Kansioiden ja lomakemallien rajoitukset

Kansioiden ja lomakemallien rajoituksilla voit määrittää, mitä käyttäjät voivat lisätä kansioon ja ketkä voivat luoda tietueita lomakemallista. Voit varata kansion tietynlaiselle sisällölle, säädellä luomista erikseen siirtämisestä ja palauttamisesta tai rajata lomakkeen käytön sitä tarvitseville tiimeille.

Rajoitukset toimivat yhdessä jakamisoikeuksien kanssa. Käyttäjällä on oltava tarvittavat käyttöoikeudet, ja hänen on täytettävä kaikki sovellettavat rajoitukset. Salli vain-sääntö ei itsessään anna käyttöoikeutta. Lisätietoja olemassa olevien resurssien käyttöoikeuksista on ohjeissa Käyttöoikeustasot ja Tiedostojen, kansioiden ja muiden resurssien jakaminen.

Kansion rajoitusten määrittäminen

Kansion rajoitusten määrittäminen edellyttää kansioon Muokkaaja-oikeutta.

1. Etsi kansio ja avaa sen asetusvalikko hammasrataskuvakkeesta. Valitse Rajoitukset.
2. Valitse kohdassa Sääntöjen periytyminen joko Käytä perittyjä sääntöjä, jos haluat käyttää yläkansiosta periytyviä soveltuvia sääntöjä, tai Määritä mukautetut säännöt, jos haluat korvata ne tämän kansion omilla säännöillä.
3. Kun käytät omia sääntöjä, napsauta Lisää sääntö.
4. Valitse säännön tyyppi kohdassa Säännön tyyppi: Salli vain sallii vain määritetyt yhdistelmät ja Estä estää ne.
5. Valitse kohdasta Kohteen tyyppi kohdetyyppi, jota sääntö koskee.
6. Valitse säännön käyttäjät kohdasta Käyttäjät ja/tai ryhmät kohdasta Ryhmät. Jätä molemmat kentät tyhjiksi, jos säännön tulee koskea kaikkia, joilla on tarvittavat jakamisoikeudet.
7. Valitse kohdassa Toiminnat joko Luo kohteita kohteiden luomiselle, Siirrä tai palauta kohteita tähän kansioon kohteiden siirtämiselle tai palauttamiselle tähän kansioon tai molemmat vaihtoehdot.
8. Ota Käytä myös alikansioissa käyttöön, jos säännön tulee periytyä alikansioihin. Lisää muut tarvitsemasi säännöt ja napsauta sitten Tallenna muutokset.

Peruuta sulkee näkymän tallentamatta muutoksia.

Kohdetyyppien ja toimintojen valitseminen

Kansion sääntö voi koskea valintaa Kaikki kohdetyypit, Tiedostot, Linkit, Kansiot, Kaikki lomaketietueet tai tietyn käytettävissä olevan lomakemallin tietueita.

Toimintovalinnat ovat toisistaan riippumattomia. Luo kohteita-toimintoa koskeva sääntö ei rajoita olemassa olevien kohteiden siirtämistä tai palauttamista, ellei myös Siirrä tai palauta kohteita tähän kansioon ole valittuna. Tarkista molemmat toimintovalinnat ja Käytä myös alikansioissa ennen tallentamista. Uudessa säännössä kaikki kolme ovat tällä hetkellä oletusarvoisesti valittuina.

Yllä olevassa esimerkissä kaikki, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat luoda linkkejä. Kansioon ei voi luoda muita kohdetyyppejä, koska luomista koskeva sääntö sallii vain linkit. Sääntö ei rajoita siirtämistä eikä palauttamista. Periytyviä sääntöjä käyttävät alikansiot saavat saman luomista koskevan rajoituksen.

Sallivien ja estävien sääntöjen toiminta

Oletusarvoisesti kaikki kohdetyypit ovat sallittuja jakamisoikeuksien ja muiden sovellettavien rajoitusten puitteissa.

• Salli vain määrittää käyttäjien, kohdetyyppien ja toimintojen sallitut yhdistelmät. Kun toiminnolle on määritetty tällaisia sääntöjä, kaikki, mitä ne eivät salli, estetään kyseiseltä toiminnolta. Useilla sallivilla säännöillä voi sallia eri yhdistelmiä.
• Estä estää valittuja käyttäjiä suorittamasta valittuja toimintoja määritetyille kohdetyypeille.
• Sääntö Estä on etusijalla kansion voimassa olevissa säännöissä. Soveltuva estävä sääntö estää toiminnon, vaikka salliva sääntö muuten sallisi sen.

Käyttäjien ja ryhmien valitseminen

Kun valitset sekä käyttäjiä että ryhmiä, kumpi tahansa riittää: henkilö voidaan valita erikseen tai hän voi kuulua valittuun ryhmään. Jos molemmat kentät jätetään tyhjiksi, sääntö koskee kaikkia, joilla on tarvittavat jakamisoikeudet.

