Autorisations personnalisées

Autorisations personnalisées fournissent un contrôle granulaire sur ce qu’un utilisateur individuel ou un groupe d’utilisateurs peut faire avec un dossier partagé et son contenu.

Cette option est disponible sur le forfait Tailor. Elle est utile lorsque les niveaux d’autorisation standard Previewer, Lecteur, Éditeur ou Téléversement uniquement sont trop larges ou trop restrictifs.

Au lieu d’attribuer un niveau d’autorisation prédéfini, vous pouvez activer les actions requises individuellement. Vous pouvez également choisir si les autorisations s’appliquent uniquement au dossier sélectionné ou de manière récursive à ses sous-dossiers.

Pour une comparaison des niveaux d’accès standard, voir Niveaux d’autorisation d’accès.

Attribuer des autorisations personnalisées

1. Ouvrez la fenêtre de partage du dossier.
2. Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs qui doit recevoir l’accès.
3. Choisissez Personnalisé comme niveau d’autorisation.
4. Activez les autorisations requises pour les dossiers et fichiers.
5. Choisissez si l’accès doit s’appliquer de manière récursive aux sous-dossiers.
6. Enregistrez les paramètres de partage.

Pour obtenir des instructions générales de partage, voir Partage de fichiers, de dossiers et d’autres ressources.

Accès récursif

L’accès récursif applique les autorisations personnalisées sélectionnées au dossier partagé et à ses sous-dossiers.

Lorsque la récursion est désactivée, l’autorisation s’applique uniquement au dossier sélectionné. Cela peut être utile lorsqu’un utilisateur doit voir un dossier dans la hiérarchie de navigation mais ne doit pas automatiquement recevoir le même accès à tout ce qui se trouve en dessous.

Autorisations de dossier

Aucune autorisation

Affiche le dossier partagé dans la structure de navigation sans accorder l’accès à son contenu ni aux actions de dossier supplémentaires.

Cela peut être utile lorsque les utilisateurs ont besoin de comprendre la hiérarchie des dossiers mais ne doivent pas accéder aux ressources contenues dans ce dossier.

Créer des dossiers

Permet aux utilisateurs de créer de nouveaux dossiers dans le dossier partagé.

Des autorisations supplémentaires peuvent être requises pour que les utilisateurs puissent afficher, modifier, déplacer, partager ou supprimer les dossiers qu’ils créent.

Afficher les dossiers

Permet aux utilisateurs de voir les sous-dossiers immédiats à l’intérieur du dossier partagé.

Télécharger les dossiers

Permet aux utilisateurs de télécharger le dossier partagé et son contenu autorisé sous forme d’archive.

Modifier les dossiers

Permet aux utilisateurs de modifier les paramètres et les attributs du dossier, y compris le nom du dossier et les métadonnées. En fonction des contrôles disponibles, cela peut également inclure les vues de dossiers, les flux de travail, la conservation et d’autres paramètres au niveau du dossier.

Déplacer les dossiers

Permet aux utilisateurs de déplacer le dossier vers un autre emplacement où ils disposent également des autorisations de destination requises.

Supprimer les dossiers

Permet aux utilisateurs de supprimer le dossier et son contenu.

Dupliquer les dossiers

Permet aux utilisateurs de créer une copie du dossier.

Partager les dossiers

Permet aux utilisateurs d’accorder à d’autres utilisateurs ou groupes l’accès au dossier.

Partage de liens publics pour les dossiers

Permet aux utilisateurs d’activer, de désactiver et de gérer un lien public pour le dossier.

Dépendance requise : l’utilisateur doit également disposer de l’autorisation Partager les dossiers.

En savoir plus sur le Partage avec des liens publics.

Pistes d’audit des dossiers

Permet aux utilisateurs d’afficher l’historique des activités du dossier et ses événements autorisés.

En savoir plus sur le Journal d’audit.

Autorisations de fichiers

Ajouter des fichiers

Permet aux utilisateurs de téléverser ou d’ajouter des fichiers au dossier partagé.

Afficher la liste des fichiers

Permet aux utilisateurs de voir les fichiers répertoriés dans le dossier.

Sans autorisations supplémentaires, les utilisateurs peuvent voir les noms de fichiers sans pouvoir prévisualiser, télécharger ou modifier les fichiers.

Prévisualiser les fichiers

Permet aux utilisateurs d’ouvrir les fichiers pris en charge dans l’aperçu Folderit.

