Ohjeiden ja toimintaperiaatteiden hallinta
Pidä ohjeet järjestyksessä, ohjaa muutokset hyväksyttäviksi ja näe, ketkä ovat kuitanneet tarvittavat asiakirjat luetuiksi.
Folderit yhdistää ohjeiden hallinnan päivittäiseen asiakirjatyöhön. Omistajat käyttävät versiohistoriaa, tarkastusmuistutuksia ja hyväksyntätyönkulkuja. Työntekijät saavat lukukuittauspyynnöt ja löytävät julkaistut ohjeet yhteisestä paikasta.
Ohjeluonnoksesta kirjattuun lukukuittaukseen
Ohjeiden hallinta yhdistää asiakirjan, omistajan ja käsittelytoimet. Folderit auttaa koordinoimaan prosessin neljää osaa ilman jokaiselle ohjeelle erillistä sähköpostiketjua.
Anna omistajille työalue
Säilytä luonnokset laatijoille ja tarkastajille jaetussa kansiossa. Käytä versiohistoriaa revisioiden säilyttämiseen yhdessä ja aiempien versioiden hakemiseen.
Pidä työntekijöiden julkaistu ohjekirjasto erillään luonnostyöstä. Uuden version lähettäminen tekee siitä nykyisen tiedoston, ei automaattisesti hyväksyttyä julkaisua.
Anna päätös oikeille henkilöille
Lähetä ohje hyväksyttäväksi rinnakkain tai peräkkäin. Lakiosasto ja henkilöstöhallinto voivat esimerkiksi tarkastaa luonnoksen ennen osastopäällikön lopullista päätöstä.
Hyväksyjä voi hyväksyä, hylätä tai pyytää lisätietoja. Sopivasti määritetty työnkulku voi siirtää asiakirjan toiseen kansioon valmistuttuaan. Määritä julkaisun kohde ja sen oikeudet ennen käyttöönottoa.
Pyydä työntekijöiden lukukuittaukset
Käynnistä lukukuittaustyönkulku valituille käyttäjille tai ryhmille. Vastaanottaja näkee tehtävän Folderitissa ja voi saada sähköpostin omien ilmoitusasetustensa mukaisesti.
Hän avaa asiakirjan ja vahvistaa lukukuittauksen. Työnkulusta näet kutsutut ja vastanneet sekä voit seurata vielä odottavia henkilöitä.
Palauta ohje omistajalle arvioitavaksi
Aseta tarkastusmuistutus päivämäärällä, kellonajalla, vastaanottajalla ja viestillä. Muistutus voi toistua, ja asiakirjalla voi olla useita muistutuksia eri henkilöille tai päiville.
Kun ohje muuttuu, tarkasta uusi versio ja lähetä tarvittaessa uusi lukukuittauspyyntö. Määritetyn kansion lukukuittausautomaatio voi käynnistyä, kun asiakirja tai uusi versio lisätään.
Pidä hyväksyntä ja lukukuittaus erillään. Hyväksyntä kirjaa päätöksen julkaisemisesta. Lukukuittaus kirjaa vastaanottajan vastauksen. Kuittaus ei yksin todista ymmärtämistä tai koulutuksen suorittamista.
Rakenna käytännöllinen ohjerekisteri
Järjestä ohjeet osaston tai aiheen mukaan ja käytä mukautettuja metatietoja ja kansiomalleja yhtenäisiin kenttiin. Näytä tärkeät tiedot kansiosarakkeina, jotta omistaja voi tarkastella rekisteriä avaamatta jokaista tiedostoa.
| Kenttä | Esimerkki ja tarkoitus |
|---|---|
| Ohjeen viite | HR-014 – yhteinen viite kysymyksiin ja liittyviin menettelyihin. |
| Omistaja | Henkilöstöpäällikkö – ajantasaisuudesta vastaava henkilö. |
| Osasto tai kohderyhmä | Kaikki työntekijät – tarkoitettu yleisö, joka on eri asia kuin todelliset jakamisoikeudet. |
| Voimaantulopäivä | 1. marraskuuta 2026 – organisaation tarkoittama käyttöönottohetki. |
| Tarkastuspäivä | 1. marraskuuta 2027 – ajankohta, jolloin omistaja arvioi päivitystarpeen. |
| Ohjeen tila | Luonnos, tarkastettavana, julkaistu tai korvattu – tiimin määrittämät ja ylläpitämät tilat. |
Nämä ovat ehdotettuja kenttiä, eivät automaattisia julkaisusääntöjä. Päivämäärä tai tilamerkintä ei itsessään julkaise ohjetta, muuta oikeuksia tai luo muistutusta. Määritä toimet erikseen.
Auta työntekijöitä löytämään oikea ohje
Hae asiakirjan nimistä, metatiedoista ja tuettujen tiedostojen sisällöstä. Työntekijä voi etsiä viitettä tai ilmausta, kuten ”etätyö”, niiden aineistojen joukosta, joihin hänellä on oikeus.
