Sähköinen allekirjoitusratkaisu
Hyväksy, allekirjoita ja hallitse asiakirjat samassa paikassa. Folderit eSign yhdistää sähköiset allekirjoitukset niitä ympäröiviin ihmisiin, päätöksiin ja tietueisiin.
Lähetä asiakirjat kollegoille, asiakkaille tai toimittajille ja valitse allekirjoitusjärjestys. Ulkoiset vastaanottajat voivat tarkastaa ja allekirjoittaa selaimessaan luomatta Folderit-tiliä.
Rajattomasti Folderitin omia eSign-allekirjoituksia Tailor-paketissa. Ei erillistä allekirjoituskohtaista maksua. Katso paketit.
Miksi tiimit valitsevat Folderit eSignin
Hyväksyntä ennen allekirjoittamistaYhdistä sisäinen hyväksyntätyönkulku sähköiseen allekirjoittamiseen. Hankintapäällikkö voi tarkastaa toimittajasopimuksen ennen sen lähettämistä valtuutetuille allekirjoittajille. Päätökset pysyvät asiakirjan yhteydessä.
Ennakoitavat allekirjoituskustannuksetTailor-pakettiin sisältyy rajattomasti Folderitin omia eSign-allekirjoituksia ilman erillistä maksua kustakin kerätystä allekirjoituksesta. Tämä auttaa, kun sopimukset ja henkilöstöasiakirjat kuuluvat päivittäiseen työhön. Tilauksesi hinta riippuu valitsemastasi pakettikokoonpanosta.
Helppoa ulkoisille vastaanottajilleAsiakkaat ja toimittajat saavat turvallisen sähköpostikutsun. He voivat lukea ja allekirjoittaa selaimessa ilman Folderit-tiliä, erillisen allekirjoituspalvelun tiliä tai erityistä allekirjoituslaitetta.
Tietue, jonka löydät myöhemminkinAllekirjoitettu asiakirja ja työnkulun historia pysyvät yhdessä. Tarkastele osallistujia, kommentteja ja aikaleimoja. Voit määrittää valmiit tiedostot siirtymään valittuun kansioon työnkulun onnistuttua.
Asiakirjasta allekirjoitetuksi tietueeksi
- Valmistele pyyntö. Avaa asiakirja, käynnistä Folderit eSign ja lisää vastaanottajat. Anna lyhyt ohje ja valitse, näkevätkö he metatiedot ja liitetyt kohteet. Allekirjoitusvaihtoehto tulee käyttöön, kun asiakirjan esikatselu on valmis.
- Valitse allekirjoitusjärjestys. Käytä rinnakkaista allekirjoittamista kutsuaksesi kaikki samalla kertaa, peräkkäistä allekirjoittamista, kun yhden on allekirjoitettava ennen seuraavaa, tai mukautettuja vaiheita vastaanottajaryhmien yhdistämiseen määrätyssä järjestyksessä.
- Tarkasta, allekirjoita ja seuraa etenemistä. Vastaanottajat avaavat kutsun, valitsevat sivun, sijoittavat allekirjoituksensa ja vahvistavat allekirjoittamisen. He voivat myös pyytää lisätietoja, kommentoida tai hylätä pyynnön. Seuraat etenemistä asiakirjan tietonäkymässä ja säilytät valmiin tiedoston historioineen.
Rekisteröityneet käyttäjät löytävät pyynnöt myös Folderitin tehtävistään. Tutustu eSignin määritysoppaaseen yksityiskohtaisia asetuksia varten.
Liitä allekirjoittaminen päivittäiseen työhön
Määritä prosessi organisaatiosi vastuiden mukaan. Esimerkiksi:
ToimittajasopimuksetAnna hankinnan tarkastaa sopimus ja kutsu toimittaja sekä johtajasi vaaditussa järjestyksessä. Onnistuneen allekirjoittamisen jälkeen siirrä tiedosto toimittajasopimusten kansioon ja pidä tausta-asiakirjat siihen liitettyinä.