Cette autorisation en elle-même n’autorise pas le téléchargement, l’impression ou la copie de texte à partir de l’aperçu.

En savoir plus sur la Aperçu des fichiers.

Télécharger les fichiers

Permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers sur leur appareil.

Modifier les attributs du fichier

Permet aux utilisateurs de modifier les informations et les paramètres liés aux fichiers, y compris les métadonnées, les rappels, les flux de travail et les paramètres de verrouillage, le cas échéant.

Mettre à jour les versions des fichiers

Permet aux utilisateurs de téléverser une nouvelle version d’un fichier existant.

En savoir plus sur le Gestion des versions et historique des fichiers.

Édition de fichiers en ligne

Permet aux utilisateurs de modifier les fichiers Microsoft Office pris en charge via l’intégration Microsoft 365.

Lorsque Ajouter des fichiers est également activé, les utilisateurs peuvent créer de nouveaux documents Word, Excel ou PowerPoint via l’intégration d’Office.

En savoir plus sur la Création et modification de documents Microsoft Office.

Déplacer les fichiers

Permet aux utilisateurs de déplacer des fichiers vers un autre emplacement Folderit où ils disposent également des autorisations de destination requises.

Supprimer les fichiers

Permet aux utilisateurs de supprimer des fichiers individuels.

Dupliquer les fichiers

Permet aux utilisateurs de créer des copies de fichiers dans Folderit.

Partager les fichiers

Permet aux utilisateurs d’accorder à d’autres utilisateurs ou groupes l’accès à des fichiers individuels.

Partage de liens publics pour les fichiers

Permet aux utilisateurs d’activer, de désactiver et de gérer les liens publics pour les fichiers.

Dépendance requise : l’utilisateur doit également disposer de l’autorisation Partager les fichiers.

Pistes d’audit des fichiers

Permet aux utilisateurs d’afficher l’historique d’activité de fichiers individuels.

Dépendances des autorisations

Certaines autorisations ne sont utiles que lorsqu’elles sont combinées avec d’autres autorisations. Par exemple :

• Partage de lien public nécessite également l’autorisation de partage correspondante.
• Édition de fichiers en ligne nécessite un accès au fichier et à un format Microsoft Office pris en charge.
• Déplacer les fichiers et Déplacer les dossiers nécessitent des autorisations appropriées dans les emplacements d’origine et de destination.
• Créer des dossiers n’accorde pas automatiquement l’autorisation d’afficher, de modifier ou de supprimer les dossiers nouvellement créés.
• Afficher la liste des fichiers n’accorde pas automatiquement l’accès à l’aperçu ou au téléchargement.

Exemples d’ensembles d’autorisations personnalisés

Soumission des documents

Activez Ajouter des fichiers lorsqu’un utilisateur doit soumettre des documents sans bénéficier d’un accès plus large au contenu existant.

Accès aux documents en lecture seule

Activez Afficher la liste des fichiers, Prévisualiser les fichiers et éventuellement Télécharger les fichiers.

Editeur de métadonnées

Activez Afficher la liste des fichiers, Prévisualiser les fichiers et Modifier les attributs du fichier, tout en laissant la suppression et le partage de fichiers désactivés.

Contributeur du document

Activez Ajouter des fichiers, Afficher la liste des fichiers, Prévisualiser les fichiers, Télécharger les fichiers et Mettre à jour les versions des fichiers.

Recommandations

• Accordez uniquement les autorisations requises pour le rôle de l’utilisateur.
• Examinez attentivement l’accès récursif avant d’appliquer des autorisations à une grande structure de dossiers.
• Testez des combinaisons d’autorisations complexes avec un compte utilisateur non administrateur.
• Évitez d’accorder un accès au partage, à la suppression ou à l’audit, sauf si cela est requis.
• Examinez périodiquement les autorisations personnalisées lorsque le rôle d’un utilisateur change.

Téléversements de fichiers multiples et extraction d’archives

Ajouter des fichiers peut permettre le téléversement de plusieurs fichiers sans Créer des dossiers. Gardez ces autorisations séparées lorsqu’un contributeur doit soumettre des documents dans un dossier existant mais ne doit pas créer de nouveaux dossiers.

La décompression d’une archive contenant des dossiers, ou l’extraction dans un nouveau dossier, nécessite également Créer des dossiers. Une autorisation de téléversement n’autorise pas automatiquement cette étape de création de dossier. Voir Téléversement de fichiers pour les itinéraires de téléversement.