Verkkosivuston tietosuojakäytäntö
1. Mitä tämä asiakirja kattaa?
Folderit (”me” tai ”meidän”) kunnioittaa käyttäjiensä oikeutta yksityisyyteen ja ymmärtää, miten tärkeää sinusta kerättyjen tietojen suojaaminen ja käsittely on sekä lain että hyvien käytäntöjen mukaisesti.
Tämä tietosuojailmoitus on laadittu antamaan tiedot, joihin sinulla yksityishenkilönä eli rekisteröitynä on oikeus EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, asetuksen (EU) 2016/679 (”GDPR”), 13 ja 14 artiklan nojalla.
Tietosuojailmoituksessa kerromme, miten Folderit kerää, käyttää, säilyttää ja luovuttaa tietojasi, mukaan lukien henkilötietosi. Annamme myös tietoa henkilötietoihisi ja niiden käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi.
Tietosuojailmoitus koskee myös tietoja, joita saamme, kun käytät verkkosivustollamme www.folderit.com (”Sivusto”) saatavilla olevia palveluja, tuotteita tai sovelluksia (yhdessä ”Palvelut”) tai olet muuten yhteydessä meihin.
Tietosuojailmoitus sisältää myös tietoa evästeistä (kohta 9).
2. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Jos sinulla on henkilökohtainen käyttäjätili, henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Folderit OÜ, jonka rekisteröity osoite on Laki 32, Tallinna, Viron tasavalta (rekisteritunnus 12653434; sähköposti privacy@folderit.com).
Kun Folderit tarjoaa palveluja yritykselle, joka on luonut sinulle käyttäjätilin, kyseinen yritys toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa tietosuojalakien ja -määräysten noudattamisesta. Pyydä lisätietoja kyseiseltä yritykseltä.
3. Käsiteltävien tietojen ryhmät ja lähteet
Selkeyden vuoksi olemme ryhmitelleet käsittelemämme tiedot seuraavasti:
- profiilitiedot (koko nimi, kieli, aikavyöhyke ja salasana),
- yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite; sähköpostiosoite toimii myös kirjautumisen käyttäjätunnuksena),
- tilaustiedot (maksullinen paketti, tilauskausi ja vastaavat tiedot),
- laskutustiedot (laskutusosoite, maksutapa, laskut, maksut, maksuhäiriöt, velat ja vastaavat tiedot),
- tilisi (itse luomasi tilit tai päätilin omistajan sinulle luomat tilit),
- tilin käyttötiedot (Palveluissa lähettämiäsi, lataamiasi, jakamiasi tai käyttämiäsi tiedostoja ja kansioita koskevat tiedot),
- verkkosivuston käyttötiedot (IP-osoite, internetpalveluntarjoaja, käyttöajat, käyttämäsi sovellukset ja ominaisuudet, vieraillut sivut, selaimen tyyppi ja kieli sekä Palvelujen käyttöön käytetty laite),
- meille lähettämiäsi vaatimuksia ja pyyntöjä koskevat tiedot.
Saamme edellä luetellut tiedot pääasiassa sinulta, kun rekisteröit tilin, vaihdat maksulliseen pakettiin tai muutat profiilitietojasi.
Osa tiedoista saadaan automaattisesti käyttäessäsi Palveluja tai vieraillessasi Sivustolla. Keräämme tietoja ja erotamme sinut muista Sivuston käyttäjistä seurantateknologioilla, kuten evästeillä. Lisätietoa on jäljempänä evästeitä käsittelevässä kohdassa.
Folderit ei tarkoituksellisesti kerää tai käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten rotuun tai etniseen alkuperään, poliittisiin mielipiteisiin, uskonnolliseen tai filosofiseen vakaumukseen tai ammattiliiton jäsenyyteen liittyviä tietoja, geneettisiä tietoja, luonnollisen henkilön yksiselitteiseen tunnistamiseen tarkoitettuja biometrisiä tietoja, terveystietoja tai seksuaaliseen käyttäytymiseen tai suuntautumiseen liittyviä tietoja.
