Metatietojen lisääminen ja muokkaaminen

Metatieto tarkoittaa tiedostoon, kansioon tai ulkoiseen linkkiin liitettyjä tietoja, kuten otsikkoa, tunnisteita, päivämääriä ja mukautettuja arvoja. Tämä opas kertoo, miten täytät arvot, tallennat muutokset ja käytät tietoja asiakirjojen löytämiseen.

Haluatko määrittää kenttiä tai kansiomalleja? Siirry oppaaseen Mukautetut metatietokentät ja kansiomallit.

Metatietojen lisääminen tai muokkaaminen

Tarvitset oikeuden muokata valittua tiedostoa, kansiota tai ulkoista linkkiä.

1. Avaa kohde, jota haluat päivittää.
2. Napsauta työkalupalkissa Muokkaa.
3. Syötä tai päivitä metatietoarvot, myös pakolliset mukautetut kentät.
4. Napsauta Tallenna tallentaaksesi nykyisen kohteen tai käytä toimintoa Tallenna ja seuraava tallentaaksesi ja jatkaaksesi seuraavan kohteen muokkaamista.

Tiedostoeditorissa asiakirjan esikatselu näkyy vasemmalla ja metatietokentät oikealla. Voit tarkistaa asiakirjan täyttäessäsi sen ominaisuuksia. Jos esikatselua ei ole, tarkista tiedosto tarjotun lataustoiminnon avulla.

Tallentaminen, Enter ja Tallenna ja seuraava

• Tallenna tallentaa nykyisen kohteen siirtymättä toiseen kohteeseen.
• Paina Enter yksirivisessä ominaisuuskentässä tallentaaksesi siirtymättä eteenpäin. Monirivisessä muistiinpanokentässä Enter lisää rivinvaihdon.
• Tallenna ja seuraava tallentaa ja avaa seuraavan muokattavan kohteen kansion nykyisessä järjestyksessä. Kohteet, joita et voi muokata, ohitetaan. Näitä voivat olla tiedostot, lomaketietueet, linkit ja ASiC-säiliöt.
• Liittyvien kohteiden muutokset tallennetaan yhdessä metatietojen kanssa. Tarkista molemmat ennen tallentamista.

Lomaketietueen päivämääräkentissä käytetään profiilissasi valittua asetusta Päivämäärän muoto. Voit muuttaa sitä avaamalla Minun profiilini.

Puuttuvien pakollisten arvojen täydentäminen

Resurssit, joilta puuttuu pakollisia metatietoarvoja, merkitään luettelo- tai pienoiskuvanäkymässä. Avaa Muokkaa napsauttamalla varoitusta, täydennä puuttuvat arvot ja tallenna.

Oletusmetatietokentät

Seuraavat kentät näkyvät ladatuissa tiedostoissa. Asiakirjan ID luodaan automaattisesti; muilla kentillä voit kuvailla asiakirjaa.

1. Nimi (otsikko) — näyttää tiedostonimen. Otsikon muuttaminen muuttaa myös tiedostonimeä, mutta tiedostopäätettä ei voi muuttaa tässä.
2. Muistiinpanot — sisältää pidempiä kuvauksia, kommentteja tai muita asiakirjan tietoja. Täydelliset verkko-osoitteet, jotka alkavat merkkijonolla http:// tai https://, muuttuvat napsautettaviksi tallennuksen jälkeen.
3. Tunnisteet — lisää avainsanoja, joilla voi luokitella, hakea ja hallita resursseja. Lisää tunniste kirjoittamalla pilkku sen perään.
4. Allekirjoittanut — sisältää asiakirjan allekirjoittaneiden henkilöiden nimet. Lisää uusi allekirjoittaja kirjoittamalla pilkku kunkin nimen perään.
5. Asiakirjan ID — jokaiselle ladatulle asiakirjalle automaattisesti luotava yksilöllinen numero. Sillä voi viitata asiakirjaan, yhdistää liittyviä resursseja tai ylläpitää ulkoista rekisteriä. Lue lisää kohteiden linkittämisestä ja liittämisestä.
6. Päivämäärä — sisältää asiakirjan kannalta olennaisen päivämäärän, kuten laatimis-, sopimus- tai laskupäivän.
7. Määräpäivä — sisältää asiakirjan eräpäivän. Se näkyy asiakirjan tietonäkymässä ja kansion luettelonäkymässä, kun eräpäiväsarake on käytössä. Ylläpitäjän työkalut → Työpöytä ja raportit → Määräpäivä lähenee näyttää asiakirjat, jotka ovat myöhässä tai erääntyvät seuraavien 30 päivän aikana. Tämä asiakirjan metatietokenttä on erillinen tehtävien ja työnkulkujen määräajoista. Työnkulun kenttä Määräaika on itsenäinen asetus.

Kohteiden tarkasteleminen ja löytäminen metatietojen avulla

• Tarkastele arvoja: avaa kohde nähdäksesi metatiedot tietonäkymässä.
• Vertaa asiakirjoja: lisää metatietosarakkeita kansion luettelonäkymään. Luetteloarvot voivat näkyä kentälle määritetyillä teksti- ja taustaväreillä.
• Etsi asiakirjoja: käytä metatietoarvoja ja muita indeksoituja tietoja hakuun Folderit-palvelussa.
• Automatisoi prosesseja: käytä metatietoja työnkulun ehdoissa automaatiosuunnittelijan avulla.

Tarvitsetko uuden kentän, värejä tai kansiomallin?

Jos haluat luoda kenttiä, muuttaa luettelovaihtoehtojen värejä tai ottaa kansiossa käyttöön yhteisen kenttäjoukon, katso Mukautetut metatietokentät ja kansiomallit. Opas käsittelee määritystä ja tarvittavaa oikeutta Metatietojen hallinta.

Tunnisteiden hallinta

Tunnisteiden luomista, alitunnisteita, hallintaa ja tunnisteisiin perustuvaa jakamista käsittelee Tunnisteiden hallinta.

Video-opas