Pidä muokkausoikeudet omistajilla
Käytä käyttöoikeuksia erottamaan ohjeiden muokkaajat lukijoista. Jaa julkaistu kirjasto tarvittaville käyttäjäryhmille ja tarkista jäsenyydet henkilöstön aloittaessa, vaihtaessa tiimiä tai lähtiessä.
Selvitä hyväksyjä, lukukuittaajat ja muutokset
Pidä työnkulun tiedot ohjeen yhteydessä
Työnkulun tiedot näyttävät osallistujat, päätökset ja aikaleimat. Lukukuittauksen etenemisestä näkee kutsutut ja valmistuneet vastaukset, ja yhteenvedon voi ladata omiin tietueisiin.
Tarkista tehtävän tila oikeaa tiedostoversiota vasten. Jos aktiivisen hyväksynnän aikana lähetetään uusi versio, nykyinen hyväksyntä liittyy edelleen aiempaan eikä hyväksy korvaavaa tiedostoa.
Käytä raportteja säännölliseen valvontaan
Ylläpitäjät voivat käyttää hallintapaneelia ja raportteja odottavien hyväksyntöjen tarkasteluun ja raporttien vientiin. Lisäksi tapahtumaloki tarjoaa erillisen historian järjestelmän toimista.
Erääntyvien asiakirjojen raportti käyttää asiakirjan Määräpäivä-metatietoa. Se ei automaattisesti raportoi mitä tahansa mukautettua Tarkastuspäivää tai työnkulun määräaikaa. Valitse prosessiin sopivat kentät ja raportit.
Esimerkki: etätyöohjeen päivittäminen. Henkilöstöhallinto valmistelee muutoksen luonnosalueella, lakiosasto tarkastaa ja valtuutettu omistaja julkaisee hyväksytyn tiedoston ohjekirjastoon. Henkilöstöhallinto käynnistää kuittauksen kohderyhmälle, seuraa vastauksia ja ajoittaa seuraavan tarkastusmuistutuksen. Testaa oikeudet ja työnkulku pienellä ryhmällä ennen koko yrityksen käyttöä.
Kysymyksiä ohjeiden hallinnasta Folderitissa
Miten tämä parantaa jaettua kansiota ja sähköpostia?
Jaettu kansio tarjoaa säilytyspaikan. Folderit lisää tiedostojen ympärille hyväksyntäpäätökset, lukukuittauspyynnöt, versiohistorian ja muistutukset. Omistaja tarkistaa etenemisen asiakirjan yhteydestä sähköpostien ja taulukoiden yhdistämisen sijaan.
Mihin pakettiin hyväksyntä ja lukukuittaus sisältyvät?
Medium sisältää yksinkertaiset hyväksyntä- ja lukukuittaustyönkulut, mukautetut metatiedot ja automaattisen säilytyksen. Tailor lisää edistyneen työnkulkujen suunnittelun, yksityiskohtaiset oikeudet, kertakirjautumisen ja muita ominaisuuksia. Käyttäjä- ja tallennustilarajat on määritetty paketeittain. Tarkista nykyiset paketit tiimisi ja työnkulkusi tarpeisiin.
Voivatko hyväksyntä ja lukukuittaus olla sama prosessi?
Kyllä. Folderit tukee monivaiheisia työnkulkuja, joissa hyväksyntää voi seurata lukukuittaus. Tailorin Työnkulkujen suunnittelutyökalu yhdistää vaiheet ja määrittää onnistumisen, epäonnistumisen tai aikakatkaisun toimet. Testaa julkaisupolku, jotta hylättyä luonnosta ei lähetetä työntekijöille.
Voiko ohje vaatia sähköisen allekirjoituksen?
Kyllä, allekirjoitus voi kuulua prosessiin organisaation tarpeen mukaan. Folderit eSign sisältyy Tailoriin. Valitse tarvittavan näytön perusteella hyväksyntä, lukukuittaus tai allekirjoitus.
Tekeekö ohjelmisto meistä vaatimustenmukaisia?
Folderit tukee dokumentoitua ohjeprosessia käyttöoikeuksilla, työnkulun tiedoilla ja tarkastusmuistutuksilla. Vaatimustenmukaisuus riippuu silti sisällöstä, sovellettavista vaatimuksista, koulutuksesta ja prosessin käytöstä. Laajempaa kokonaisuutta käsittelee ISO-asiakirjojen hallinta.
Aloita yhdestä ohjeesta ja sen todellisesta kohderyhmästä
Tuo ohje, hyväksyntävaiheet ja kuittauksen tarvitsevat henkilöt esittelyyn. Näytämme rekisterin järjestämisen, työnkulun määrittämisen ja syntyvän näytön tarkastelun Folderitissa.