Connecter Folderit à Make
Utilisez l’Folderit application DMS pour Make pour connecter les opérations sur les documents avec d’autres applications. Ce guide explique comment créer une connexion et configurer trois modèles partagés : des notifications Slack, un registre de fichiers Google Sheets et une capture de pièces jointes Gmail.
Commencez avec une automatisation utile
Choisissez le workflow qui correspond au travail manuel que vous souhaitez supprimer :
- Enregistrer les pièces jointes des e-mails : les pièces jointes Gmail sélectionnées sont téléversées dans un dossier Folderit.
- Tenir les collègues informés : les nouveaux fichiers dans un dossier Folderit choisi produisent une notification Slack.
- Gérer un registre de documents : les nouveaux fichiers dans un dossier Folderit choisi sont enregistrés dans Google Sheets.
Vous pouvez les configurer vous-même à l’aide des modèles publics ci-dessous. Chaque modèle utilise vos propres connexions et destinations. Aucune inscription pilote n’est requise.
Avant de commencer
Vous avez besoin d’un compte Folderit avec un accès API, d’un compte Make avec des crédits disponibles et de l’autorisation d’utiliser les dossiers et fichiers concernés. Confirmez la disponibilité de API pour votre abonnement Folderit. Les modèles Slack et Google nécessitent également des connexions à ces services dans votre propre organisation Make.
Créez votre Folderit connexion
- Connectez-vous à Folderit en tant qu’utilisateur principal et ouvrez la page d’informations d’identification API. Générez ou récupérez votre ID client et votre secret client.
- Dans Make, ajoutez un module de l’application DMS publique Folderit avec le label Verified. Choisissez Create a connection et donnez-lui un nom qui identifie le compte Folderit.
- Entrez Client ID et Client Secret. Pour Account UID or Name, utilisez le compte UID si possible, ou son nom unique exact. Le client API doit avoir accès à ce compte.
- Enregistrez la connexion. Exécutez List Sections et confirmez que les résultats appartiennent au compte attendu.
L’ID client est un identifiant API, pas votre e-mail de connexion. Le connecteur gère ses jetons d’authentification ; vous n’avez pas besoin de coller un jeton de porteur ou de configurer un URI de redirection. Gardez le secret du client en dehors des captures d’écran, des modèles partagés et des pièces jointes de support.
Choisissez un modèle
Ouvrez un modèle ci-dessous, sélectionnez vos propres connexions et remplacez ses invites source et de destination lors de la configuration guidée. Gardez le scénario résultant inactif jusqu’à ce que vous l’ayez testé.
Notifier un canal Slack des nouveaux Folderit fichiers
Ce modèle interroge un dossier Folderit et envoie le nom de fichier et le fichier UID à Slack. Le contenu du document reste dans Folderit.
- Sélectionnez votre connexion Folderit et le dossier à surveiller.
- Sélectionnez une connexion Slack et remplacez l’invite de canal par votre ID de canal de destination. Assurez-vous que l’application Make peut y publier ; invitez-le sur une chaîne privée si nécessaire.
- Choisissez From now on si vous souhaitez uniquement les arrivées futures, puis ajoutez un fichier de test clairement marqué et exécutez le scénario une fois.
- Vérifiez que Slack affiche le nom de fichier et le fichier UID.
Ouvrez le modèle Folderit vers Slack
Enregistrer les nouveaux fichiers Folderit dans Google Sheets
Ce modèle ajoute une ligne pour chaque fichier nouvellement détecté. Créez une feuille de calcul avec ces en-têtes dans les colonnes A à E, en conservant cet ordre exact :
| Colonne | En-tête | Valeur |
|---|---|---|
| A | file_uid |
Le fichier Folderit UID |
| B | file_name |
Le nom du fichier |
| C | folder_uid |
Le dossier contenant UID |
| D | detected_at_utc |
Lorsque Make a enregistré le fichier, en UTC |
| E | source |
Folderit |
- Sélectionnez la connexion Folderit et le dossier source.
- Sélectionnez votre connexion Google Sheets, saisissez l’ID de votre feuille de calcul et saisissez le nom de la feuille de calcul. L’ID de la feuille de calcul est la partie entre
/d/et la barre oblique suivante dans son Google Sheets URL. - Choisissez le point de départ, ajoutez un fichier de test et exécutez le scénario une fois. Confirmez qu’une ligne apparaît dans les cinq colonnes attendues.
Le modèle écrit les valeurs brutes afin que les noms de fichiers restent du texte. Il s’agit d’un registre des nouveaux fichiers auquel on ajoute uniquement des lignes et ne remplace pas la piste d’audit de Folderit. Il ne synchronise pas les modifications, déplacements ou suppressions ultérieurs.
