Conectarea Folderit la Make
Folosiți Folderit DMS pentru Make ca să conectați operațiunile cu documente la alte aplicații. Ghidul explică realizarea conexiunii și configurarea a trei șabloane partajate: notificări Slack, un registru de fișiere Google Sheets și preluarea atașamentelor Gmail.
Începeți cu o automatizare utilă
Alegeți fluxul potrivit activității manuale pe care doriți să o eliminați:
- Salvați atașamentele e-mailurilor: atașamentele Gmail selectate sunt încărcate într-un dosar Folderit.
- Țineți colegii la curent: fișierele noi dintr-un dosar Folderit ales produc o notificare Slack.
- Mențineți un registru de documente: fișierele noi dintr-un dosar Folderit ales sunt înregistrate în Google Sheets.
Le puteți configura singur cu șabloanele publice de mai jos. Fiecare folosește conexiunile și destinațiile proprii. Nu este necesară înscrierea într-un program pilot.
Înainte de a începe
Aveți nevoie de un cont Folderit cu acces API, un cont Make cu credite disponibile și permisiuni pentru dosarele și fișierele implicate. Confirmați disponibilitatea API în abonamentul Folderit. Șabloanele Slack și Google necesită și conexiuni la acele servicii în organizația dvs. Make.
Creați conexiunea Folderit proprie
- Conectați-vă la Folderit ca utilizator principal și deschideți pagina de acreditări API. Generați sau preluați Client ID și Client Secret.
- În Make, adăugați un modul din aplicația publică Folderit DMS cu eticheta Verified. Alegeți Create a connection și dați-i un nume care identifică contul Folderit.
- Introduceți Client ID și Client Secret. Pentru Account UID or Name, folosiți UID al contului dacă este posibil sau numele exact și unic. Clientul API trebuie să aibă acces la cont.
- Salvați conexiunea. Rulați List Sections și confirmați că rezultatele aparțin contului așteptat.
Client ID este un identificator API, nu e-mailul de conectare. Conectorul gestionează tokenurile de autentificare; nu trebuie să lipiți un token bearer sau să configurați un URI de redirecționare. Nu includeți secretul în capturi, șabloane partajate sau atașamente de asistență.
Alegeți un șablon
Deschideți unul dintre șabloanele de mai jos, selectați conexiunile proprii și înlocuiți solicitările pentru sursă și destinație în configurarea ghidată. Păstrați scenariul inactiv până la testare.
Notificați un canal Slack despre fișiere Folderit noi
Șablonul interoghează un dosar Folderit și trimite numele fișierului și UID al fișierului către Slack. Conținutul documentelor rămâne în Folderit.
- Selectați conexiunea Folderit proprie și dosarul de urmărit.
- Selectați o conexiune Slack și înlocuiți solicitarea canalului cu ID-ul destinației. Asigurați-vă că Make poate publica acolo; invitați aplicația într-un canal privat dacă este necesar.
- Alegeți From now on dacă doriți doar fișiere viitoare, apoi adăugați un fișier de test clar marcat și rulați scenariul o dată.
- Verificați dacă Slack afișează numele corect și UID al fișierului.
Deschideți șablonul Folderit către Slack
Înregistrați fișiere Folderit noi în Google Sheets
Șablonul adaugă un rând pentru fiecare fișier nou detectat. Creați o foaie cu aceste antete în coloanele A–E, păstrând exact ordinea:
| Coloană | Antet | Valoare |
|---|---|---|
| A | file_uid |
Valoarea Folderit File UID |
| B | file_name |
Numele fișierului |
| C | folder_uid |
Valoarea UID a dosarului care îl conține |
| D | detected_at_utc |
Momentul înregistrării de către Make, în UTC |
| E | source |
Folderit |
- Selectați conexiunea Folderit și dosarul sursă.
- Selectați conexiunea Google Sheets proprie, introduceți ID-ul tabelului și numele foii. ID-ul tabelului este partea dintre
/d/și următoarea bară oblică din adresa aferentă Google Sheets, în câmpul URL. - Alegeți punctul de pornire, adăugați un fișier de test și rulați o dată. Confirmați apariția unui rând în cele cinci coloane așteptate.
Șablonul scrie valori brute, astfel încât numele fișierelor rămân text. Este un registru care doar adaugă fișiere noi, nu înlocuiește jurnalul de audit Folderit. Nu sincronizează editări, mutări sau ștergeri ulterioare.
