Digitaalisten tietueiden hallintaohjelmisto
Hallitse asiakirjat ja jäsennellyt tietueet yhdessä. Folderit yhdistää sähköiset lomakkeet, haettavat metatiedot, hyväksynnät ja säilytysasetukset samaan paikkaan.
Rakenna tapahtumarekisteri, järjestä henkilöstötietueet tai pidä sopimukset tausta-aineistoineen yhdessä. Tiimi voi kerätä tarvittavat tiedot, löytää oikean tietueen ja seurata sen käsittelyhistoriaa.
Kerää tietueen tarvitsemat tiedot
Hyödyllinen tietue tarvitsee asiayhteyden: mitä se koskee, kuka vastaa ja mitkä päivämäärät ovat tärkeitä. Folderitissa säilytät tiedot tiedostojen yhteydessä tai keräät ne suoraan sähköisellä lomakkeella.
Luo tietueet eForms-lomakkeilla
Rakenna uudelleenkäytettävä lomake päivämäärillä, valintaluetteloilla, käyttäjäkentillä, pakollisilla arvoilla ja liitteillä. Lähetys luo jäsennellyn tietueen kansioon, jossa käyttäjä avasi lomakkeen. Tietojen säilyttämiseen ei tarvita erillistä Word-asiakirjaa.
Määritä tietueen nimi kenttäarvoista, kuten tapahtumatunnuksesta ja osastosta. Lisää tärkeät kentät kansiosarakkeiksi, jotta avaintiedot näkyvät avaamatta jokaista tietuetta. Tutustu eForms-lomakkeisiin.
Tuo nykyiset tiedostot ja sähköpostit
Lataa asiakirjat, tallenna valitut viestit ja liitteet Outlook-lisäosalla tai aktivoi kansion sähköpostituonnin osoite saapuville tiedostoille.
Myös asiakirjoja sähköpostilla lähettävä skanneri tai muu järjestelmä voi käyttää osoitetta. Valitse kohde ja määritä sen metatiedot, oikeudet sekä automaatio vastaanotettavien tietojen mukaan.
Käytä yhteisiä kenttiä tiimien välillä
Liitä eri lomakkeiden yhteensopivat kentät samaan olemassa olevaan metatietokenttään. Sopimus- ja palvelupyyntölomakkeen asiakkaan nimi voi esimerkiksi näkyä samassa kansiosarakkeessa. Kullakin tietueella säilyy oma arvonsa.
Valitse yhteys kenttää luotaessa. Kahden kentän sama nimi ei yhdistä niitä. Yhteiset metatiedot helpottavat eri lomakkeiden yhteisiä luetteloita ja hakuja.
Anna tietueille viitenumero
Määritä automaattinen numerointi asiakirjoille tai lomaketietueille juoksevalla numerolla ja päivämääräosilla. Yksi lomakenumerointimalli voi kattaa useita lomakemalleja.
Numerointi on eri asia kuin näytettävän tietuenimen malli. Se sisältyy Medium- ja Tailor-paketteihin.
Löydä oikea tietue ja seuraa ajankohtia
Hae tuntemasi tiedon perusteella
Käytä hakusuodattimia lomaketyypille, osastolle, asiakkaalle, päivämäärälle tai muulle metatiedolle. Lisää tehtäväsuodatin, kun tarvitset hyväksyntään tai muuhun työnkulkutehtävään liittyviä tietueita.
Syvähaku etsii myös tuettujen tiedostojen, kuten PDF:n, DOCX:n, PNG:n ja JPG:n, indeksoidusta sisällöstä. Skannauslaatu ja kieli vaikuttavat OCR-tarkkuuteen. XLSX-sisältö ei sisälly OCR-sisältöhakuun.
Vie hakutulokset metatietoineen Excel- tai CSV-muotoon. Käyttäjä näkee vain tiedot, joihin hänellä on oikeus.
Muuta tietueen päivämäärät muistutuksiksi
Määritä Automaattiset lomakemuistutukset voi määrittää ennen päivämääräkenttää tai sen jälkeen valinnaisilla ehdoilla ja valituilla vastaanottajilla. Säännöt voivat koskea sekä nykyisiä että uusia tietueita.
Lähetä esimerkiksi muistutus 30 päivää ennen sopimuksen päättymistä vain, kun tila on Aktiivinen. Valitse käyttäjä, ryhmä, sähköpostiosoite tai soveltuva vastaanottajakenttä ja lisää viestiin tietueen arvoja.
Näin määräajat kuuluvat tietueen määrityksiin erillisen käsin ylläpidettävän kalenterin sijaan.