Ouvrez le modèle Folderit vers Google Sheets
Enregistrer les pièces jointes Gmail sélectionnées dans Folderit
Ce modèle recherche les messages Gmail correspondants, récupère leurs pièces jointes et téléverse chaque pièce jointe dans le dossier Folderit de votre choix. Utilisez un compte Google avec une boîte aux lettres Gmail active.
- Sélectionnez votre connexion Gmail pour les étapes d’observation des e-mails et de récupération des pièces jointes.
- Conservez la recherche par défaut
has:attachment label:Folderitsi vous utilisez un libellé Gmail nommé Folderit. Sinon, remplacez-le par votre propre requête étroite. Vérifiez le point de départ afin que la première exécution n’inclue que les messages que vous avez l’intention de traiter. - Sélectionnez votre connexion Folderit et entrez le dossier de destination UID. Les noms de fichiers joints et les données binaires sont automatiquement mappés.
- Test avec un message clairement marqué et une pièce jointe inoffensive. Confirmez que le fichier atteint le dossier prévu et s’ouvre correctement.
Les médias intégrés au corps des messages sont exclus. Le modèle ne déplace pas, ne supprime pas et ne marque pas les messages sources comme lus.
Ouvrez les pièces jointes Gmail au modèle Folderit
Vérifier le résultat avant d’activer un planning
- Utilisez un dossier de test vide ou un e-mail de test étroitement filtré afin que la première exécution traite uniquement le matériel souhaité.
- Exécutez une fois et vérifiez la destination : comparez le fichier UID dans Slack, les cinq colonnes de registre dans Sheets ou le nom de fichier et le contenu de la pièce jointe Gmail dans Folderit.
- Exécutez à nouveau sans ajouter un autre fichier ni un e-mail correspondant. Il ne devrait y avoir aucune notification, ligne ou téléversement supplémentaire.
- Choisissez ensuite votre planning. Les contrôles programmés et les actions en aval consomment des crédits Make ; choisissez un intervalle adapté à votre charge de travail et à votre plan.
Slack et Sheets reçoivent des noms de fichiers et des identifiants. Choisissez des destinations appropriées pour ces informations. Les autorisations d’accès Folderit ne sont pas copiées sur ces services. Examinez les données que chaque service connecté reçoit et l’historique d’exécution conservé dans votre organisation Make.
Activer et maintenir le scénario
Après un test réussi, sélectionnez un planning adapté à votre plan Make et activez le scénario. L’observateur de nouveaux fichiers Folderit utilise une interrogation programmée plutôt qu’un webhook instantané. Il vérifie un dossier sélectionné pour les fichiers nouvellement ajoutés.
Examinez les exécutions ayant échoué avant de réessayer. Réinitialiser un observateur, rejouer une exécution ou réessayer une écriture ambiguë peut créer un autre message Slack, une ligne de feuille de calcul ou un fichier téléversé. Vérifiez d’abord la destination. Les limites effectives de taille de fichier dépendent de Folderit, du plan Make et de tous les autres services utilisés dans le scénario.
Folderit référence du module
Utilisez cette référence pour choisir une opération dans l’application publique Folderit DMS. Sélectionnez la connexion et la ressource prévues UID dans chaque module ; l’accès suit les autorisations du client Folderit connecté.
| Module | Utilisation et comportements importants |
|---|---|
| Add a Reminder Action |
Créer un rappel sur un fichier ou un dossier à l’aide de la connexion Folderit principale. L’e-mail du destinataire est facultatif ; le laisser vide utilise la sélection de destinataire de Folderit pour cette connexion. Chaque exécution crée un nouveau rappel. |
| Add Meta To Folder Action |
Attacher une colonne de métadonnées existante à un dossier. Sélectionnez une définition qui existe déjà dans le compte. |
| Create a Section / Folder Action |
Créer une section ou un dossier à l’emplacement sélectionné. Choisissez délibérément le parent ; répéter l’action peut créer une autre ressource. |
| Delete a File Action |
Supprimer le fichier identifié par son Fichier UID. Vérifiez la cible exacte et ses conséquences avant d’exécuter l’action. |
| Delete a Folder or a Section Action |
Supprimer le dossier ou la section sélectionnée. Vérifiez le UID et son contenu avant de l’exécuter, en particulier lorsque l’emplacement contient d’autres ressources. |
| Delete Folder's Meta Action |
Supprimer une colonne de métadonnées de la liste sélectionnée dossier. |
| Download a File Action |
Télécharger le contenu du fichier sous forme de données binaires. La connexion nécessite une autorisation de téléchargement. Si Folderit est toujours en train de préparer le fichier, réessayez cette lecture plus tard ; le module n’attend pas automatiquement. |
| Get a File Action |
Récupérer les informations du fichier par fichier UID. Utilisez Download a File lorsque l’étape suivante nécessite du contenu binaire. |
| Get a Folder Action |
