Terveydenhuollon asiakirjahallinta
Hallitse terveydenhuollon asiakirjat, mukautetut lomakkeet ja tarkastukset samassa hallitussa työtilassa.
Anna henkilöstölle selkeä paikka potilaskirjeenvaihdolle, ulkoisille raporteille, ohjeille ja toiminnan tietueille. Folderit yhdistää haettavat tiedostot, jäsennellyt tiedot, versiohistorian ja hyväksyntäpäätökset työtä tekeville määritetyillä oikeuksilla.
Hae tiedostoja ja lomakekenttiä sekä rajaa tulokset tiimisi käyttämillä tiedoilla.
Rakenna eForms-lomakkeet pakollisilla kentillä ja liitteillä.
Osoita tarkastukset, seuraa vastauksia ja muistuta vastuuhenkilöitä.
Korvaa hajanaiset lomakkeet haettavilla tietueilla
Liite kertoo vain osan: kuka vastaa jatkotoimista ja milloin on seuraava tarkastus? Folderit eForms kerää tiedot jäsenneltyihin tietueisiin pakollisilla kentillä, päivämäärillä, käyttäjävalinnoilla ja liitteillä. Tietueet ovat kansioissa haettavina, tarkastettavina ja käyttöoikeuksilla suojattuina.
Tapahtumien ja jatkotoimien tietueet
Määritä tapahtumapäivä, paikka, luokka, tosiasiallinen kuvaus ja vastuullinen tarkastaja. Säilytä näyttö tietueen yhteydessä ja pyydä jatkotehtävällä selvityksen tai korjaavan toimenpiteen tiedot.
Laitteiden huoltorekisterit
Tallenna laitetunnus, huoltopäivä, urakoitsija, seuraava huolto ja raportti. Näytä kentät sarakkeina, jotta rekisterin voi tarkastaa avaamatta jokaista tietuetta.
Pätevyydet ja uusimispäivät
Säilytä pätevyydet, toimittajatodistukset ja muu uusittava näyttö omistajan ja päättymispäivän kanssa. Määritä päivämäärään perustuvat lomakemuistutukset, esimerkiksi 30 päivää ennen päättymistä prosessiisi sopivilla ehdoilla ja vastaanottajilla.
Luo Tailorissa mallit oman organisaation menettelyjen mukaan. Valitse aidosti tarvittavat tiedot ja kullekin tiimille sopivat oikeudet.
Muuta lähetetty tietue selkeäksi seuraavaksi vaiheeksi
Käytä Työnkulkujen suunnittelutyökalua käynnistimien, ehtojen ja tehtävien yhdistämiseen. Voit määrittää esimerkiksi tämän sisäisen tapahtuman jatkokäsittelyn:
- Vastaanota ilmoitusTyöntekijä lähettää tapahtumalomakkeen sovittuun kansioon vaadittuine faktoineen ja liitteineen.
- Pyydä tarkastajaa täydentämään jatkotoimetTätä varten Täytä kentät -tehtävä pyytää valittua tarkastajaa päivittämään kyseisen lomaketietueen määritetyt kentät. Valitse muokattavat kentät ja näkyvät taustatiedot.
- Tarkasta tulosLähetä täydennetty tietue hyväksyttäväksi. Liitä onnistuminen, hylkäys ja aikakatkaisu oikeisiin jatkotoimiin, jotta myöhästyneellä tai hylätyllä työllä on vastuuhenkilö.
Tämä esimerkki on määritettävä ja testattava tiimin kanssa. Vastaanottajat, ehdot ja valmistumissäännöt asetetaan nimenomaisesti.
Pidä ohjeet ajan tasalla ja kerää lukukuittaukset
Tarkasta ja hyväksy menettelyt sekä lähetä oikea versio henkilöstön luettavaksi ja kuitattavaksi. Seuraa vastanneita ja odottavia. Kuittaus tallentaa vastauksen; koulutus ja osaamisen arviointi kuuluvat edelleen organisaation omaan prosessiin.
Tutustu Folderitin ohjeiden hallintaan.
Käytä tietueen tietoja asiakirjoissa
Luo vakiomuotoinen kansilehti, huoltovahvistus tai sisäinen raportti eForms-tietueesta ODT-mallilla ja PDF- tai DOCX-asiakirjan luonnilla. Tarkasta tulos ennen julkaisua.
Linkitetyt lomakkeet voivat siirtää valitut arvot toisen lomaketyypin uuteen tietueeseen ja vähentää uudelleensyöttöä prosessien välillä.
Järjestä asiakirjat henkilöstön hakutavan mukaan
Käytä selkeitä viitteitä ja kenttiä
Järjestä asiakirjat osaston, tietueryhmän tai asiaviitteen mukaan. Lisää päivämäärä, vastuutiimi ja tarkastuspäivä metatiedoiksi. Käsittele potilasaineisto käyttöönotollenne sovittujen oikeus- ja käsittelysääntöjen mukaisesti.