Määritä säilytysajan päättymisen toimet
Folderit säilyttää tiedostot oletusarvoisesti ilman määräaikaa. Kun käytössä on automaattinen säilytyksen hallinta Medium- tai Tailor-paketissa, valitset ajan, aloituspäivän ja suoritettavan toimen.
- Valitse alkamisajankohta.Käytä olennaista metatietopäivää, kuten luontia, viimeistä muutosta tai hyväksyntää, säilytysajan laskennan aloituksena.
- Valitse lopputoimi.Siirrä tiedostot arkistokansioon tai roskakoriin tai poista ne pysyvästi. Arkistointi voi säilyttää nykyisen kansiorakenteen.
- Määritä laajuus ja poikkeukset.Sovella asetukset kansioon ja tarvittaessa alikansioihin. Ohita perityt asetukset yksittäiselle tiedostolle tai kansiolle, joka tarvitsee eri ajan.
Näytä Säilytyksen päättyminen kansioluettelossa ja käytä hallintapaneelia ja raportteja lähestyvien päivämäärien seuraamiseen. Organisaationne määrittää sopivat säilytysajat ja toimet; Folderit toteuttaa määrittämänne asetukset.
Hallitse käyttöä ja säilytä yhteys historiaan
Valitse, kuka saa tehdä mitäkin
Jaa tietueet niitä tarvitseville henkilöille tai ryhmille. Tailorin mukautetuilla käyttöoikeuksilla erottelet esimerkiksi esikatselun, lataamisen, versioiden päivittämisen, jakamisen ja poistamisen.
Dynaaminen vesileima on erikseen ostettava lisäosa. Käyttöönotosta ja suojauksesta kertovat Folderitin tietoturva sekä paikallisen asennuksen vaihtoehto.
Pidä päätökset tietueen yhteydessä
Käytä Asiakirjatyönkulut tukevat tarkastusta, hyväksyntää, lukukuittausta ja allekirjoittamista. Aseta osallistujat rinnakkain, peräkkäin tai mukautettuihin vaiheisiin ja siirrä kohde tarvittaessa toiseen kansioon onnistumisen jälkeen.
Työnkulun tiedot näyttävät osallistujat, päätökset, kommentit ja aikaleimat. Valitse allekirjoitustapa ja prosessiin sopiva paketti.
Pidä tiedostoversiot yhdessä
Lähetä korvaava tiedosto uutena tiedostoversiona säilyttääksesi aiemmat versiot yhteisten metatietojen kanssa. Versioluettelo tunnistaa nykyisen tiedoston ja näyttää, mihin versioon työnkulkutehtävä liittyy.
Aiemman version hyväksyntä ei hyväksy uutta versiota. Lähetä muutettu tiedosto erikseen hyväksyttäväksi, jos prosessinne sitä edellyttää.
Etsi ja vie tapahtumahistoria
Ylläpitäjät voivat suodattaa koko järjestelmän tapahtumalokia päivämäärän, käyttäjän, laajuuden ja toiminnon mukaan, esimerkiksi tarkastellakseen tietyn ajan latauksia tai poistoja.
Vie tapahtumaloki XLSX-, ODS- tai CSV-muodossa tarkastukseen. Tiimi voi verrata tapahtumatietoja omiin käytäntöihin ja menettelyihin.
Aloita yhdestä viikoittain käytetystä rekisteristä
Seuraavat ovat organisaationne tarpeisiin mukautettavia esimerkkejä.
Tapahtumarekisteri
Kerää tapahtumapäivä, paikka, osasto, kuvaus, vastuuhenkilö ja kuvat. Tee olennaisista kentistä pakollisia ja suodata osastolla tai päivämäärällä tarkastusta valmistellessasi.
Sopimusrekisteri
Tallenna vastapuoli, omistaja, tila ja päättymispäivä sekä sopimus liitteenä. Määritä uusimismuistutus ja numerointi, jotta keskusteluissa viitataan samaan tietueeseen.
Laitetiedot
Säilytä laitetunnus, sijainti, vastuuhenkilö ja huoltopäivät lomakkeella. Tarkastuslomakkeen suhdekentällä voi valita olemassa olevan laitetietueen ja yhdistää tarkastuksen oikeaan laitteeseen.
Sopikaa yhden tietuetyypin kentät, käyttöoikeudet ja tarkastuspäivät. Testaa muutamalla edustavalla tietueella ennen osaston laajuista käyttöä.
Katso, miten tietueenne toimisivat Folderitissa
Tuo esimerkkirekisteri, lomake tai säilytysprosessi esittelyyn tai kokeile rakentaa se itse.
Vertaa paketteja ja niiden ominaisuuksia tiimisi tarpeisiin.