Yrityksen tiedostojen verkkotallennus
Anna tiimillesi yksi paikka yrityksen tiedostojen löytämiseen, jakamiseen ja työstämiseen – selkeät käyttöoikeudet, versiohistoria ja asiakirjojen sisältöhaku tukevat työtä.
Folderit yhdistää yritysten verkkotallennuksen asiakirjahallinnan työkaluihin. Pidä asiakastiedostot, projektiasiakirjat ja sisäiset tiedot järjestyksessä riippumatta siitä, työskentelevätkö ihmiset toimistolla vai etänä.
Pidä päivittäinen työ yhteydessä oikeisiin tiedostoihin
Löydä tiedosto sen perusteella, mitä muistat
Etsi nimillä ja metatiedoilla tai käytä sisältöhakua löytääksesi tekstiä tuetuista asiakirjoista ja skannauksista. Rajaa tuloksia kansion, päivämäärän, luojan tai kenttien arvojen perusteella sen sijaan, että avaat kansioita yksi toisensa jälkeen.
Sisältöhaku tukee muun muassa PDF-, DOCX-, PNG- ja JPG-muotoja. OCR:n toimivuus riippuu skannauksen laadusta ja kielestä. XLSX-sisältö ei kuulu OCR-sisältöhakuun. Käyttäjä näkee vain tulokset, joihin hänellä on käyttöoikeus.
Pidä nykyinen versio selkeänä
Lataa muokattu tiedosto uutena versiona samalle asiakirjalle. Versioluettelo pitää aiemmat tiedostot nykyisen version ja yhteisten metatietojen yhteydessä. Aiemmat versiot voi ladata tai palauttaa.
Paikallista muokkausta varten voit kuitata jaetun tiedoston ulos estääksesi kilpailevien versioiden lataamisen. Muut käyttäjät voivat edelleen tarkastella ja ladata tiedostoa lukituksen aikana.
Muokkaa Office-asiakirjoja samassa ympäristössä
Luo ja muokkaa tuettuja Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja Folderitin Microsoft 365 -integraatiolla. Useat käyttäjät voivat työstää tiedostoa yhdessä, ellei sitä ole kuitattu ulos. Tallennetut muutokset kirjautuvat versiohistoriaan.
Lisäksi Outlook-lisäosan avulla voit tallentaa valitut sähköpostit ja liitteet Folderit-kansioon ja säilyttää kirjeenvaihdon siihen liittyvän työn yhteydessä.
Lisää konteksti ja seuraavat vaiheet
Hyödynnä mukautettuja metatietoja Medium- ja Tailor-tilauksissa esimerkiksi asiakkaan, osaston tai projektiviitteen tallentamiseen. Näytä hyödylliset kentät kansiosarakkeina.
Kun tiedosto tarvitsee päätöksen, käytä työnkulkutoimintoja tilaukseesi sisältyvän laajuuden mukaisesti. Valmiit tiedostot voivat myöhemmin siirtyä hallittuun arkistoon menettämättä yhteyttä asiakirjajärjestelmään.
Jaa tiedosto ja valitse, mitä vastaanottaja voi tehdä
Jaa tietty tiedosto, kansio tai osio käyttäjälle tai ryhmälle. Anna kullekin vastaanottajalle tehtävän edellyttämä käyttöoikeus ja määritä päättymispäivä, jos pääsyn on tarkoitus olla tilapäinen.
| Tehtävä | Harkittava käyttöoikeus |
|---|---|
| Tarkista asiakirja lataamatta sitä | Esikatselija: esikatsele tuettuja tiedostoja lataamatta, tulostamatta tai muuttamatta niitä. |
| Lue ja lataa valmis tiedosto | Katselija: esikatsele, lataa ja tulosta muuttamatta tai poistamatta tallennettua aineistoa. |
| Työstä jaettua asiakirjaa | Muokkaaja: päivitä metatietoja ja tiedostoversioita sekä muokkaa ja poista jaettua aineistoa. |
| Kerää tiedostoja kansioon | Vain lataus palveluun: toimita tiedostoja selaamatta muiden käyttäjien lisäämää sisältöä. |
Katso käyttöoikeusohjeesta kohdekohtaiset yksityiskohdat. Tailor tarjoaa mukautetut oikeudet yksittäisille toiminnoille. Koko tilin Muokkaaja-oikeus antaa ylläpito-oikeudet, joten käytä tavalliseen yhteistyöhön tiedoston tai kansion jakamista.
Hallitse käyttöoikeuksia tiimeittäin
Luo ryhmiä kuten Talous, Projektitiimi tai Johto ja jaa tarvittavat kansiot ryhmille. Ryhmän käyttöoikeus koskee sen jäseniä, joten jokaiselle käyttäjälle ei tarvitse ylläpitää erillistä jakomääritystä.
