Mukautetut työnkulkumenetelmät

Mukautettujen työnkulkumenetelmien avulla ylläpitäjät voivat sovittaa Folderit-järjestelmän työnkulkujen vakiotoiminnan organisaationsa termeihin ja päätöksentekoprosessiin.

Esimerkiksi tavallisen hyväksyntätyönkulun nimeksi voidaan antaa Management Review, Laaduntarkastus, Oikeudellinen tarkastus tai muu sisäinen prosessi. Hyväksynnän perustoiminta säilyy samana, mutta menetelmän nimeä, toimintopainikkeita, tulosten otsikoita, viestejä, värejä, delegointisääntöjä ja tiedoston käyttöoikeuksia voi mukauttaa.

Missä mukautettuja menetelmiä hallitaan

Siirry kohtaan:
Ylläpitäjän työkalut → Työnkulut → Menetelmät

Sivulla on seuraavat osiot:

• Perusmenetelmät — Folderit-järjestelmän vakiotyönkulkumenetelmät;
• Mukautetut menetelmät — organisaatiollesi luodut menetelmät.

Vakiomenetelmien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Käytettävissä olevat vakiomenetelmät voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä koko työtilassa.

Jos organisaatiosi ei esimerkiksi käytä menetelmiä DocuSign tai eID, voit poistaa ne käytöstä, jolloin käyttäjät eivät enää näe niitä työnkulkuja luodessaan.

Menetelmän poistaminen käytöstä poistaa sen organisaation käytettävissä olevista työnkulkuvaihtoehdoista. Se ei korvaa tai muuta siihen perustuvia olemassa olevia mukautettuja menetelmiä.

Napsauta Tallenna muutettuasi käytössä olevia menetelmiä.

Mukautetun työnkulkumenetelmän luominen

Napsauta Menetelmät-sivun yläreunasta + Custom.

1. Valitse perusmenetelmä

Valitse Folderit-menetelmä, jonka toimintaa uuden menetelmän tulee käyttää.

Käytettävissä olevia perusmenetelmiä voivat olla:

• Hyväksyntä
• Lukukuittaus
• DocuSign
• eSign
• eID
• Täytä kentät

Valittu perusmenetelmä määrittää käytettävissä olevat toiminnot ja työnkulun toiminnan.

Esimerkiksi:

• hyväksyntään perustuva menetelmä voi sisältää hyväksymis-, hylkäys- ja tarkennustoimintoja;
• lukukuittaukseen perustuva menetelmä sisältää tavallisesti yhden lukukuittaustoiminnon;
• eSign-pohjainen menetelmä noudattaa sähköisen allekirjoituksen prosessia;
• kenttien täyttämiseen perustuva menetelmä pyytää vastaanottajaa täyttämään tai päivittämään lomaketietueen kenttiä.

2. Anna oletusnimi

Oletusnimi on nimi, jonka käyttäjät näkevät valitessaan tämän menetelmän työnkulkuun.

Esimerkkejä:

• Management Review
• Oikeudellinen hyväksyntä
• Laaduntarkastus
• Käytännön vahvistaminen
• Julkaisulupa

3. Määritä delegointi

Ota Salli delegointi käyttöön, jos vastaanottajat saavat delegoida tehtävänsä toiselle käyttäjälle.
Poista se käytöstä, jos nimetyn vastaanottajan on suoritettava tehtävä henkilökohtaisesti.

4. Määritä työnkulun tiedoston käyttöoikeudet

Valitse, millaisen käyttöoikeuden työnkulun vastaanottaja saa kohteeseen.

Käytettävissä olevia vaihtoehtoja voivat olla:

• Ei pääsyä
• Esikatselu
• Katselija
• Muokkaaja
• Mukautettu

Tällä asetuksella määrität, antaako työnkulkutehtävä itsessään oikeuden tiedoston katseluun, lataamiseen tai muokkaamiseen.

5. Mukauta työnkulun otsikkotekstejä

Napsauta Customize title texts muuttaaksesi työnkulun eri tiloissa näytettäviä viestejä.

Näitä voivat olla viestit seuraaville:

• aktiivinen tehtävä;
• delegoitu tehtävä;
• tarkennuspyyntö;
• hyväksyvä päätös;
• hylkäävä päätös.

Voit käyttää tuetuissa kohdissa paikkamerkkejä, kuten pyytäjän tai vastaanottajan nimeä.

6. Mukauta käytettävissä olevia toimintoja

Toiminnot riippuvat valitusta perusmenetelmästä.

Voit määrittää kullekin käytettävissä olevalle toiminnolle:

• onko toiminto käytössä;
• painikkeen värin;
• painikkeen tekstin;
• tuloksen tekstin;
• toimintojen järjestyksen.