Salli vain-säännössä tiettyjen käyttäjien tai ryhmien valitseminen rajaa myös sen, ketkä kuuluvat sallittuun yhdistelmään. Muut käyttäjät tarvitsevat toisen heihin soveltuvan sallivan säännön voidakseen suorittaa kyseisen toiminnon.

Periytyminen ja alikansiot

• Käytä perittyjä sääntöjä ottaa käyttöön yläkansiosta periytyvät säännöt. Vain säännöt, joissa Käytä myös alikansioissa on käytössä, periytyvät.
• Määritä mukautetut säännöt korvaa periytyvät kansiosäännöt tämän kansion omilla asetuksilla. Omat säännöt eivät vain täydennä periytyviä sääntöjä.
• Mukautettu tila ilman sääntöjä tarkoittaa, ettei kyseisessä kansiossa ole kansiorajoituksia. Jakamisoikeudet ja sovellettavat lomakemallien rajoitukset ovat silti voimassa.
• Omia sääntöjä käyttävä alikansio korvaa periytyvät kansiosääntönsä omilla asetuksillaan.

Lomakemallin tietueiden luojien rajaaminen

Lomakemallin rajoitukset määrittävät, ketkä voivat luoda uusia tietueita tietystä mallista. Ne ovat erillisiä kohdekansion kohde- ja toimintosäännöistä.

1. Avaa Lomakemallit.
2. Avaa mallin asetusvalikko ja valitse Rajoitukset.
3. Valitse käyttäjät ja ryhmät, jotka saavat luoda tietueita. Jätä molemmat sallittujen valinnat tyhjiksi, jos haluat sallia kaikki, joilla on tarvittavat oikeudet.
4. Valitse käyttäjät ja ryhmät, jotka haluat estää. Estetty käyttäjä tai estetyn ryhmän jäsen ei voi luoda tietueita tästä mallista, vaikka hän kuuluisi myös sallittuun valintaan.
5. Tallenna muutokset.

Lomaketietueen luomisen on täytettävä kaikki kolme ehtoa: käyttäjän jakamisoikeudet, kohdekansion rajoitukset ja lomakemallin rajoitukset. Mallin luomisrajoitukset koskevat uusia tietueita. Olemassa olevan tietueen siirtämistä tai palauttamista säätelevät erikseen kohdekansion siirto- ja palautussäännöt sekä tarvittavat oikeudet.

Mallin rajoitussivulla luetellaan myös kansiot, joiden säännöissä on valittu nimenomaan kyseinen malli. Laajemmat, valintoja Kaikki lomaketietueet tai Kaikki kohdetyypit koskevat säännöt voivat silti päteä, vaikka kansiota ei olisi luettelossa.

Lisätietoja mallien ja tietueiden luomisesta on ohjeessa eForms (lomakemallit).

Esimerkki: tiedostot taloushallinnolle, ostopyynnöt projektipäälliköille

Oletetaan, että kansiolla on kolme sääntöä, joista jokainen koskee toimintoa Luo kohteita:

• Salli vain → Tiedostot Taloushallinto-ryhmälle.
• Salli vain → Ostopyyntö Projektipäälliköt-ryhmälle siten, että kohdetyypiksi valitaan kyseinen lomakemalli.
• Estä → Tiedostot yhdelle tietylle käyttäjälle.

Taloushallinnon jäsenet voivat luoda tiedostoja ja projektipäälliköt Ostopyyntö-tietueita. He tarvitsevat edelleen tarvittavat jakamisoikeudet, ja ostopyynnön luomisen on täytettävä myös mallin rajoitukset. Muut käyttäjät eivät voi luoda kohteita, eikä muita kohdetyyppejä voi luoda, ellei jokin toinen salliva sääntö salli kyseistä yhdistelmää. Erikseen estetty käyttäjä ei voi luoda tiedostoja, vaikka hän kuuluisi Taloushallinto-ryhmään.

Nämä säännöt eivät rajoita siirtämistä tai palauttamista, ellei myös kyseistä toimintoa ole valittu.

Jos kohdetta ei voi luoda, siirtää tai palauttaa

• Tarkista ensin käyttäjän jakamisoikeudet.
• Tarkista, käyttääkö kohdekansio periytyviä vai omia sääntöjä ja koskeeko soveltuva sääntö luomista vai siirtämistä ja palauttamista.
• Etsi soveltuva estävä sääntö ja tarkista sitten, sisällyttääkö jokin salliva sääntö käyttäjän, kohdetyypin ja toiminnon.
• Jos kyse on uudesta lomaketietueesta, tarkista myös mallin sallitut ja estetyt käyttäjät ja ryhmät.

Nämä tarkistukset koskevat myös API:n kautta tehtäviä toimintoja. Lomaketietueen tai ASiC-säiliön sisältöä hallitaan yhdessä sitä sisältävän tietueen tai säiliön kanssa, eikä sitä tarkisteta erikseen kansion kohderajoituksia vasten.