdo do documento permanece em Folderit.
- Selecione sua conexão Folderit e a pasta a ser assistida.
- Selecione uma conexão Slack e substitua o prompt do canal pelo ID do canal de destino. Certifique-se de que o aplicativo Make possa postar lá; convide-o para um canal privado, se necessário.
- Escolha From now on se desejar apenas chegadas futuras, adicione um arquivo de teste claramente marcado e execute o cenário uma vez.
- Verifique se Slack mostra o nome de arquivo correto e o arquivo UID.
Abra o modelo Folderit para Slack
Registre novos arquivos Folderit em Google Sheets
Este modelo anexa uma linha para cada arquivo recém-detectado. Crie uma planilha com estes cabeçalhos nas colunas A a E, mantendo esta ordem exata:
| Coluna | Cabeçalho | Valor |
|---|---|---|
| A | file_uid |
O arquivo Folderit UID |
| B | file_name |
O nome do arquivo |
| C | folder_uid |
A pasta que contém UID |
| D | detected_at_utc |
Quando Make registrou o arquivo, em UTC |
| E | source |
Folderit |
- Selecione a conexão Folderit e a pasta de origem.
- Selecione sua conexão Google Sheets, insira o ID da planilha e o nome da planilha. O ID da planilha é a parte entre
/d/e a próxima barra em seu Google Sheets URL. - Escolha o ponto inicial, adicione um arquivo de teste e execute o cenário uma vez. Confirme se uma linha aparece nas cinco colunas esperadas.
O modelo grava valores brutos para que os nomes dos arquivos permaneçam como texto. É um registro apenas anexado de novas chegadas, e não um substituto para a trilha de auditoria de Folderit. Ele não sincroniza edições, movimentações ou exclusões posteriores.
Abra o modelo Folderit para Google Sheets
Salvar anexos Gmail selecionados em Folderit
Este modelo encontra mensagens Gmail correspondentes, recupera seus anexos e carrega cada anexo para a pasta Folderit escolhida. Use uma conta do Google com uma caixa de correio Gmail ativa.
- Selecione sua conexão Gmail para as etapas do observador de e-mail e de recuperação de anexos.
- Mantenha a pesquisa padrão
has:attachment label:Folderitse você usar um rótulo Gmail chamado Folderit. Caso contrário, substitua-o pela sua própria consulta restrita. Verifique o ponto de partida para que a primeira execução inclua apenas as mensagens que você pretende processar. - Selecione sua conexão Folderit e insira a pasta de destino UID. Nomes de arquivos anexos e dados binários são mapeados automaticamente.
- Teste com uma mensagem claramente marcada e um anexo inofensivo. Confirme se o arquivo chega à pasta pretendida e abre corretamente.
A mídia in-line está excluída. O modelo não move, exclui ou marca as mensagens de origem como lidas.
Abra os anexos Gmail do modelo Folderit
Verifique o resultado antes de ativar uma programação
- Use uma pasta de teste vazia ou um e-mail de teste com filtro restrito para que a primeira execução processe apenas o material pretendido.
- Execute uma vez e verifique o destino: compare o arquivo UID em Slack, as cinco colunas de registro no Planilhas ou o nome do arquivo e o conteúdo do anexo Gmail em Folderit.
- Execute novamente sem adicionar outro arquivo ou e-mail correspondente. Não deve haver nenhuma notificação, linha ou upload adicional.
- Depois escolha sua programação. Verificações agendadas e ações posteriores consomem créditos; escolha um intervalo adequado à sua carga de trabalho e plano.
Slack e o Planilhas recebem nomes de arquivos e identificadores. Escolha destinos apropriados para essas informações. As permissões de acesso Folderit não são copiadas para esses serviços. Revise os dados que cada serviço conectado recebe e o histórico de execução retido em sua organização Make.
Ativar e manter o cenário
Após um teste bem-sucedido, selecione um cronograma adequado ao seu plano Make e ative o cenário. O inspetor de novos arquivos Folderit usa sondagem agendada em vez de um webhook instantâneo. Ele verifica uma pasta selecionada em busca de arquivos recém-adicionados.
Revise as execuções com falha antes de tentar novamente. Redefinir um inspetor, reproduzir uma execução ou tentar novamente uma gravação ambígua pode criar outra mensagem Slack, linha de planilha ou arquivo carregado. Verifique primeiro o destino. Os limites efetivos de tamanho de arquivo dependem de Folderit, do plano Make e de todos os outros serviços usados no cenário.
Folderit referência do módulo
Use esta referência para escolher uma operação no aplicativo público Folderit DMS. Selecione a conexão e o recurso pretendido UID em cada módulo; o acesso segue as permissões do cliente Folderit conectado.
| Módulo | Uso e comportamento importante |
|---|---|
| Add a Reminder Ação |
Crie um lembrete em um arquivo ou pasta usando o Folderit principal conexão. O e-mail do destinatário é opcional; deixá-lo em branco usa a seleção de destinatário de Folderit para essa conexão. Cada execução cria um novo lembrete. |
| Add Meta To Folder Ação |
Anexar uma coluna de metadados existente a uma pasta. Selecione uma definição que já exista na conta. |
| Create a Section / Folder Ação |
Crie uma seção ou pasta no local selecionado. Escolha o pai deliberadamente; repetir a ação pode criar outro recurso. |
| Delete a File Ação |
Exclua o arquivo identificado por seu Arquivo UID. Verifique o alvo exato e suas consequências antes de executar a ação. |
| Delete a Folder or a Section Ação |
Exclua a pasta ou seção selecionada. Verifique o UID e o conteúdo antes de executar, especialmente quando o local contém outros recursos. |
| Delete Folder's Meta Ação |
Remover uma coluna de metadados do arquivo selecionado pasta. |
| Download a File Ação |
Baixar o conteúdo do arquivo como dados binários. A conexão precisa de permissão de download. Se Folderit ainda estiver preparando o arquivo, tente ler novamente mais tarde; o módulo não espera automaticamente. |
| Get a File Ação |
Recuperar informações do arquivo por Arquivo UID. Use Download a File quando a próxima etapa precisar de conteúdo binário. |
| Get a Folder Ação |
Recuperar informações sobre uma pasta ou seção específica usando seu UID. |
| List Files from Folder Pesquisar |
Listar arquivos em uma pasta selecionada. Esta é uma operação de listagem, separada do inspetor e de seu ponto inicial salvo. |
| List Sections Pesquisar |
Listar seções na conta conectada. Use isso como uma primeira verificação de conexão e confirme se os locais de conta esperados aparecem. |
| Make an API Call Ação |
Faça uma solicitação autenticada para Folderit usando a conexão selecionada e sua conexão existente permissões. Use a referência API para o método, caminho e corpo. Verifique o resultado de uma gravação incerta antes de tentar novamente. |
| Search Folders Pesquisar |
Encontre pastas e seções usando os filtros de pesquisa disponíveis. Verifique o UID retornado antes de uma atualização ou exclusão downstream. |
| Start a Workflow Ação |
Crie um fluxo de trabalho em um arquivo ou pasta e solicite seu início. Escolha um método ativo disponível. Um início na fila não significa que os participantes concluíram o processo. |
| Update a Folder Ação |
Atualize a pasta ou seção selecionada usando os campos fornecidos. O cliente conectado precisa de permissão para editar esse local. |
| Update Folder's Meta Ação |
Alterar as configurações de uma coluna anexada a uma pasta, como obrigatória ou recursiva. Isso não define valores de metadados em documentos individuais. |
| Upload A File Ação |
Carregar um nome de arquivo e dados binários para a pasta selecionada. Os limites de tamanho efetivo dependem de Folderit, do plano Make e dos outros serviços no cenário. |
| Watch Files in a Folder Acionar |
Pesquisar uma pasta selecionada para arquivos recém-adicionados. Escolha um ponto de partida e um limite; isso não sincroniza edições, movimentações ou exclusões posteriores. |
Participantes e conclusão do fluxo de trabalho
Cada participante deve ter exatamente um endereço de e-mail, Usuário UID ou Grupo UID. Para um fluxo de trabalho personalizado, atribua a cada participante um valor inteiro de Order entre 1 e 65535. Os participantes com o mesmo valor de Order executam as suas etapas em conjunto. Review requer um método personalizado ativo disponível chamado Review. Os métodos de assinatura dependem da conta e de quaisquer assinaturas de serviço aplicáveis. Os destinatários concluem suas próprias ações de aprovação ou assinatura em Folderit.
A repetição de Start a Workflow ou Add a Reminder pode criar outro processo ou notificação. Confirme o resultado existente antes de tentar novamente uma execução. Não interprete uma solicitação de início bem-sucedida como uma aprovação concluída ou uma assinatura concluída.
Solução de problemas
A conexão não consegue encontrar a conta
Verifique o acesso API, as credenciais e as contas disponíveis para o cliente API. Use a conta UID se os nomes forem ambíguos e teste com List Sections.
O observador não encontra um arquivo
Confira pasta, ponto de partida, cronograma, limite de saída e créditos disponíveis. Arquivos adicionados antes do ponto de verificação salvo podem ser excluídos. Uma consulta periódica sem resultados não precisa chamar o serviço de destino.
O Slack apresenta restricted_action
Este erro pode significar que as regras de postagem de Slack impedem que o aplicativo Make envie uma mensagem. Abra o Settings do canal de destino e marque Posting permissions. Se a postagem for restrita a administradores, peça a um administrador Slack para permitir que o aplicativo Make poste nesse canal, onde sua política de espaço de trabalho permitir. Adicionar o aplicativo apenas a um canal pode não conceder permissão de postagem. Consulte o guia de permissões de postagem no canal do Slack. Após corrigir o acesso, verifique se a mensagem já chegou antes de reproduzir uma execução com falha, pois um replay pode enviar uma duplicata.
O Gmail apresenta Mail service not enabled
Uma conta do Google pode acessar o Planilhas sem ter uma caixa de correio Gmail. Conecte uma conta com Gmail ativado para ambas as etapas Gmail.
Você deseja criar um fluxo de trabalho de documentos diferente
O conector também oferece suporte a ações de arquivos e pastas, configurações de metadados de pastas, fluxos de trabalho, lembretes e chamadas API autenticadas. Add a Reminder usa a conexão principal e aceita um Recipient Email opcional. Start a Workflow requer um método ativo disponível; Review requer um método personalizado chamado Review. Consulte a Folderit API referência para chamadas personalizadas ou entre em contato com Folderit para obter ajuda com os requisitos da conta.