Asiakirjahallinta kirjanpitäjille
Pidä asiakastiedostot, laskuhyväksynnät ja tilinpäätöksen työpaperit yhdessä järjestelmässä.
Folderit tarjoaa kirjanpitäjille paikan kerätä, löytää, tarkastaa ja säilyttää työn tausta-asiakirjat. Hallitse asiakaskohtaiset oikeudet, revisiot ja tiedostoon liittyvät hyväksyntäpäätökset.
Käytä sitä veroasiakirjoille, kuiteille, palkkatiedoille, toimeksiantokirjeille ja auditointinäytölle toimistoosi sopivilla työnkuluilla ja tietueilla.
Anna asiakkaalle selkeä paikka asiakirjojen toimittamiseen
Rakenna yhdenmukaisesti asiakkaan, tilikauden ja toimeksiannon mukaan. Erota saapuva aineisto sisäisistä työpapereista ja valmiista tuotoksista. Anna kullekin vain tarvittava alue.
Kerää tiedostot asiakaskansioihin
Jaa vastaanottokansio oikeudella Vain lähetys. Asiakas voi toimittaa kuitit, tiliotteet ja veroaineiston näkemättä muiden lisäämää sisältöä.
Valmiille asiakirjoille käytä katseluoikeutta, kun asiakas saa ladata ja tulostaa, tai vain esikatselua tuetulle sisällölle ilman latausta. Jätä muokkaaminen vastuuhenkilöille.
Vastaanota tiedostot sähköpostilla
Aktivoi kansiokohtainen sähköpostiosoite asiakkaiden, skannerien tai muiden järjestelmien liitteille. Kohde on lisättävä Vastaanottaja- tai Kopio-kenttään, ei Piilokopio-kenttään. Jokainen osoitteen tietävä voi lähettää siihen, joten jaa osoite tarkoitetuille lähettäjille.
Myös Folderitin Outlook-lisäosa antaa tiimin tallentaa valitut viestit ja liitteet oikeaan kansioon.
Kerää tiedot tiedoston kanssa
Käytä eForms-lomakkeita Tailorissa kulupyyntöihin, toimittajapyyntöihin tai asiakastietueisiin. Lisää kausi, vastuukirjanpitäjä ja liitteet. Pakolliset kentät auttavat toimittamaan tarvittavat tiedot.
Lomake luo haettavan tietueen. Määritä lähettäjät, katselijat ja muokkaajat sekä liitä tarvittaessa hyväksyntätyönkulku.
Esimerkki asiakasrakenteesta: Asiakas → 2026 → Saapuvat / Työpaperit / Hyväksytyt tuotokset. Asiakas saa lähettää Saapuvat-kansioon, tiimi käsittelee Työpaperit ja asiakas katselee Hyväksyttyjä tuotoksia. Tarkista periytyvät oikeudet ennen luottamuksellisen aineiston käyttöä.
Ohjaa lasku vastaanotosta kirjattuun päätökseen
Folderitin hyväksyntätyönkulut voivat olla rinnakkaisia, peräkkäisiä tai mukautettuja. Tarkastaja hyväksyy, hylkää tai pyytää lisätietoa. Päätökset ja kommentit pysyvät historiassa.
- Vastaanota lasku asiayhteyksineenLataa tai lähetä tiedosto vastaanottokansioon. Lisää toimittaja, laskunumero, asiakas tai yhtiö, kausi ja tarkastaja metatiedoiksi tai kerää ne laskulomakkeella.
- Täydennä puuttuvat tiedoteForms-tietueen Täytä kentät -tehtävä voi pyytää kirjanpitäjältä ostotilausviitteen tai kustannuspaikan ennen hyväksyntää. Tehtävä päivittää lomakekenttiä, ei tavallisen PDF:n metatietoja.
- Ohjaa päätösLähetä valmis tietue valtuutetulle hyväksyjälle. Tailorin suunnittelutyökalulla määrität ehdot ja erilliset onnistumis-, epäonnistumis- ja aikakatkaisupolut. Testaa kaikki reitit esimerkkilähetyksillä.