Deschideți șablonul Folderit către Google Sheets
Salvați atașamente Gmail selectate în Folderit
Șablonul găsește mesajele Gmail corespunzătoare, le preia atașamentele și le încarcă în dosarul Folderit ales. Folosiți un cont Google cu o căsuță Gmail activă.
- Selectați conexiunea Gmail proprie atât pentru urmărirea e-mailului, cât și pentru preluarea atașamentelor.
- Păstrați căutarea implicită
has:attachment label:Folderitdacă folosiți o etichetă Gmail numită Folderit. Altfel, înlocuiți-o cu propria interogare restrânsă. Verificați punctul de pornire pentru ca prima rulare să includă doar mesajele intenționate. - Selectați conexiunea Folderit proprie și introduceți UID al dosarului destinație. Numele atașamentelor și datele binare sunt mapate automat.
- Testați cu un mesaj clar marcat și un atașament inofensiv. Confirmați că fișierul ajunge în dosarul dorit și se deschide corect.
Elementele media inline sunt excluse. Șablonul nu mută, nu șterge și nu marchează mesajele sursă drept citite.
Deschideți șablonul atașamente Gmail către Folderit
Verificați rezultatul înainte de programare
- Folosiți un dosar de test gol sau un e-mail filtrat strict, pentru a procesa doar materialul intenționat.
- Rulați o dată și verificați destinația: comparați UID al fișierului din Slack, cele cinci coloane din Sheets sau numele și conținutul atașamentului Gmail din Folderit.
- Rulați din nou fără alt fișier sau e-mail corespunzător. Nu trebuie să apară nicio notificare, linie sau încărcare suplimentară.
- Apoi alegeți programarea. Verificările programate și acțiunile ulterioare consumă credite Make; alegeți un interval potrivit volumului și planului.
Slack și Sheets primesc nume de fișiere și identificatori. Alegeți destinații adecvate acestor informații. Permisiunile Folderit nu sunt copiate către servicii. Verificați datele primite de fiecare serviciu și istoricul execuțiilor păstrat în organizația Make.
Activați și întrețineți scenariul
După testul reușit, alegeți o programare adecvată planului Make și activați scenariul. Urmăritorul de fișiere noi Folderit folosește interogări programate, nu webhook instantaneu. Verifică un dosar selectat pentru fișiere noi.
Verificați execuțiile eșuate înainte de reluare. Resetarea urmăritorului, repetarea execuției sau reîncercarea unei scrieri ambigue poate crea încă un mesaj Slack, rând de tabel sau fișier. Verificați mai întâi destinația. Limitele efective depind de Folderit, planul Make și fiecare serviciu folosit.
Referința modulelor Folderit
Folosiți referința pentru alegerea operației din aplicația publică Folderit DMS. Selectați conexiunea dorită și UID al resursei în fiecare modul; accesul urmează permisiunile clientului Folderit conectat.
| Modul | Utilizare și comportament important |
|---|---|
| Add a Reminder Acțiune |
Creați un memento pentru fișier sau dosar folosind conexiunea principală Folderit. Recipient Email este opțional; dacă rămâne gol, se folosește selecția destinatarului făcută de Folderit pentru conexiune. Fiecare execuție creează un memento nou. |
| Add Meta To Folder Acțiune |
Atașați un câmp de metadate existent la un dosar. Selectați o definiție deja existentă în cont. |
| Create a Section / Folder Acțiune |
Creați o secțiune sau un dosar în locația selectată. Alegeți cu grijă părintele; repetarea poate crea altă resursă. |
| Delete a File Acțiune |
Ștergeți fișierul identificat prin File UID. Verificați ținta exactă și consecințele înainte de rulare. |
| Delete a Folder or a Section Acțiune |
Ștergeți dosarul sau secțiunea selectată. Verificați UID și conținutul înainte de execuție, mai ales când locația conține alte resurse. |
| Delete Folder's Meta Acțiune |
Eliminați o coloană de metadate din dosarul selectat. |
| Download a File Acțiune |
Descărcați conținutul ca date binare. Conexiunea necesită permisiune de descărcare. Dacă Folderit încă pregătește fișierul, reîncercați citirea mai târziu; modulul nu așteaptă automat. |
| Get a File Acțiune |
Preluați informații despre fișier prin File UID. Folosiți Download a File când pasul următor are nevoie de conținut binar. |
| Get a Folder Acțiune |