Jos toimitat itse tällaisia arkaluonteisia tietoja, emme voi ottaa vastuuta niiden käsittelemisestä eri tavalla kuin tavallisten henkilötietojesi.
4. Käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn on oltava lainmukaista eli sille on oltava oikeusperuste. Käsittelemme tietojasi alla luetelluilla perusteilla. Kerromme kunkin perusteen yhteydessä käsiteltävät tiedot ja tarkoitukset.
Käsittely suostumuksesi perusteella / GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta
Tietoryhmät ja käsittelytoimien luonne huomioiden emme yleensä tarvitse suostumustasi tietojen käsittelyyn, sillä käsittely perustuu muihin GDPR:n 6 artiklan perusteisiin.
Tarvitsemme suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin. Suostumuksellasi voimme lähettää säännöllisesti tietoa palveluista ja ominaisuuksista, uutiskirjeitä, tarjouksia, tapahtumatietoja sekä muita meitä ja kumppaneitamme koskevia uutisia.
Voimme lähettää oikeutetun edun perusteella ilman suostumusta tietoa palveluista ja ominaisuuksista, jotka ovat samankaltaisia kuin meiltä jo tilaamasi palvelut.
Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin. Lisätietoa oikeuksien käyttämisestä on kohdassa 10.
Käsittely sopimuksen täytäntöönpanemiseksi / GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta
Tämä on keskeinen syy tietojen keräämiseen ja säilyttämiseen. Se koskee sähköpostiosoitetta, profiili-, tilaus- ja laskutustietoja sekä tilejä ja niiden käyttöä koskevia tietoja (katso myös kohta 3). Ilman näitä tietoja
emme voi tarjota Palveluja. Kun näitä tietoja pyydetään, sinun odotetaan toimittavan ne. Muussa tapauksessa emme voi antaa pääsyä haluttuun Palveluun.
Käytämme tietoja tunnistamiseesi ja Sivuston sekä Palvelujen käyttöoikeuden antamiseen, sopimusvelvoitteiden täyttämiseen, toimintojen tarjoamiseen ja Palveluja tai sopimusta koskevaan viestintään. Tähän kuuluu esimerkiksi tekniset ilmoitukset, päivitykset, tietoturvavaroitukset, tuki- ja hallintaviestit, ostovahvistukset, laskut sekä kommentteihin, kysymyksiin ja pyyntöihin vastaaminen ja asiakastuen tarjoaminen.
Käsittely lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi / GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
Meidän on noudatettava esimerkiksi verotusta, kirjanpitoa, talousraportointia, rahanpesun ja terrorismin ehkäisyä sekä oikeudellisia tai hallinnollisia menettelyjä koskevia lakeja ja määräyksiä. Joissakin tilanteissa meidän on annettava tietoja viranomaisen lailliseen pyyntöön. Käsiteltävät tiedot riippuvat kyseisestä velvoitteesta ja esimerkiksi pyynnön sisällöstä.
Käsittely oikeutetun edun perusteella / GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta
Käytämme myös kohdassa 3 lueteltuja henkilötietoja oikeutettujen etujemme toteuttamiseen, jos arviomme mukaan etumme eivät ole suhteettomia eivätkä sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäytä niitä.