Esimerkiksi hyväksyntään perustuva menetelmä voi käyttää seuraavaa:

• Palauta muutoksia varten Hylkää-toiminnon sijaan;
• Pyydä lisätietoja Pyydä tarkennusta -toiminnon sijaan;
• Hyväksy Hyväksy-toiminnon sijaan.

Myös tulosten tekstejä voi mukauttaa, esimerkiksi:

• Palautettu muutoksia varten
• Lisätietoja pyydetty
• Hyväksytty

7. Tallenna menetelmä

Luo mukautettu menetelmä napsauttamalla Tallenna.

Menetelmä näkyy tämän jälkeen Mukautetut menetelmät -luettelossa, jossa sen voi ottaa käyttöön, poistaa käytöstä tai muokata.

Missä mukautettuja menetelmiä voi käyttää

Käyttöön otettuja mukautettuja menetelmiä voi käyttää kaikkialla Folderit-järjestelmässä, missä työnkulkumenetelmät ovat saatavilla, kuten:

• kohteen Työnkulku-valikosta käynnistettävissä manuaalisissa työnkuluissa;
• kansiotason työnkulkuautomaatiossa;
• visuaalisissa työnkulkuautomaatioissa;
• työnkulkumalleissa;
• mukautetuissa monivaiheisissa työnkuluissa.

Näin samoja organisaatiokohtaisia termejä ja toimintatapoja voi käyttää johdonmukaisesti manuaalisissa ja automaattisissa prosesseissa.

Esimerkki: mukautettu hyväksyntämenetelmä

Organisaatio voi luoda hyväksyntään perustuvan menetelmän nimeltä Management Review.

Siinä voitaisiin käyttää:

• Palauta muutoksia varten Hylkää-toiminnon sijaan;
• Pyydä lisätietoja Pyydä tarkennusta -toiminnon sijaan;
• Hyväksy Hyväksy-toiminnon sijaan;
• mukautettuja otsikkoviestejä;
• tiedoston esikatseluoikeutta;
• käytössä olevaa delegointia.

Käyttäjät valitsisivat tällöin Management Review kaikkialla, missä menetelmä on käytettävissä. Folderit käyttää taustalla edelleen tavallista hyväksyntälogiikkaa.

Esimerkki: kenttien täyttämiseen perustuva mukautettu menetelmä

Täytä kentät pyytää vastaanottajaa täyttämään tai päivittämään valitut tai kaikki olemassa olevan sähkölomaketietueen kentät. Voit käyttää sitä perusmenetelmänä, kun tehtävä tarvitsee organisaatiokohtaisen nimen, kuten Täydennä poikkeaman tiedot tai Lisää taloustiedot.

Noudata yllä olevia luontivaiheita ja valitse Täytä kentät kohtaan Perusmenetelmä. Anna mukautettu nimi kenttään Työnkulun nimi ja määritä sitten prosessin Salli delegointi ja Tiedoston käyttöoikeus osallistujille.

Muokkaa vastaanottajien näkemää tekstiä toiminnolla Mukauta työnkulun viestejä. Kohdassa Päätösvaihtoehdot suoritustoiminto on Täytä kentät. Sen oletuspainiketeksti on Täytä kentät ja oletustulosteksti Täytetyt kentät. Voit mukauttaa väriä ja tekstejä esimerkiksi näin:

• Työnkulun nimi Täydennä poikkeaman tiedot
• Painikkeen nimi Lähetä poikkeaman tiedot
• Tuloksen nimi Poikkeaman tiedot täydennetty

Napsauta Tallenna ja varmista, että mukautettu menetelmä on käytössä. Sen voi sitten valita vastaanottajalle manuaalisessa työnkulussa, työnkulkumallissa tai automaation rakentajan Pyydä toimenpidettä-vaiheessa, jossa menetelmä on käytettävissä lomaketietueelle.

Mukautettu menetelmä säilyttää kenttien täydentämisen perustoiminnan. Määritä Näkyvän kentän suodatin: ja Muokattavat kentät: erikseen kullekin vastaanottajalle työnkulkupyynnössä. Nämä valinnat määrittävät, mitä lomakekenttiä vastaanottaja näkee ja voi muuttaa. Ne ovat erillisiä menetelmän osallistujan tiedoston käyttöoikeusasetuksesta. Katso kenttien valinta ja vastaanottajien ohjeet kohdasta Kenttien täyttämisen työnkulut.

HUOMAUTUS: Mukautetut työnkulkumenetelmät muuttavat työnkulun esitystapaa ja määrityksiä, mutta ne perustuvat edelleen valittuun vakiomenetelmään.
Perusmenetelmä määrittää työnkulun varsinaisen toiminnan. Mukauttaminen mahdollistaa termien, käytettävissä olevien toimintojen, käyttöoikeuksien ja esitystavan muuttamisen luomatta kokonaan uutta työnkulkumoottoria.