Preluați informații despre un dosar sau o secțiune folosind UID al acestuia. |
| List Files from Folder Căutare |
Listați fișierele dintr-un dosar selectat. Operația de listare este separată de urmăritor și de punctul său de pornire salvat. |
| List Sections Căutare |
Listați secțiunile contului conectat. Folosiți-o ca primă verificare a conexiunii și confirmați locațiile așteptate. |
| Make an API Call Acțiune |
Efectuați o cerere autentificată către Folderit folosind conexiunea selectată și permisiunile existente. Consultați referința API pentru metodă, cale și corp. Verificați rezultatul unei scrieri incerte înainte de reîncercare. |
| Search Folders Căutare |
Găsiți dosare și secțiuni cu filtrele disponibile. Verificați UID returnat înainte de actualizare sau ștergere ulterioară. |
| Start a Workflow Acțiune |
Creați un flux pentru fișier sau dosar și solicitați pornirea lui. Alegeți o metodă activă disponibilă. Pornirea pusă în coadă nu înseamnă că participanții au finalizat procesul. |
| Update a Folder Acțiune |
Actualizați dosarul sau secțiunea cu câmpurile furnizate. Clientul conectat are nevoie de permisiune de editare a locației. |
| Update Folder's Meta Acțiune |
Modificați setările unei coloane atașate unui dosar, precum caracterul obligatoriu sau recursiv. Aceasta nu setează metadatele documentelor individuale. |
| Upload A File Acțiune |
Încărcați un nume de fișier și date binare în dosarul selectat. Limitele efective depind de Folderit, planul Make și celelalte servicii. |
| Watch Files in a Folder Declanșator |
Interogați periodic un dosar pentru fișiere noi. Alegeți punctul de pornire și limita; nu sincronizează editări, mutări sau ștergeri ulterioare. |
Participanții și finalizarea fluxului
Fiecare participant trebuie să aibă exact una dintre: adresă de e-mail, User UID sau Group UID. Pentru un flux Custom, atribuiți fiecăruia un Order întreg între 1 și 65535. Participanții cu aceeași ordine rulează împreună. Review necesită o metodă personalizată activă disponibilă numită Review. Metodele de semnare depind de cont și abonamentele aplicabile. Destinatarii își încheie acțiunile proprii de aprobare sau semnare în Folderit.
Repetarea Start a Workflow sau Add a Reminder poate crea alt proces ori notificare. Confirmați rezultatul existent înainte de reluare. Nu interpretați solicitarea de pornire reușită ca aprobare ori semnătură finalizată.
Depanare
Conexiunea nu găsește contul
Verificați accesul API, acreditările și conturile accesibile clientului API. Folosiți UID al contului dacă numele sunt ambigue, apoi testați cu List Sections.
Urmăritorul nu găsește fișierul
Verificați dosarul, punctul de pornire, programarea, limita rezultatelor și creditele disponibile. Fișierele anterioare punctului salvat pot fi excluse. O interogare goală nu trebuie să apeleze serviciul destinație.
Slack raportează restricted_action
Eroarea poate însemna că regulile Slack împiedică aplicația Make să trimită mesaje. Deschideți Settings ale canalului și verificați Posting permissions. Dacă publicarea este limitată la administratori, cereți unui administrator Slack să permită aplicației Make să publice acolo, dacă politica spațiului de lucru permite. Adăugarea aplicației în canal poate să nu acorde singură permisiunea. Consultați Slack și ghidul permisiunilor de publicare în canale. După corectare, verificați dacă mesajul a sosit deja înainte de reluarea execuției eșuate, deoarece reluarea poate trimite un duplicat.
Gmail raportează Mail service not enabled
Un cont Google poate accesa Sheets fără o căsuță Gmail. Conectați un cont cu Gmail activat pentru ambii pași Gmail.
Doriți să creați alt flux de documente
Conectorul acceptă și acțiuni de fișiere și dosare, setări de metadate ale dosarelor, fluxuri, mementouri și apeluri API autentificate. Add a Reminder folosește conexiunea principală și acceptă Recipient Email opțional. Start a Workflow necesită o metodă activă disponibilă; Review necesită o metodă personalizată numită Review. Consultați referința Folderit API pentru apeluri personalizate sau contactați Folderit pentru cerințele contului.