Automatizarea perioadei de păstrare

În mod implicit, toate fișierele sunt păstrate pe termen nelimitat. Puteți însă stabili ușor o perioadă de păstrare personalizată pentru fișierele din orice dosar sau pentru anumite fișiere. După ce ating vechimea stabilită, documentele sunt automat arhivate într-un alt dosar, mutate în coșul de reciclare sau șterse definitiv, în funcție de setările alese.
Gestionarea perioadei de păstrare este disponibilă în planurile Medium și Tailor.

Pentru a configura o perioadă de păstrare pentru un dosar și, opțional, subdosarele sale:

1. Găsiți dosarul în vizualizarea listă.
2. Faceți clic pe pictograma de setări (rotiță dințată).
3. Alegeți „Retenție” din meniul derulant.
4. Alegeți „Activă” pentru activare și stabiliți perioada de păstrare. Faceți clic pe „Avansat” pentru mai multe opțiuni.
5. Alegeți „Câmpul pentru data de început a păstrării”. Selectați câmpul de metadate care determină începutul perioadei de păstrare. Poate fi orice câmp relevant: un câmp personalizat, data creării, ultima modificare, momentul aprobării sau alt câmp.
6. Alegeți Aplicați la: pentru a selecta tipurile de elemente afectate de politica de păstrare. Puteți selecta mai multe opțiuni.
   • Fișiere — fișiere încărcate.
   • Legături — elemente de tip legătură.
   • Dosare — elemente de tip dosar.
   • Toate înregistrările — toate înregistrările de formular, indiferent de șablon.
   • Șabloane de formular individuale — numai înregistrările create din șabloanele selectate.
   Când selectați Toate înregistrările, opțiunile pentru șabloanele de formular individuale sunt selectate și dezactivate. Debifați Toate înregistrările pentru a putea alege anumite șabloane.
7. Alegeți acțiunea: arhivare într-un dosar, mutare în coșul de reciclare sau ștergere definitivă.
   • Dacă selectați opțiunea „Arhivează în folder”, trebuie să indicați dosarul de destinație în care vor fi mutate documentele la sfârșitul perioadei de păstrare. Puteți păstra și structura existentă a dosarelor la noua destinație, astfel încât să fie conservată întreaga ierarhie, nu doar fișierele individuale.
8. Alegeți dacă activați Aplicați la subdosare. Această setare stabilește dacă politica se aplică și în subdosare; Aplicați la: stabilește tipurile de elemente afectate.
9. Faceți clic pe „Salvați”.

Exemplu pentru resurse umane: Dacă documentele personale ale unui angajat trebuie șterse după încetarea contractului, salvați data încetării într-un câmp de metadate de tip dată al dosarului angajatului. Selectați acel câmp ca Câmpul pentru data de început a păstrării, includeți Dosare la Aplicați la: și alegeți perioada de păstrare și acțiunea de ștergere. Întregul dosar al angajatului și conținutul său pot fi astfel eliminate împreună, pe baza datei de încetare a contractului din metadatele dosarului.

Puteți stabili excepții pentru orice dosare și fișiere afectate de setările de la un nivel superior. Găsiți fișierul sau dosarul pe care doriți să îl exceptați și alegeți „Retenție” din meniul derulant. Sunt afișate setările curente și două modalități de a le înlocui. Alegeți „Activă” pentru o perioadă personalizată sau „Inactiv” pentru păstrarea fișierului ori dosarului pe termen nelimitat.

SFAT: Pentru a afișa timpul de păstrare rămas în listă, configurați una dintre coloane să afișeze „Sfârșit retenție”.
SFAT 2: Pentru lista tuturor fișierelor care se apropie de sfârșitul perioadei de păstrare, deschideți vizualizarea „Panou de control & Rapoarte”.

Urmăriți tutorialul video despre configurarea și gestionarea setărilor de păstrare în Folderit DMS: