Automazione del periodo di conservazione

Per impostazione predefinita, tutti i file vengono conservati a tempo indeterminato. Puoi tuttavia impostare facilmente un periodo di conservazione personalizzato per i file di qualsiasi cartella o per singoli file. Una volta raggiunta una determinata età, i documenti vengono automaticamente archiviati in un’altra cartella, spostati nel cestino oppure eliminati definitivamente, secondo le impostazioni scelte.
La gestione del periodo di conservazione è disponibile nei piani Medium e Tailor.

Per impostare un periodo di conservazione in una cartella e, facoltativamente, nelle sue sottocartelle:

1. Individua la cartella nella vista elenco.
2. Fai clic sull’icona delle impostazioni, a forma di ingranaggio.
3. Seleziona ‘Conser­vazione’ dal menu a discesa.
4. Seleziona ‘Attivo’ per attivare la funzione e imposta un periodo di conservazione. Fai clic su ‘Avanzato’ per visualizzare altre opzioni.
5. Seleziona ‘Campo Data di inizio conservazione’: scegli il campo di metadati che determina l’inizio del conteggio della conservazione. Può essere qualsiasi campo pertinente, come un campo personalizzato, la data di creazione, l’ultima modifica o l’ora di approvazione.
6. Seleziona Applica a: per scegliere i tipi di elementi a cui si applica la politica di conservazione. Puoi scegliere più opzioni.
   • File — file caricati.
   • Collegamenti — elementi di tipo link.
   • Cartelle — elementi di tipo cartella.
   • Tutti i record — tutti i record dei moduli, indipendentemente dal modello.
   • Singoli modelli di modulo — solo i record creati dai modelli selezionati.
   Quando Tutti i record è selezionato, le opzioni dei singoli modelli di modulo vengono selezionate e disabilitate. Deseleziona Tutti i record per scegliere invece modelli specifici.
7. Scegli l’azione: archiviazione in una cartella, invio al cestino o eliminazione definitiva.
   • Se selezioni l’opzione “Archivia in cartella”, devi specificare la cartella di destinazione in cui trasferire i documenti al termine del periodo di conservazione. Puoi anche mantenere la struttura di cartelle esistente nella nuova destinazione, conservando così l’intera gerarchia e non soltanto i singoli file.
8. Scegli se abilitare Applica alle sottocartelle. Questa impostazione determina se la politica si applica anche nelle sottocartelle; Applica a: determina invece i tipi di elementi interessati.
9. Fai clic su ‘Salva’.

Esempio per le risorse umane: se i documenti personali di un dipendente devono essere eliminati dopo la fine del contratto, salva la data di scadenza del contratto in un campo di metadati di tipo data nella cartella del dipendente. Seleziona quel campo come Campo Data di inizio conservazione, includi Cartelle in Applica a: e scegli il periodo di conservazione e l’azione di eliminazione. L’intera cartella del dipendente e il suo contenuto potranno così essere rimossi insieme in base alla data di fine contratto della cartella.

Puoi impostare eccezioni per qualsiasi cartella o file interessato dalle impostazioni di livello superiore. Individua il file o la cartella da escludere e seleziona ‘Conser­vazione’ dal menu a discesa. Vengono visualizzate le impostazioni attuali e due modi per sostituirle. Scegli ‘Attivo’ per impostare un periodo personalizzato per quel file o quella cartella, oppure ‘Non attivo’ per conservarli a tempo indeterminato.

SUGGERIMENTO: per mostrare il tempo di conservazione rimanente nella vista elenco, configura una delle colonne per visualizzare “Fine conservazione”.
SUGGERIMENTO 2: per vedere tutti i file il cui periodo di conservazione sta per terminare, apri la vista ‘Pannello di Controllo e Rapporti’.

Questo video tutorial spiega come configurare e gestire le impostazioni di conservazione in Folderit DMS: