Automatizar períodos de retenção
Por padrão, todos os seus arquivos são armazenados infinitamente. Mas você pode adicionar facilmente um período de retenção personalizado para arquivos em qualquer pasta ou para arquivos únicos específicos. Os documentos serão então automaticamente Arquivado para outra pasta, movidos para lixeira ou excluídos permanentemente com base em suas configurações depois de atingirem um determinado idade.
O gerenciamento do período de retenção está disponível nos planos Medium e Tailor.
Para configurar um período de retenção em uma pasta (e opcionalmente em suas subpastas):
- Localize a pasta na visualização de lista
- Clique no ícone de configurações (engrenagem)
- Escolha ‘Retenção’ no menu suspenso
- Escolha ‘Ativo’ para ativar e defina um período de retenção. Clique em ‘Avançado’ para ver mais opções.
- Escolha ‘Campo de data de início da retenção’ — Selecione o campo de metadados que determinará quando a contagem regressiva de retenção começará. Pode ser qualquer campo, como campo de metadados personalizado, data de criação, data da última modificação, horário de aprovação ou qualquer outro campo relevante.
- Escolha Aplicar a: para selecionar quais tipos de itens a política de retenção afetará. Você pode selecionar mais de uma opção:
- Arquivos — arquivos enviados.
- Links — itens de link.
- Pastas — itens de pasta.
- Todos os Registros — todos os registros de formulário, independentemente do modelo de formulário.
- Modelos de formulário individuais — somente registros criados a partir dos modelos selecionados.
- Escolha a ação: arquivar em uma pasta / enviar para lixeira / exclusão permanente
- Ao selecionar a opção “Arquivar na pasta”, será necessário especificar a pasta de destino para onde os documentos serão realocados quando o período de retenção terminar. Além disso, você tem a opção de manter a estrutura de pastas existente no novo destino, garantindo que toda a hierarquia de pastas seja preservada e não apenas os arquivos individuais.
- Escolha se deseja ativar Aplicar a subpastas. Isto controla se a política também se aplica às subpastas; Aplicar a: controla quais tipos de itens são afetados.
- Clique em ‘Salvar’
Exemplo de RH: Se os documentos pessoais de um funcionário precisarem ser excluídos após o término do contrato, armazene a data de término do contrato em um campo de metadados de data na pasta do funcionário. Selecione esse campo como Campo de data de início da retenção, inclua Pastas em Aplicar a: e escolha o período de retenção e a ação de exclusão. Toda a pasta do funcionário e seu conteúdo podem ser removidos juntos com base na data de término do contrato da pasta.
Você pode definir exceções para quaisquer pastas e arquivos afetados por suas configurações de nível superior. Basta localizar o arquivo ou pasta que deseja isentar e escolher ‘Retenção’ no menu suspenso. Isso exibe as configurações atuais e duas maneiras de substituí-las. Escolha ‘Ativo’ para o período de retenção personalizado para esse arquivo ou pasta ou escolha ‘Inativo’ para manter o arquivo/pasta infinitamente.
DICA: Para exibir o tempo de retenção restante na visualização de lista, configure uma das colunas da lista para exibir “Fim da retenção”.
DICA 2: Para ver uma lista de todos os arquivos que estão chegando ao fim da retenção, vá para a visualização ‘Painel de Controle & Relatórios’.