Mukautetut oikeudet

Mukautetut oikeudet mahdollistavat tarkan hallinnan siitä, mitä yksittäinen käyttäjä tai käyttäjäryhmä voi tehdä jaetulle kansiolle ja sen sisällölle.

Vaihtoehto on käytettävissä Tailor-tilauksessa. Se sopii tilanteisiin, joissa tavalliset esikatselu-, katselu-, muokkaus- tai vain lataus palveluun -oikeudet ovat liian laajoja tai rajoittavia.

Yhden ennalta määritetyn oikeustason sijaan voit ottaa tarvittavat toiminnot käyttöön yksitellen. Voit myös valita, koskevatko oikeudet vain valittua kansiota vai rekursiivisesti sen alikansioita.

Tavallisten oikeustasojen vertailu on oppaassa Käyttöoikeustasot.

Mukautettujen oikeuksien määrittäminen

1. Avaa kansion jakamisikkuna.
2. Valitse käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jolle haluat antaa pääsyn.
3. Valitse oikeustasoksi Mukautettu.
4. Ota tarvittavat kansio- ja tiedosto-oikeudet käyttöön.
5. Valitse, tuleeko pääsyn ulottua rekursiivisesti alikansioihin.
6. Tallenna jakoasetukset.

Yleiset jako-ohjeet ovat oppaassa Tiedostojen, kansioiden ja muiden resurssien jakaminen.

Rekursiivinen pääsy

Rekursiivinen pääsy soveltaa valittuja mukautettuja oikeuksia jaettuun kansioon ja sen alikansioihin.

Kun rekursio on poissa käytöstä, oikeus koskee vain valittua kansiota. Tästä voi olla hyötyä, kun käyttäjän tulee nähdä kansio navigointihierarkiassa saamatta automaattisesti samoja oikeuksia kaikkeen sen alla olevaan.

Kansioiden oikeudet

Ei oikeuksia

Näyttää jaetun kansion navigointirakenteessa antamatta pääsyä sen sisältöön tai oikeuksia muihin kansiotoimintoihin.

Tästä voi olla hyötyä, kun käyttäjien tulee ymmärtää kansiohierarkia mutta ei päästä kansion resursseihin.

Kansioiden luominen

Sallii uusien kansioiden luomisen jaetun kansion sisään.

Luotujen kansioiden tarkasteluun, muokkaamiseen, siirtämiseen, jakamiseen tai poistamiseen voidaan tarvita lisäoikeuksia.

Näytä kansiot

Sallii jaetun kansion välittömien alikansioiden näkemisen.

Lataa kansiot

Sallii jaetun kansion ja sen sallitun sisällön lataamisen arkistona.

Kansioiden muokkaaminen

Sallii kansion asetusten ja ominaisuuksien, kuten nimen ja metatietojen, muokkaamisen. Käytettävissä olevista toiminnoista riippuen tämä voi sisältää myös kansionäkymät, työnkulut, säilytysajan ja muut kansiotason asetukset.

Kansioiden siirtäminen

Sallii kansion siirtämisen toiseen sijaintiin, jossa käyttäjällä on myös tarvittavat kohdeoikeudet.

Kansioiden poistaminen

Sallii kansion ja sen sisällön poistamisen.

Kopioi kansiot

Sallii kansion kopion luomisen.

Kansioiden jakaminen

Sallii pääsyn myöntämisen kansioon muille käyttäjille tai ryhmille.

Kansioiden jakaminen julkisilla linkeillä

Sallii kansion julkisen linkin käyttöönoton, käytöstä poistamisen ja hallinnan.

Pakollinen riippuvuus: käyttäjällä on oltava myös oikeus Kansioiden jakaminen.

Lue lisää oppaasta Jakaminen julkisilla linkeillä.

Kansioiden tapahtumalokit

Sallii kansion toimintahistorian ja sen sallittujen tapahtumien tarkastelun.

Lue lisää tapahtumalokista.

Tiedostojen oikeudet

Lisää tiedostoja

Sallii tiedostojen lataamisen tai lisäämisen jaettuun kansioon.

Näytä tiedostoluettelo

Sallii kansioon lueteltujen tiedostojen näkemisen.

Ilman lisäoikeuksia käyttäjät voivat mahdollisesti nähdä tiedostonimet, mutta eivät esikatsella, ladata tai muokata tiedostoja.

Esikatsele tiedostoja

Sallii tuettujen tiedostojen avaamisen Folderit-esikatselussa.

Tämä oikeus yksin ei salli lataamista, tulostamista tai tekstin kopioimista esikatselusta.

Lue lisää oppaasta Tiedostojen esikatselu.

Lataa tiedostoja

Sallii tiedostojen lataamisen käyttäjän laitteelle.