Récupérer des informations sur un dossier ou une section spécifique à l’aide de son UID. |
| List Files from Folder Rechercher |
Liste des fichiers dans un dossier sélectionné. Il s’agit d’une opération de listage, distincte de l’observateur et de son point de départ enregistré. |
| List Sections Rechercher |
Liste des sections du compte connecté. Utilisez-le comme première vérification de connexion et confirmez que les emplacements de compte attendus apparaissent. |
| Make an API Call Action |
Faire une demande authentifiée à Folderit en utilisant la connexion sélectionnée et son existant autorisations. Utilisez la référence API pour la méthode, le chemin et le corps. Vérifiez le résultat d’une écriture incertaine avant de réessayer. |
| Search Folders Recherche |
Recherchez des dossiers et des sections à l’aide des filtres de recherche disponibles. Vérifiez le UID renvoyé avant une mise à jour ou une suppression en aval. |
| Start a Workflow Action |
Créer un workflow sur un fichier ou un dossier et demander son démarrage. Choisissez une méthode active disponible. Un démarrage en file d’attente ne signifie pas que les participants ont terminé le processus. |
| Update a Folder Action |
Mettre à jour le dossier ou la section sélectionnée à l’aide des champs fournis. Le client connecté doit avoir l’autorisation de modifier cet emplacement. |
| Update Folder's Meta Action |
Modifier les paramètres d’une colonne attachée à un dossier, par exemple obligatoire ou récursif. Cela ne définit pas les valeurs de métadonnées sur des documents individuels. |
| Upload A File Action |
Téléverser un nom de fichier et des données binaires dans le dossier sélectionné. Les limites de taille effective dépendent de Folderit, du plan Make et des autres services du scénario. |
| Watch Files in a Folder Déclencheur |
Interroger un dossier sélectionné pour les fichiers nouvellement ajoutés. Choisissez un point de départ et une limite ; cela ne synchronise pas les modifications, déplacements ou suppressions ultérieurs. |
Participants au workflow et achèvement
Chaque participant doit être identifié par un seul des éléments suivants : une adresse e-mail, un User UID ou un Group UID. Pour un workflow personnalisé, attribuez à chaque participant une valeur entière Order comprise entre 1 et 65 535. Les participants ayant la même valeur Order effectuent leur étape en parallèle. Review nécessite une méthode personnalisée active disponible nommée Review. Les méthodes de signature dépendent du compte et des abonnements aux services applicables. Les destinataires effectuent leurs propres actions d’approbation ou de signature dans Folderit.
Réexécuter Start a Workflow ou Add a Reminder peut créer un autre processus ou une autre notification. Confirmez le résultat existant avant de réessayer une exécution. N’interprètez pas une demande de démarrage réussie comme une approbation ou une signature complétée.
Dépannage
La connexion ne trouve pas le compte
Vérifiez l’accès à API, les informations d’identification et les comptes disponibles pour le client API. Utilisez le compte UID si les noms sont ambigus, puis testez avec List Sections.
L’observateur ne trouve pas de fichier
Vérifiez le dossier, le point de départ, le planning, la limite de sortie et les crédits disponibles. Les fichiers ajoutés avant le point de contrôle enregistré peuvent être exclus. Un sondage vide n’a pas besoin d’appeler le service de destination.
Slack signale restricted_action
Cette erreur peut signifier que les règles de publication de Slack empêchent l’application Make d’envoyer un message. Ouvrez le Settings du canal de destination et vérifiez Posting permissions. Si la publication est réservée aux administrateurs, demandez à un administrateur Slack d’autoriser l’application Make à publier sur ce canal, là où votre politique d’espace de travail le permet. L’ajout de l’application à une chaîne à lui seul peut ne pas accorder l’autorisation de publication. Consultez le guide des autorisations de publication de chaînes Slack . Après avoir corrigé l’accès, vérifiez si le message est déjà arrivé avant de rejouer une exécution ayant échoué, car une relecture peut envoyer un duplicata.
Gmail signale que le service de messagerie n’est pas activé
Un compte Google peut accéder à Sheets sans avoir de Gmail boîte aux lettres. Connectez un compte avec Gmail activé pour les deux étapes Gmail.
Vous souhaitez créer un workflow documentaire différent
Le connecteur prend également en charge les actions sur les fichiers et les dossiers, les paramètres de métadonnées des dossiers, les flux de travail, les rappels et les appels API authentifiés. Add a Reminder utilise la connexion principale et accepte un Recipient Email facultatif. Start a Workflow nécessite une méthode active disponible ; Review nécessite une méthode personnalisée nommée Review. Consultez la référence Folderit API pour les appels personnalisés, ou contactez Folderit pour obtenir de l’aide sur les exigences du compte.