Arvioinnin perusteella käsittelemme tietoja oikeutetun edun nojalla seuraaviin tarkoituksiin:
tilauksen tärkeistä tulevista tapahtumista, kuten kokeilun tai tilauksen päättymisestä, ilmoittaminen sähköpostilla, jos muistutuksista ei ole nimenomaisesti sovittu sopimuksessa,
- tilaamiisi ominaisuuksiin toiminnallisesti liittyvistä ja mahdollisesti hyödyllisistä Palvelujen ominaisuuksista kertominen sähköpostilla. Osa viesteistä voi olla suoramarkkinointia, minkä vuoksi viesti sisältää aina linkin, jolla voit lopettaa
vastaavien viestien vastaanottamisen, - muiden käyttäjien ilmoitusten ja kutsujen toimittaminen, esimerkiksi kun tiedosto jaetaan sinulle tai jakamaasi aineistoa käsitellään. Ilmoitusasetuksia voi muuttaa tilin asetuksista,
- tilastointi ja analysointi liiketoimintaprosessien ja Palvelujen kehittämiseksi,
- petollisten tapahtumien, Palvelujen luvattoman käytön ja muun laittoman toiminnan selvittäminen ja ehkäisy,
- muiden käyttäjien tai kolmansien osapuolten Palveluissa tapahtuvaa toimintaasi koskevien valitusten selvittäminen ja käsittely,
- muiden käyttäjien sekä palveluntarjoajiemme ja kumppaneidemme kanssa tehtyjen sopimusten toteuttaminen (katso kohta 6),
- oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai niitä vastaan puolustautuminen.
5. Tietojen säilytys ja siirtäminen, myös ETA-alueen ulkopuolelle
Folderit sijaitsee Viron tasavallassa, mutta Palvelujen tarjoamiseksi voimme säilyttää ja käsitellä henkilötietojasi sekä sisältöäsi muualla Euroopan talousalueella (ETA) tai kotimaassasi.
Palveluja käytettäessä tilisi sisältö säilytetään kolminkertaisilla palvelinpuolen varmuuskopioilla Amazonin palvelinkeskuksessa Irlannissa.
Voimme siirtää henkilötietoja ETA-alueelta kolmansiin maihin kohdassa 6 mainittujen palveluntarjoajien käytön vuoksi. Toteutamme tällöin asianmukaiset suojatoimet, jotta myös ETA-alueen ulkopuoliset vastaanottajat varmistavat olennaisilta osin GDPR:n takaamaa tasoa vastaavan henkilötietojen suojan.
6. Tietojen jakaminen ja luovuttaminen
Emme jaa tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille, ellei luovutus perustu kohdassa 4 kuvattuun oikeusperusteeseen.
Muutoin päätät itse, mitä tietoja haluat jakaa tai luovuttaa muille käyttäjille tai kolmansille osapuolille.
Kun käytät yhteistyöominaisuuksiamme kolmansien osapuolten kanssa, jaamme nimesi, sähköpostiosoitteesi, muut soveltuvat profiilitiedot ja valitsemasi sisällön yhteistyökumppaneillesi. Huomioi, että he voivat myös muuttaa ja täydentää jaettua sisältöä, jakaa sitä Palvelujen ulkopuolelle ja antaa muille kolmansille osapuolille oikeuden katsella sitä.
Voimme käyttää palveluntarjoajia toimiemme toteuttamiseen tai tukemiseen, kuten Palvelujen ja Sivuston tarjoamiseen, ylläpitoon, kehittämiseen, suojaamiseen ja markkinointiin. Näitä ovat esimerkiksi verkkopalvelin-, sähköposti-, markkinointi-, asiakastuki- ja viestintäpalvelut, analytiikka, maksupalvelut, perintä, auditointi sekä oikeudellinen ja muu neuvonta. Voimme joutua siirtämään niille joitakin tietojasi, mukaan lukien henkilötietoja. Tietoja annetaan vain tarpeellisessa laajuudessa ja tilatun palvelun tai muun tehdyn palvelusopimuksen toteuttamiseen.
Käytämme myös jälleenmyyjäkumppaniohjelmaa Palvelujen markkinointiin ja myyntiin. Meidän jälleenmyyntikumppanimme auttavat asiakkaita Folderit-käyttäjäksi rekisteröitymisessä ja tarjoavat tukea sekä tietoa Palveluista ja paketeista. Heillä on oikeus palkkioon aloittamastaan onnistuneesta myynnistä. Näistä syistä heillä on pääsy tehtävänsä ja palkkiolaskennan kannalta tarpeellisiin asiakastietoihin, kuten profiili-, yhteys-, tilaus- ja laskutustietoihin.
