Asiakirjojen ohjaus ja valvonta

Asiakirjojen hallintajärjestelmä

Tervetuloa Folderitiin – helppokäyttöiseen asiakirjojen hallintajärjestelmään, joka kokoaa pilvipohjaisen asiakirjahallinnan työkalut yhteen.

Pidä työ järjestyksessä ilman, että joudut etsimään tarvitsemiasi toimintoja tarpeettomien ominaisuuksien joukosta. Ratkaisu sopii erikokoisten yritysten tarpeisiin. Tämä asiakirjojen hallintajärjestelmä on suunniteltu nykypäivän^{liiketoiminnan} vaatimuksiin: joustavuus, tietoturva ja keskeiset työkalut auttavat tehostamaan yrityksesi tai projektisi toimintaa. Tallenna, tarkista ja hallitse asiakirjoja yhdessä paikassa, jaa niitä harkituilla käyttöoikeuksilla ja auta tiimiäsi etenemään.

Asiakirjojen hallintajärjestelmän hyödyt

Miksi ottaa asiakirjojen hallintajärjestelmä käyttöön? Etätyön yleistyessä tarvitset tavan koordinoida työtä tiimiläisten, osastojen ja asiakkaiden kesken. Folderitissa voit jakaa, tallentaa ja tarkistaa asiakirjoja yhdessä tiimisi kanssa. Kerää kommentteja ja allekirjoituksia ja seuraa versioita samassa ympäristössä käytössäsi olevien ominaisuuksien mukaisesti. Määritä käyttäjien käyttöoikeudet, järjestä asiakirjarakenne tiimin tarpeisiin ja seuraa muutoksia ilmoitusten ja työnkulkujen avulla. Folderit auttaa hallitsemaan asiakirjoja luonnoksesta valmiiseen lopputulokseen.

Seuraava ratkaisusi asiakirjojen hallintaan

Folderit on nykyaikainen asiakirjojen hallintaratkaisu pienille ja suurille yrityksille ja organisaatioille. Ystävällinen asiakastuki ja selkeät ohjeet auttavat käyttämään tiimin aikaa järkevästi. Tutustu myös eri tilausten ominaisuuksiin ja valitse tarvitsemasi kokonaisuus.

Helppokäyttöinen asiakirjahallinta

Tarjoamme nykypäivän^{liiketoiminnan} vaatimuksiin suunniteltua asiakirjahallintaa, jossa käyttökokemus on keskeisessä asemassa. Selkeä käyttöliittymä, mukautettavat asiakirjatiedot ja tehokkaat hakutyökalut tukevat päivittäistä työtä. Käyttäjälähtöinen lähestymistapa auttaa löytämään tarvittavat työkalut ja asiakirjat ilman tarpeetonta etsimistä. Järjestä näkymät ja tiedot oman työsi kannalta hyödyllisellä tavalla. 

Käyttöä helpottavat myös:

• Nykyaikainen käyttöliittymä ja mukautettavat näkymät
• Sisäänrakennettu OCR-haku – etsi tekstiä tuetuista asiakirjoista, PDF-tiedostoista ja kuvista samalla haulla
• Ystävällisen asiantuntijatiimimme tuki
• Ohjeet ja artikkelit, joiden avulla saat järjestelmästä enemmän irti

Monipuolinen asiakirjojen hallinta

Joustavuus on liikkuvan työelämän keskeinen vaatimus. Folderit auttaa pitämään yhteyden asiakirjoihin sijainnistasi riippumatta. Erilaiset jakamistavat ja työnkulkujen työkalut tukevat asiakirjaprosessejasi.

• Pidä tiimit ja osastot yhteydessä määrittämällä niiden asiakirja-alueet, käyttöoikeudet ja sähköpostituonti 
• Käytä asiakirjoja eri paikoista mobiiliystävällisen käyttöliittymän avulla. Suunnittele tarvittaessa myös paikalliset kopiot ja niiden ajantasaisuus häiriötilanteita varten
• Jaa asiakirjoja, osioita tai koko tilin käyttöoikeuksia muille käyttäjille tai käytä sallituissa tilanteissa julkista linkkiä. Valitse aina tehtävän edellyttämät käyttöoikeudet

Pidä työ järjestyksessä

Yrityksen johtamisessa on monta liikkuvaa osaa. Asiakirjojen hallintajärjestelmä auttaa pitämään kokonaisuuden selkeänä ja tehokkaana. Sähköpostituonti, tapahtumaloki, muutosilmoitukset, asiakirjojen väliset linkitykset ja metatiedot auttavat säilyttämään tiedon oikeassa paikassa. 

• Seuraa asiakirjojen tapahtumia tapahtumalokista ja tarkastele aiempia tiedostoversioita
• Hyödynnä sähköpostituontiin tarkoitettuja osoitteita määritetyissä asiakirja-alueissa
• Aseta muistutuksia tärkeille määräajoille
• Kerää hyväksyntätyönkulussa kommentit ja päätökset määritetyssä järjestyksessä tai samanaikaisesti

Tietoturva

Folderit suojaa tallennetut asiakirjat salauksella ja varmuuskopioinnilla. Tiedonsiirrossa käytetään salattua yhteyttä. Määritä organisaation tietoturvakäytäntöön sopivat salasanavaatimukset ja muut käytössä olevat kirjautumissäännöt. Tarkista ajantasaiset suojaus- ja varmistustiedot luottamuskeskuksesta ja sovi omaan käyttöösi tarvittavat menettelyt.

Lopuksi

Folderit tarjoaa erikokoisiin asiakirjahallinnan tarpeisiin sopivia tilauksia. Kokeile maksutta ja tutustu helppokäyttöiseen asiakirjahallintaan itse. Asiakirjojen hallintajärjestelmän lisäksi blogista ja ohjeista löydät näkökulmia asiakirjahallinnan ja muiden pilviratkaisujen käyttöön pienyrityksistä suuriin organisaatioihin. Tiimimme vastaa mielellään kysymyksiisi ja auttaa suunnittelemaan tarpeisiisi sopivan kokonaisuuden.