Käytä julkisia linkkejä harkiten
Tavallinen julkinen linkki antaa kaikille osoitteen tietäville pääsyn jaettuun sisältöön ilman kirjautumista. Aseta päättymisaika tai poista linkki käytöstä, kun sitä ei enää tarvita. Käytä nimettyjen käyttäjien jakoa, kun pääsyn on perustuttava henkilöllisyyteen. Julkiset linkit eivät ole käytettävissä kokeilutilauksessa.
Esimerkki: asiakasprojekti. Anna sisäiselle tiimille Muokkaaja-oikeus työkansioon. Jaa valitut lopputulokset asiakkaalle Katselija-oikeudella ja käytä saapuville tiedostoille erillistä kansiota, jossa on vain latausoikeus palveluun. Jokaiselle ryhmälle muodostuu selkeä työskentelypaikka ilman samoja oikeuksia kaikkeen aineistoon.
Suojaa pääsy ja seuraa tiedostojen käyttöä
Määritä organisaation yhteiset tietoturvasäännöt
Folderit tarjoaa 256-bittisesti salatun tallennuksen ja salatut yhteydet. Ylläpitäjät voivat vaatia kaksivaiheista tunnistautumista sekä määrittää salasanasäännöt ja IP-rajoitukset kohdassa Tietoturvakäytäntö.
Tutustu: tietoturva ja tietosuoja sekä Luottamuskeskus arvioidessasi palvelua organisaatiosi vaatimuksia vasten. Käyttöoikeusasetukset ja sisäiset menettelyt kuuluvat edelleen organisaatiosi omaan käyttöönottoon.
Tarkastele toimintaa tapahtumalokista
Käytä koko tilin tapahtumalokia rajataksesi tapahtumia käyttäjän, päivämäärän, kohteen tai toiminnon perusteella. Vie tulokset XLSX-, ODS- tai CSV-muodossa, kun sinun on tarkasteltava latauksia, poistoja tai muuta toimintaa.
Nimetyn käyttäjän toiminta voidaan yhdistää tiliin. Julkisten linkkien kävijät ovat anonyymejä, joten heidän lokimerkinnöissään käytetään kirjautuneen käyttäjän henkilöllisyyden sijasta teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta.
Siirrä tiimi selkeän suunnitelman avulla
Aloita edustavasta projektista tai osastosta. Sovi kansiorakenne, kentät ja käyttöoikeudet. Testaa muutaman oikean tiedoston lataaminen, löytäminen, muokkaaminen ja jakaminen ennen koko aineiston siirtämistä.
Voimmeko säilyttää kansiot ja nykyiset metatiedot?
Voit ladata olemassa olevat kansiorakenteet. Suurempien siirtojen siirtovaihtoehtoja ovat Folderit Sync, ZIP-erät ja erikseen sovittu SFTP-siirto.
Toisen järjestelmän metatiedot tarvitsevat omat vastaavuusmäärityksensä. Jos ne ovat Excel- tai CSV-muodossa, varmista Folderitilta kenttien muoto ja tapa yhdistää rivit tiedostoihin. Pelkkä kansion lataaminen ei määritä tätä yhteyttä.
Kuinka paljon tallennustilaa ja montako käyttäjää tilaukseen sisältyy?
Mini-tilauksen lähtöhinta on 45 € kuukaudessa + ALV. Se sisältää 5 käyttäjää ja 150 Gt tallennustilaa. Jokaisella tilauksella on omat käyttäjä- ja tallennustilarajansa; tilauksen hinta ei tarkoita rajatonta käyttäjämäärää. Tarkista ajantasainen hinnasto sekä laskutusvaihtoehdot ja eri tilausten ominaisuudet.
Medium lisää muun muassa mukautetut metatiedot ja säilytyksen automatisoinnin. Tailor lisää tarkat käyttöoikeudet, edistyneet työnkulut, sähköiset lomakkeet, kertakirjautumisen ja API-käytön.
Voimmeko ladata tiedostomme takaisin?
Kyllä. Voit ladata yksittäisiä tiedostoja, kansioita tai tilin tiedostoja ja kansioita Folderitin vientitoiminnoilla. Kansiot pakataan ZIP-tiedostoiksi. Lataa suuret kokoelmat pienemmissä osioissa tai kansioissa. Tapahtumalokeilla ja metatietoraporteilla on erilliset viennit.
Onko omaan infrastruktuuriin asennettava vaihtoehto saatavilla?
Kyllä. Folderit on-premises on saatavilla organisaatioille, jotka tarvitsevat järjestelmän omaan infrastruktuuriinsa. Keskustele Folderitin kanssa käyttöönotosta, kapasiteetista ja ylläpidon vaatimuksista ennen tämän vaihtoehdon valintaa.
Kokeile tiimisi käyttämillä tiedostoilla
Luo työkansio, kutsu kollega ja katso, miten haku, versiohallinta ja käyttöoikeudet sopivat päivittäiseen työhönne.