- Siirrä hyväksytty työ seuraavaan prosessiinMääritä onnistunut työnkulku siirtämään asiakirja hyväksyttyjen tai käsittelyvalmiiden kansioon. Kirjanpitovienti ja maksu jäävät talousjärjestelmään, ellei erillistä integraatiota ole määritetty ja varmennettu.
Tämä on esimerkkimääritys, ei valmis ostoreskontrapalvelu. Määritä hyväksyntävaltuudet, kentät ja poikkeukset toimistosi menettelyjen mukaan.
Hyväksy ja allekirjoita toimeksiantoasiakirjat
Ohjaa toimeksiantokirjeet ja muut asiakirjat hyväksynnän kautta sähköiseen allekirjoitukseen. Folderit eSign sisältyy Tailoriin. DocuSign-integraatio on vaihtoehto omine palveluvaatimuksineen.
Luo toistuvat asiakasasiakirjat
Käytä Asiakirjojen luonti täyttää ODT-mallin eForms-tietueen arvoilla ja tuottaa PDF- tai DOCX-tiedoston. Valmistele yhdenmukaiset toimeksiantokirjeet, vahvistukset ja kansilehdet. Tarkasta tulos ennen julkaisua.
Löydä näyttö ja tunnista työversio
Hae tiedostonimeä laajemmin
Syvähaku löytää tekstiä tuetuista asiakirjoista ja skannauksista, kuten PDF-, DOCX-, PNG- ja JPG-tiedostoista. Hae toimittaja tai viite ja rajaa kansiolla, päivämäärällä tai metatiedolla.
OCR-tarkkuuteen vaikuttavat skannauslaatu ja kieli. XLSX-sisältö ei kuulu OCR-hakuun, joten käytä taulukoille selkeitä nimiä ja metatietoja.
Säilytä revisiot historiassa
Lähetä päivitys uutena versiona nykyiseen tiedostoon. Aiemmat versiot säilyvät. Tehtäväilmaisimet näyttävät hyväksynnän version: vanhan version hyväksyntä ei hyväksy myöhempää lähetystä.
Käytä Microsoft 365 -integraatiota Word-, Excel- ja PowerPoint-asiakirjojen luomiseen ja muokkaukseen. Tallennetut muutokset näkyvät versiohistoriassa.
| Kenttä | Esimerkki |
|---|---|
| Asiakas / yhtiö | Example Trading Ltd |
| Raportointikausi | 2026 Q4 |
| Asiakirjatyyppi | Ostolasku, tiliote, verotyöpaperi |
| Viite | Toimittajan lasku INV-1048 |
| Vastuukirjanpitäjä | Toimeksiantoon nimetty tiimin jäsen |
Käytä kansioiden metatietomalleja rekisterin yhdenmukaistamiseen ja näytä tärkeät kentät sarakkeina. Automaattinen asiakirjanumerointi voi muodostaa sisäisen viitteen. Säilytä toimittajan alkuperäinen laskunumero omassa kentässään.
Tilinpäätöstyössä: pidä näyttö, luonnokset ja lopulliset tuotokset määritetyissä paikoissa. Nimeä tarkastajat, varmista hyväksyttävä versio ja muistuta jatkotoimista. Metatieto kuvaa tietuetta eikä itsessään kirjaa tapahtumia tai laske saldoja.
Hallitse asiakaspääsy ja valmistele aineisto tarkastukseen
Määritä käyttö- ja kirjautumissäännöt
Jaa tietyt kansiot vastuuhenkilöstölle ja asiakkaalle. Folderit tarjoaa salatut yhteydet ja tallennuksen 256-bittisen salauksen. Ylläpitäjä voi edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista ja määrittää salasana- sekä IP-säännöt kohdassa Tietoturvakäytäntö.
Tailor lisää yksityiskohtaiset oikeudet ja kertakirjautumisen. Tutustu luottamuskeskukseen toimistosi vaatimusten näkökulmasta.
Rajaa auditoijan tarkastus
Jaa valitut näyttökansiot nimetyille tarkastajille ja määritä käyttöoikeuden päättyminen tarvittaessa. Ylläpitäjät voivat suodattaa tapahtumalokia käyttäjän, päivämäärän, laajuuden ja toiminnon mukaan sekä viedä sen XLSX-, ODS- tai CSV-muodossa.