HenkilöstöasiakirjatAnna henkilöstöhallinnon valmistella asiakirja ja järjestää sisäinen hyväksyntä ennen työntekijän ja työnantajan edustajan allekirjoituksia. Säilytä valmis tiedosto henkilöstökansion asianmukaisilla käyttöoikeuksilla. Tutustu henkilöstöhallinnon asiakirjahallintaan laajemman prosessin osalta.
Asiakassopimukset ja projektin hyväksyntäKäytä allekirjoitustyönkulkua uudelleen toistuvissa sopimuksissa tai projektiasiakirjoissa. Anna asiakkaalle selkeä ohje siitä, mitä hän hyväksyy. Ratkaise lisätietopyynnöt ennen valmistumista ja pidä kommentit sekä allekirjoitushistoria asiakirjan yhteydessä.
Määritä toistettava prosessi
Työnkulkumallit tallentavat vastaanottajat, allekirjoitusjärjestyksen, ohjeet ja näkyvyysasetukset. Käytä niitä, kun tiimin tulee käynnistää kukin pyyntö harkitusti. Jo allekirjoitusvalmiille tiedostoille kansiokohtainen automaatio voi käynnistää ennalta määritetyn allekirjoitustyönkulun, kun uusi tiedosto lisätään asetettuun kansioon.
Laajemmassa prosessissa Työnkulkujen suunnittelutyökalu yhdistää allekirjoittamisen ehtoihin, hyväksyntöihin, lukukuittauksiin ja tiedostojen siirtoihin. Sopimus voi kulkea johdon hyväksynnästä allekirjoitettavaksi ja onnistumisen jälkeen arkistokansioon. Voit myös määrittää, mitä tapahtuu tehtävän epäonnistuessa tai määräajan ylittyessä. Tutustu asiakirjatyönkulkujen automatisointiin.
Pidä käyttöoikeussäännöt osana määritystä. Valitse, mitkä metatiedot ja liitetyt kohteet vastaanottajat näkevät, ja hallitse DMS:n sisäistä käyttöä asiakirja- ja kansiokohtaisilla oikeuksilla. Folderit tarjoaa salatut yhteydet, tallennettavien tietojen 256-bittisen salauksen, kaksivaiheisen tunnistautumisen ja tapahtumalokit. Tutustu tietoturvan hallintakeinoihin ja luottamuskeskukseen lisätietoja varten.
Ennen aloittamista
Mihin pakettiin rajattomat allekirjoitukset sisältyvät?
Tailor-pakettiin sisältyy rajattomasti Folderitin omia eSign-allekirjoituksia ilman allekirjoituskohtaista lisämaksua. Tarkista nykyisistä paketeista käyttäjä- ja tallennustilamääritykset sekä muut sisältyvät ominaisuudet.
Tarvitsevatko asiakkaat ja toimittajat tilin?
Eivät. Ulkoiset vastaanottajat voivat avata turvallisen sähköpostikutsun ja allekirjoittaa selaimessaan rekisteröitymättä Folderitiin.
Voimmeko käyttää toista allekirjoitustapaa?
Folderit tukee myös DocuSign-integraatiota ja sekä eID-allekirjoituksia. Nämä ovat erillisiä menetelmiä, joilla on omat vaatimuksensa. Rajaton Folderitin oma eSign ei sisällä kolmannen osapuolen allekirjoituspalvelun tilausta.
Miten valitsemme oikean menetelmän?
Määritä asiakirjat, maat sekä tarvittava henkilöllisyyden varmistus tai allekirjoitusstandardi. Keskustele vaatimuksista laki- tai vaatimustenmukaisuustiimisi kanssa ja vahvista sopiva menetelmä Folderitin kanssa. Folderitin oma eSign ja eID-allekirjoittaminen eivät ole keskenään sama menetelmä.
Voimmeko testata prosessimme ensin?
Kyllä. Kokeile maksuttoman 14 päivän jakson aikana esimerkkiasiakirjaa, sisäistä hyväksyntää, ulkoista allekirjoittajaa ja haluamaasi allekirjoitusjärjestystä. Tarkista, mihin valmis tiedosto kuuluu. Jos prosessissa on useita osastoja tai erityisiä allekirjoitusvaatimuksia, pyydä esittely.
Kokeile seuraavaa allekirjoitustyönkulkuasi Folderitissa.