Ulkoisten raporttien rekisterissä voivat näkyä asiaviite, raporttityyppi, vastaanottopäivä ja tarkastaja. Pidä henkilöstön pätevyydet ja toimintaohjeet omissa käyttöoikeusrajoissaan.
Hae sisältöä ja pidä revisiot yhdessä
OCR-sisältöhaku löytää tekstiä tuetuista tiedostoista ja skannauksista. Rajaa tuloksia metatiedoilla ja kansioilla. Laatu, kieli ja muoto vaikuttavat tunnistukseen.
Käytä toimintoa Lähetä uusi versio olemassa olevan tiedoston päivittämiseen. Aiemmat versiot pysyvät historiassa, josta näet muutokset ja tarkastetun version.
Liitä käyttöoikeudet, vastuut ja säilytys päivittäiseen työhön
Anna kullekin tarvittavat oikeudet
Jaa valitut tiedostot tai kansiot nimetyille käyttäjille ja ryhmille. Käyttöoikeustasot erottavat lähetyksen, esikatselun, katselun ja muokkauksen. Tailor lisää toimintokohtaiset oikeudet. Tarkista periytyvät oikeudet erottaessasi osastoja tai luottamuksellisia tietuetyyppejä.
Hallitse kirjautumista ja tarkastele tapahtumia
Folderit tarjoaa salatut yhteydet ja tallennuksen 256-bittisen salauksen. Ylläpitäjät määrittävät kaksivaiheisen tunnistautumisen, salasanat ja IP-rajoitukset. Tapahtumalokit tallentavat lähetykset, esikatselut, lataukset, oikeusmuutokset ja muut tuetut toimet valtuutettua tarkastelua varten.
Sovella oikeaa säilytysaikataulua
Mediumissa ja Tailorissa määrität automaattisen säilytyksen hallinnan aloituspäivän ja arkistointi- tai poistotoimen perusteella. Valitse aika tietuetyypin ja velvoitteiden mukaan. Huomioi poikkeukset, versiot, lokit ja varmuuskopioiden säilytys.
Tarkasta näyttö ennen käyttöönottoa
Folderitin luottamuskeskus tarjoaa ISO/IEC 27001:2022- ja Cyber Essentials -sertifiointitiedot, hallintakeinot ja käsittelydokumentaation. Vahvista sijainti, palautuminen, sopimusehdot ja mahdollinen BAA suunnitellulle käytölle.
Aiotteko säilyttää HIPAA:n suojaamia terveystietoja? Sopikaa suojauksista ja sopimuksista ennen käyttöä. Folderit tarjoaa HIPAA-suojatoimia ja BAA-keskustelun; myös määrityksenne ja toimintamenettelynne ovat tärkeitä. HHS:n HIPAA- ja pilvipalveluohje selittää BAA:n sekä terveydenhuollon oman riskinarvioinnin roolin.
Suunnittele tiimillesi sopiva käyttöönotto
Miten Folderit toimii EHR- tai EMR-järjestelmän rinnalla?
Käytä Folderitia asiakirjoihin, jäsenneltyihin toiminnan tietueisiin ja niiden tarkastuksiin. EHR tai EMR vastaa omista kliinisistä tehtävistään, kuten potilaskertomuksesta ja lääkemääräyksistä. Sopikaa tietojen sijainti ja löytäminen eri järjestelmistä. EHR-yhteys ja erikoistunut kuvantamistyönkulku edellyttävät erikseen varmistettua integraatiota ja laajuutta.
Mihin pakettiin lomakkeet ja työnkulkuautomaatio sisältyvät?
Tailor sisältää eForms-lomakkeet, työnkulkujen suunnittelun, yksityiskohtaiset oikeudet, kertakirjautumisen ja API:n. Medium sisältää yksinkertaiset hyväksynnät ja lukukuittaukset, metatiedot, numeroinnin ja säilytysautomaation. Kaikilla paketeilla on käyttäjä- ja tallennustilarajat. Vertaa nykyisiä paketteja tiimisi, aineistosi ja prosessisi tarpeisiin.
Voimmeko ylläpitää Folderitia omassa infrastruktuurissamme?
Kyllä. Pilvipalvelun lisäksi paikallinen asennus on mahdollinen. Vahvista infrastruktuurin, varmuuskopioiden, ylläpidon, tuen ja palautumisen vastuut.
Voiko sen yhdistää muihin terveydenhuollon järjestelmiin?
Folderit tarjoaa API:n ja integraatiovaihtoehtoja. Yhteys riippuu molempien järjestelmien tuesta, tietojen vastaavuudesta ja toteutuksesta. Kerro tarkka järjestelmä ja siirtotarve. Tutustu saatavilla oleviin integraatioihin ja varmista lopputulos ennen siihen tukeutumista.
Tutustu klinikkasi asiakirjaprosessiin Folderitissa
Tuo yksi prosessi, kuten laiterekisteri, ohjetarkastus tai tapahtuman jatkokäsittely. Käymme tietueen, oikeudet, tehtävät ja muistutukset läpi kanssasi. Käytä esittelyssä kuvitteellista tai tunnisteetonta esimerkkiaineistoa.