Säilytysajan automatisointi
Oletusarvoisesti kaikki tiedostosi säilytetään pysyvästi. Voit kuitenkin helposti määrittää oman säilytysajan minkä tahansa kansion tiedostoille tai yksittäisille tiedostoille. Kun asiakirjat saavuttavat määritetyn iän, ne arkistoidaan asetustesi mukaisesti automaattisesti toiseen kansioon, siirretään roskakoriin tai poistetaan pysyvästi.
Säilytysaikojen hallinta sisältyy Medium- ja Tailor-paketteihin.
Säilytysajan määrittäminen kansiolle ja haluttaessa sen alikansioille:
- Etsi kansio luettelonäkymästä.
- Napsauta asetuskuvaketta (hammasratasta).
- Valitse avattavasta valikosta ’Säilytys’.
- Ota toiminto käyttöön valitsemalla ’Aktiivinen’ ja määritä säilytysaika. Näet lisää vaihtoehtoja napsauttamalla ’Lisäasetukset’.
- Valitse ’Säilyttämisen alkamispäivä -kenttä’ ja määritä metatietokenttä, jonka perusteella säilytysaika alkaa kulua. Voit valita esimerkiksi mukautetun metatietokentän, luontipäivän, viimeisimmän muokkauspäivän, hyväksymisajan tai muun soveltuvan kentän.
- Valitse Kohdistuu: määrittääksesi, mihin kohdetyyppeihin säilytyskäytäntöä sovelletaan. Voit valita useita vaihtoehtoja.
- Tiedostot — ladatut tiedostot.
- Linkkejä — linkkikohteet.
- Kansiot — kansiokohteet.
- Kaikki tietueet — kaikki lomaketietueet lomakemallista riippumatta.
- Yksittäiset lomakemallit — vain valituista malleista luodut tietueet.
- Valitse toiminto: arkistointi kansioon, siirtäminen roskakoriin tai pysyvä poistaminen.
- Jos valitset vaihtoehdon ”Arkistoi kansioon”, sinun on määritettävä kohdekansio, johon asiakirjat siirretään säilytysajan päättyessä. Voit myös säilyttää olemassa olevan kansiorakenteen uudessa kohteessa. Näin koko kansiohierarkia säilyy yksittäisten tiedostojen lisäksi.
- Valitse, otetaanko Käytä myös alikansioissa käyttöön. Tämä asetus määrittää, sovelletaanko käytäntöä myös alikansioihin. Kohdistuu: määrittää puolestaan kohdetyypit.
- Napsauta ’Tallenna’.
HR-esimerkki: Jos työntekijän henkilökohtaiset asiakirjat on poistettava työsopimuksen päätyttyä, tallenna sopimuksen päättymispäivä työntekijän kansion päivämäärätyyppiseen metatietokenttään. Valitse tämä kenttä kohtaan Säilyttämisen alkamispäivä -kenttä, valitse Kansiot kohdassa Kohdistuu: ja määritä säilytysaika sekä poistotoiminto. Koko työntekijän kansio sisältöineen voidaan tällöin poistaa yhdessä kansion sopimuksen päättymispäivän perusteella.
Voit määrittää poikkeuksia kaikille kansioille ja tiedostoille, joihin ylemmän tason asetukset vaikuttavat. Etsi tiedosto tai kansio, jonka haluat jättää käytännön ulkopuolelle, ja valitse avattavasta valikosta ’Säilytys’. Näet nykyiset asetukset ja kaksi tapaa ohittaa ne. Valitse ’Aktiivinen’, jos haluat määrittää tiedostolle tai kansiolle oman säilytysajan, tai ’Ei aktiivinen’, jos haluat säilyttää sen pysyvästi.
VINKKI: Näytä jäljellä oleva säilytysaika luettelonäkymässä määrittämällä yksi luettelon sarakkeista näyttämään ”Säilytys päättyy”.
VINKKI 2: Näet luettelon kaikista tiedostoista, joiden säilytysaika on päättymässä, siirtymällä näkymään ’Työpöytä ja raportit’.