Voimme myös luovuttaa tietojasi konsernimme jäsenille eli yrityksille, jotka määräysvallan perusteella hallitsevat Folderitia, ovat Folderitin hallinnassa tai saman määräysvallan alaisia.
Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin vain markkinointiasetustesi mukaisesti.
Voimme jakaa tietojasi kolmannen osapuolen sovellukselle, jos olet valinnut Palvelujen käytön kyseisen sovelluksen kautta tai antanut sille pääsyn tietoihisi ja tiliisi. Varmista, että luotat sovellukseen ja hyväksyt sen tietosuojaehdot. Emme vastaa kolmannen osapuolen sovelluksen suorittamasta käsittelystä.
7. Tietoturva
Toteutamme kohtuullisia toimia ja suojauksia, kuten SSL-salatut yhteydet, henkilötietojesi turvaamiseksi. Emme kuitenkaan voi taata ehdotonta suojaa ulkopuolisten, kuten hakkereiden, pääsyltä internet-siirron aikana tai järjestelmissämme ja muutoin hallussamme säilytettäessä. Suosittelemme tarvittavia toimia tilin, sisällön ja tiedonsiirron suojaamiseen, kuten omaa salausta ja turvallista salattua yhteyttä Palveluihin. Vastaat myös salasanasi ja muiden tunnistautumistietojesi luottamuksellisuudesta etkä saa luovuttaa niitä muille.
Kirjaudu aina ulos ja sulje selain käyttökerran päättyessä. Emme koskaan pyydä salasanaasi oma-aloitteisessa puhelussa tai sähköpostissa.
Ilmoita heti tietämästäsi tai epäilemästäsi salasanan tai tilin luvattomasta käytöstä tai muusta tietoturvaloukkauksesta osoitteeseen privacy@Folderit.com.
8. Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja vain keräämistarkoituksen edellyttämän ajan tai lain vaatiessa pidempään. Esimerkiksi laskuja ja muita kirjanpitoasiakirjoja on säilytettävä seitsemän vuotta, vaikka sopimus olisi päättynyt.
Sopimuksen täytäntöönpanoa varten käsiteltävät tiedot säilytetään sovellettavan lain mukaisen vaateiden vanhentumisajan eli kolmen vuoden ajan sopimussuhteen päättymisestä.
Jos olet antanut suostumuksen suoramarkkinointiin, kuten uutiskirjeisiin ja tarjouksiin, käytämme tietoja tähän tarkoitukseen suostumuksen peruuttamiseen asti (katso kohdat 4 ja 10).
Joissakin tapauksissa oikeutettu etu voi edellyttää pidempää säilytystä. Jos et esimerkiksi täytä maksuvelvoitteitasi, meillä voi olla oikeutettu etu käsitellä profiili-, tilaus- ja laskutustietoja perintää varten.
Näitä säilytysaikoja ei sovelleta anonyymeihin tietoihin, jotka eivät enää ole henkilötietoja eli joita ei voida yhdistää sinuun suoraan tai välillisesti.
9. Evästeet
Evästeet ovat selaimeen lähetettäviä pieniä tiedostoja, jotka tallentuvat tietokoneen kiintolevylle,
kun vierailet verkkosivustolla.
Käytämme toiminnallisia evästeitä Sivuston odotetun toiminnan mahdollistamiseen. Osa toiminnallisista
evästeistä on välttämättömiä Sivustolla liikkumiseen ja Palvelujen käyttämiseen. Muut
toiminnalliset evästeet auttavat tunnistamaan sinut ja muistamaan valintasi, kuten
kielen, alueen tai kirjautumistilan.
Käytämme analytiikkaevästeitä Sivuston käyttötapojen ymmärtämiseen. Analytiikkatyökalut eivät
anna meille tietoa, joka paljastaisi todellisen henkilöllisyytesi. Ne kertovat esimerkiksi,
miten saavuit Sivustolle, oletko käynyt aiemmin, kuinka kauan viivyt
Sivustolla ja mitä sivuja käytät. Ne voivat myös antaa yleistä
tietoa käyttäjän maantieteellisestä sijainnista.