Muokkaa tiedoston metatietoja

Sallii tiedostoon liittyvien tietojen ja asetusten, kuten metatietojen, muistutusten, työnkulkujen ja saatavilla olevien uloskuittausasetusten, muokkaamisen.

Päivitä tiedostoversiot

Sallii olemassa olevan tiedoston uuden version lataamisen.

Lue lisää oppaasta Versiointi ja tiedostohistoria.

Tiedostojen verkkomuokkaus

Sallii tuettujen Microsoft Office -tiedostojen muokkaamisen Microsoft 365 -integraation kautta.

Kun myös Lisää tiedostoja on käytössä, käyttäjät voivat luoda uusia Word-, Excel- tai PowerPoint-asiakirjoja Office-integraation kautta.

Lue lisää oppaasta Microsoft Office -asiakirjojen luominen ja muokkaaminen.

Siirrä tiedostoja

Sallii tiedostojen siirtämisen toiseen Folderit-sijaintiin, jossa käyttäjällä on myös tarvittavat kohdeoikeudet.

Poista tiedostot

Sallii yksittäisten tiedostojen poistamisen.

Kopioi tiedostoja

Sallii tiedostokopioiden luomisen Folderit-palvelussa.

Jaa tiedostoja

Sallii pääsyn myöntämisen yksittäisiin tiedostoihin muille käyttäjille tai ryhmille.

Tiedostojen jakaminen julkisilla linkeillä

Sallii tiedostojen julkisten linkkien käyttöönoton, käytöstä poistamisen ja hallinnan.

Pakollinen riippuvuus: käyttäjällä on oltava myös oikeus Jaa tiedostoja.

Tiedostojen tapahtumalokit

Sallii yksittäisten tiedostojen toimintahistorian tarkastelun.

Oikeuksien riippuvuudet

Jotkin oikeudet ovat hyödyllisiä vain yhdistettyinä muihin oikeuksiin. Esimerkiksi:

• Jakaminen julkisella linkillä edellyttää myös vastaavaa jakamisoikeutta.
• Tiedostojen verkkomuokkaus edellyttää pääsyä tiedostoon ja tuettua Microsoft Office -muotoa.
• Siirrä tiedostoja ja Kansioiden siirtäminen edellyttävät sopivia oikeuksia sekä alkuperäisessä sijainnissa että kohdesijainnissa.
• Kansioiden luominen ei automaattisesti anna oikeutta tarkastella, muokata tai poistaa luotuja kansioita.
• Näytä tiedostoluettelo ei automaattisesti anna esikatselu- tai latausoikeutta.

Esimerkkejä mukautetuista oikeusyhdistelmistä

Asiakirjojen lähettäminen

Ota Lisää tiedostoja käyttöön, kun käyttäjän tulee lähettää asiakirjoja saamatta laajempaa pääsyä nykyiseen sisältöön.

Asiakirjojen lukuoikeus

Ota käyttöön Näytä tiedostoluettelo, Esikatsele tiedostoja ja halutessasi Lataa tiedostoja.

Metatietojen muokkaaja

Ota käyttöön Näytä tiedostoluettelo, Esikatsele tiedostoja ja Muokkaa tiedoston metatietoja, mutta jätä tiedostojen poistaminen ja jakaminen pois käytöstä.

Asiakirjojen tuottaja

Ota käyttöön Lisää tiedostoja, Näytä tiedostoluettelo, Esikatsele tiedostoja, Lataa tiedostoja ja Päivitä tiedostoversiot.

Suositukset

• Myönnä vain käyttäjän roolin edellyttämät oikeudet.
• Tarkista rekursiivinen pääsy huolellisesti ennen oikeuksien soveltamista laajaan kansiorakenteeseen.
• Testaa monimutkaiset oikeusyhdistelmät käyttäjätilillä, joka ei ole ylläpitäjä.
• Vältä jakamis-, poistamis- tai lokioikeuksien myöntämistä, ellei niitä tarvita.
• Tarkista mukautetut oikeudet säännöllisesti käyttäjän roolin muuttuessa.

Useiden tiedostojen lataaminen ja arkiston purkaminen

Lisää tiedostoja voi sallia useiden tiedostojen lataamisen ilman oikeutta Kansioiden luominen. Pidä oikeudet erillään, kun käyttäjän tulee lähettää asiakirjoja olemassa olevaan kansioon saamatta luoda uusia kansioita.

Kansioita sisältävän arkiston purkaminen tai purkaminen uuteen kansioon edellyttää myös oikeutta Kansioiden luominen. Latausoikeus ei automaattisesti valtuuta tätä kansionluontivaihetta. Lataustavat ovat oppaassa Tiedostojen lataaminen.