Jakamisoikeuden päättäminen ei palauta ladattuja kopioita. Tarkista myös muut käyttöreitit tarkastusta sulkiessasi.
Sovella omaa säilytysaikataulua
Mediumissa ja Tailorissa määrität automaattisen säilytyksen hallinnan kansioille tai tiedostoille. Valitse alkupäivä ja lopputoimi: arkistokansio, roskakori tai pysyvä poisto.
Määritä ajat velvoitteiden ja poikkeusten mukaan. Yksi yleinen aika ei kata kaikkia asiakkaita, oikeusalueita ja asiakirjatyyppejä.
Pidä tuleva työ näkyvissä
Määritä kertaluonteiset tai toistuvat muistutukset käyttäjille ja ryhmille. Työnkulut näkyvät vastaanottajan tehtävissä, ja ylläpidon raportit auttavat tarkastelemaan odottavia hyväksyntöjä, erääntyviä asiakirjoja ja säilytyksen päättymisiä.
Erääntyvien asiakirjojen raportti käyttää Määräpäivä-metatietoa. Työnkulun määräajat määritetään erikseen.
Valitse toimistoosi sopiva ratkaisu
Korvaako Folderit kirjanpito-ohjelmiston?
Folderit hallitsee asiakirjat, tietueet ja niiden prosessit. Pidä pääkirja, täsmäytys, verolaskelmat ja maksut niihin suunnitelluissa taloustyökaluissa. Järjestä Folderitissa tausta-aineisto ja päätökset.
Voiko sen yhdistää talousjärjestelmäämme?
Folderit tarjoaa API:n ja automaatioyhteyksiä esimerkiksi Zapierin ja Maken kautta. Toimiva yhteys riippuu molempien järjestelmien toiminnoista, tietojen vastaavuudesta ja määrityksistä. Tutustu integraatiovaihtoehtoihin ja testaa tarkoitettu siirto ennen käyttöä. Vahvista Folderitin Zapier-liitännän ajantasainen saatavuus ja mahdolliset betavaiheen rajoitukset.
Mihin pakettiin kirjanpidon työnkulut sisältyvät?
Medium sisältää yksinkertaiset hyväksynnät ja lukukuittaukset, metatiedot, numeroinnin ja säilytysautomaation. Tailor lisää suunnittelutyökalun, eForms-lomakkeet, Folderit eSignin, yksityiskohtaiset oikeudet, kertakirjautumisen ja API:n. Tarkista käyttäjä- ja tallennustilarajat nykyisestä hinnastosta henkilöstön, asiakkaiden pääsyn ja työnkulkujen tarpeisiin.
Voiko asiakas lähettää asiakirjat ilman Folderit-tiliä?
Nimetyn käyttäjän kansiojako vaatii rekisteröitymisen. Aktivoituun kansion sähköpostiosoitteeseen voi lähettää ilman kirjautumista. Julkinen jakolinkki on eri mekanismi, jota jokainen osoitteen saanut voi käyttää. Valitse nimetty käyttäjä, kun oikeuden on perustuttava henkilöllisyyteen.
Voivatko eri yritykset saada omat tilansa?
Yritysten alitileillä on omat osiot, jäsenet, ylläpitäjät ja ryhmät. Haku toimii kussakin alitilissä erikseen. Valitse hallinnollisten rajojen mukaan yhden tilin asiakaskansiot tai erilliset alitilit.
Voiko Folderitin asentaa omaan infrastruktuuriin?
Pilvipalvelun lisäksi paikallinen asennus on saatavilla. Keskustele Folderitin kanssa palvelinympäristöstä, käyttövastuista ja erillisen ympäristön vaatimuksista ennen valintaa.
Kokeile yhtä asiakastoimeksiantoa Folderitissa
Tuo esimerkkiasiakaskansio ja tarkastusprosessi. Näytämme tiedonkeruun, oikeudet, päätösten kirjaamisen ja näytön löytämisen uudelleen.