Voit estää evästeiden tallentamisen muuttamalla verkkoselaimesi
tietosuoja-asetuksia.
Kaikkien evästeiden estäminen voi auttaa suojaamaan yksityisyyttä, mutta samalla
se voi rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää Palveluja.
10. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi
Yksityishenkilönä eli rekisteröitynä sinulla on GDPR:n takaamat oikeudet.
- Oikeus saada pääsy tietoihin / GDPR:n 15 artikla
Voit saada vahvistuksen siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus päästä tietoihin, saada tietoa käsittelystä ja saada maksuton kopio käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisteröitynyt Folderit-käyttäjä voi tarkastella henkilötietoja kirjautumalla tililleen ja avaamalla profiilitiedot.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen / GDPR:n 16 artikla
Jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, voit vaatia niiden korjaamista tai täydentämistä. Helpoin tapa on muuttaa tai täydentää tiedot itse tilin profiiliosiossa.
- Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi / GDPR:n 17 artikla
Voit pyytää henkilötietojesi poistamista ja käsittelyn lopettamista. Teemme näin, jos käsittelylle ei ole oikeusperustetta, esimerkiksi kun peruutat käsittelyn perusteena olevan suostumuksen eikä muuta perustetta ole.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen / GDPR:n 18 artikla
Voit pyytää käsittelyn keskeyttämistä, kun a) kiistät tietojen paikkansapitävyyden ja meidän on tarkistettava ne, b) käsittely on lainvastaista mutta et halua tietojen poistamista, c) tarvitset tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, vaikka emme itse enää tarvitse niitä, tai d) olet vastustanut käsittelyä GDPR:n 21 artiklan 1 kohdan nojalla ja meidän on arvioitava oikeutettujen perusteidemme ensisijaisuus.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen / GDPR:n 20 artikla
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon. Rekisterinpitäjä voi pyynnöstä siirtää tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
- Oikeus vastustaa käsittelyä / GDPR:n 21 artikla
Voit vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Voimme jatkaa käsittelyä vastustuksesta huolimatta vain, jos osoitamme huomattavan tärkeät ja perustellut syyt, jotka syrjäyttävät sinun etusi sekä perusoikeutesi ja -vapautesi.
Jos käsittelemme henkilötietojasi suoramarkkinointiin, voit vastustaa sitä milloin tahansa. Tämän jälkeen emme enää käsittele tietoja suoramarkkinointitarkoitukseen.
- Oikeus peruuttaa suostumus / GDPR:n 7 artiklan 3 kohta
Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn, suostumukseen perustuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Se ei myöskään estä tietojen käsittelyä lakisääteisten velvoitteiden tai kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle / GDPR:n 77 artikla
Jos katsot käsittelyn rikkovan GDPR:ää, voit tehdä valituksen sen ETA-maan valvontaviranomaiselle, jossa asut, työskentelet tai jossa väitetty rikkomus tapahtui. Voit tehdä valituksen myös Viron tietosuojaviranomaiselle, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa: www.aki.ee/en).
Tämä kohta ei rajoita muita sovellettavan lain mukaisia rekisteröidyn oikeuksia.
Voit käyttää osaa oikeuksista, kuten pääsyä tietoihin ja oikaisua, tilisi kautta. Jos se ei onnistu tai oikeutta ei voi näin käyttää, ota yhteyttä kohdan 2 yhteystiedoilla. Autamme oikeuksiesi käyttämisessä kohtuullisin keinoin.
11. Tietosuojailmoituksen muutokset
Voimme muuttaa tietosuojailmoitusta ajoittain. Ajantasaisin versio ja viimeisin päivityspäivä ovat Sivustollamme. Olennaisista tulevista muutoksista ilmoitetaan Sivustolla ja/tai
sähköpostilla.
Jos et hyväksy muutettua tietosuojailmoitusta, lopeta Palvelujen käyttö ja päätä sopimus lähettämällä sähköposti osoitteeseen privacy@folderit.com.