Saklama Süresini Otomatikleştirme

Varsayılan olarak tüm dosyalarınız süresiz saklanır. Ancak herhangi bir klasördeki dosyalar veya belirli dosyalar için özel bir saklama süresi kolayca belirleyebilirsiniz. Belgeler belirli bir yaşa ulaştığında, ayarlarınıza göre otomatik olarak başka bir klasöre arşivlenir, geri dönüşüm kutusuna taşınır veya kalıcı olarak silinir.
Saklama süresi yönetimi Medium ve Tailor planlarında kullanılabilir.

Bir klasör ve isteğe bağlı olarak alt klasörleri için saklama süresi ayarlamak üzere:

1. Liste görünümünde klasörü bulun.
2. Ayarlar (dişli) simgesine tıklayın.
3. Açılır menüden ‘Saklama’ seçeneğini seçin.
4. Etkinleştirmek için ‘Aktif’ seçeneğini seçin ve saklama süresini belirleyin. Diğer seçenekleri görmek için ‘Gelişmiş’ seçeneğine tıklayın.
5. ‘Saklama başlangıç tarihi alanı’ seçeneğini belirleyin. Saklama süresinin geri sayımını başlatacak meta veri alanını seçin. Bu; özel bir meta veri alanı, oluşturulma tarihi, son değiştirilme tarihi, onay zamanı veya başka bir ilgili alan olabilir.
6. Saklama politikasının etkileyeceği öğe türlerini belirlemek için Uygula: seçeneğini kullanın. Birden fazla seçenek seçebilirsiniz.
   • Dosyalar — yüklenen dosyalar.
   • Bağlantılar — bağlantı öğeleri.
   • Klasörler — klasör öğeleri.
   • Tüm kayıtlar — form şablonundan bağımsız olarak tüm form kayıtları.
   • Tek tek form şablonları — yalnızca seçilen şablonlardan oluşturulan kayıtlar.
   Tüm kayıtlar seçildiğinde, tek tek form şablonu seçenekleri seçili hâle gelir ve devre dışı bırakılır. Belirli şablonları seçebilmek için Tüm kayıtlar seçimini kaldırın.
7. İşlemi seçin: bir klasöre arşivleme, geri dönüşüm kutusuna gönderme veya kalıcı olarak silme.
   • “Klasöre arşivle” seçeneğini belirlediğinizde, saklama süresi dolan belgelerin taşınacağı hedef klasörü belirtmeniz gerekir. Ayrıca mevcut klasör yapısını yeni hedefte koruyabilirsiniz. Böylece yalnızca dosyalar değil, tüm klasör hiyerarşisi korunur.
8. Alt klasörlere uygula seçeneğini etkinleştirip etkinleştirmeyeceğinizi belirleyin. Bu ayar, politikanın alt klasörlerde de uygulanıp uygulanmayacağını belirler; Uygula: ise etkilenecek öğe türlerini belirler.
9. ‘Kaydet’ seçeneğine tıklayın.

İnsan kaynakları örneği: Bir çalışanın kişisel belgelerinin sözleşmesi sona erdikten sonra silinmesi gerekiyorsa, sözleşmenin bitiş tarihini çalışanın klasöründeki bir tarih meta veri alanına kaydedin. Bu alanı Saklama başlangıç tarihi alanı olarak seçin, Uygula: altında Klasörler seçeneğini ekleyin ve saklama süresi ile silme işlemini belirleyin. Böylece çalışanın klasörü ve tüm içeriği, klasördeki sözleşme bitiş tarihine göre birlikte kaldırılabilir.

Üst düzey ayarlarınızın etkilediği klasör ve dosyalar için istisnalar belirleyebilirsiniz. İstisna tutmak istediğiniz dosya veya klasörü bulun ve açılır menüden ‘Saklama’ seçeneğini seçin. Mevcut ayarlar ve bunları geçersiz kılmanın iki yolu görüntülenir. Dosya veya klasöre özel bir saklama süresi belirlemek için ‘Aktif’, süresiz saklamak için ‘Aktif değil’ seçeneğini seçin.

İPUCU: Liste görünümünde kalan saklama süresini göstermek için liste sütunlarından birini “Saklama süresinin sonu” değerini gösterecek şekilde yapılandırın.
İPUCU 2: Saklama süresinin sonuna yaklaşan tüm dosyaları görmek için ‘Gösterge Tablosu ve Raporlar’ görünümüne gidin.

Folderit DMS’te saklama ayarlarının nasıl yapılandırılıp yönetildiğini anlatan video eğitimi: