Restrições de pastas e formulários no Folderit

As restrições de pastas e de modelos de formulário permitem controlar o que os utilizadores podem adicionar a uma pasta e quem pode criar registos a partir de um modelo de formulário. Utilize-as para reservar uma pasta para conteúdos específicos, separar a criação da movimentação e do restauro ou limitar um formulário às equipas que o devem utilizar.

As restrições funcionam em conjunto com as permissões de partilha. O utilizador tem de possuir as permissões de acesso necessárias e cumprir todas as restrições aplicáveis. Uma regra Permitir apenas não concede acesso por si só. Para saber como aceder a recursos existentes, consulte Níveis de permissão de acesso e Partilhar ficheiros, pastas e outros recursos.

Configurar restrições de pastas

Para configurar as restrições de uma pasta, precisa de permissão de Editor nessa pasta.

1. Localize a pasta e abra o respetivo menu de definições através do ícone de engrenagem. Selecione Restrições.
2. Em Herança de regras, selecione Usar regras herdadas para utilizar as regras aplicáveis da pasta principal ou Definir regras personalizadas para as substituir por regras próprias desta pasta.
3. No modo de regras personalizadas, clique em Adicionar regra.
4. Em Tipo de regra, selecione Permitir apenas ou Bloquear.
5. Selecione o Tipo de item abrangido pela regra.
6. Selecione os Utilizadores e/ou Grupos abrangidos pela regra. Deixe ambos os campos vazios para abranger todas as pessoas com as permissões de partilha necessárias.
7. Em Ações, selecione Criar itens, Mover ou restaurar itens nesta pasta ou ambas as opções.
8. Ative Aplicar às subpastas se as subpastas devem herdar a regra. Adicione as restantes regras necessárias e clique em Guardar alterações.

Cancelar permite sair sem guardar as alterações.

Escolher tipos de item e ações

Uma regra de pasta pode abranger Todos os tipos de itens, Ficheiros, Ligações, Pastas, Todos os registos de formulários ou registos de um modelo de formulário específico disponível.

As opções de ação são independentes. Uma regra para Criar itens não restringe também a movimentação ou o restauro de itens existentes, a menos que Mover ou restaurar itens nesta pasta esteja selecionado. Antes de guardar, verifique as duas opções de ação e Aplicar às subpastas; atualmente, uma nova regra tem as três opções selecionadas por predefinição.

No exemplo acima, todas as pessoas com as permissões necessárias podem criar ligações. Não é possível criar outros tipos de item nesta pasta, porque a regra de criação permite apenas ligações. Esta regra não restringe a movimentação nem o restauro. As subpastas que utilizam regras herdadas recebem a mesma restrição de criação.

Como funcionam as regras «Permitir apenas» e «Bloquear»

Por predefinição, todos os tipos de item são permitidos, sujeitos às permissões de partilha e a outras restrições aplicáveis.

• Permitir apenas define as combinações permitidas de utilizadores, tipos de item e ações. Quando uma ação tem regras «Permitir apenas», tudo o que essas regras não permitem fica bloqueado para essa ação. Várias regras «Permitir apenas» podem permitir combinações diferentes.
• Bloquear impede os utilizadores selecionados de executar as ações selecionadas para os tipos de item indicados.
• As regras «Bloquear» têm prioridade entre as regras ativas da pasta. Uma regra «Bloquear» correspondente impede a ação, mesmo que uma regra «Permitir apenas» a permitisse de outra forma.

Selecionar utilizadores e grupos

Ao selecionar utilizadores e grupos, basta cumprir uma das condições: a pessoa pode estar selecionada individualmente ou pertencer a um grupo selecionado. Se deixar ambos os campos vazios, a regra aplica-se a todas as pessoas com as permissões de partilha necessárias.

Numa regra «Permitir apenas», selecionar utilizadores ou grupos específicos também limita quem está incluído nessa combinação permitida. Os restantes utilizadores precisam de outra regra «Permitir apenas» correspondente para executar essa ação.

Herança e subpastas

• Usar regras herdadas aplica as regras transmitidas por uma pasta principal. Só são herdadas as regras com Aplicar às subpastas selecionado.
• Definir regras personalizadas substitui as regras de pasta herdadas pela configuração desta pasta. As regras personalizadas não se limitam a acrescentar-se às regras herdadas.
• O modo personalizado sem regras significa que não se aplicam restrições de pasta nessa pasta. As permissões de partilha e as restrições aplicáveis dos modelos de formulário continuam em vigor.
• Uma subpasta com regras personalizadas substitui as regras de pasta herdadas pela sua própria configuração.

Restringir quem pode criar registos a partir de um modelo de formulário

As restrições dos modelos de formulário controlam quem pode criar novos registos com um determinado modelo. São independentes das regras de itens e ações da pasta de destino.

1. Abra Modelos de formulário.
2. Abra o menu de definições do modelo e selecione Restrições.
3. Selecione os utilizadores e grupos autorizados a criar registos. Deixe ambas as seleções de autorizados vazias para incluir qualquer pessoa com as permissões necessárias.
4. Selecione os utilizadores e grupos a bloquear. Um utilizador bloqueado ou membro de um grupo bloqueado não pode criar registos com este modelo, mesmo que também esteja incluído numa seleção de autorizados.
5. Guarde as alterações.

A criação de um registo de formulário tem de cumprir os três requisitos: as permissões de partilha do utilizador, as restrições da pasta de destino e as restrições do modelo de formulário. As restrições de criação de um modelo regem os novos registos; a movimentação ou o restauro de um registo existente rege-se separadamente pelas regras de movimentação/restauro da pasta de destino e pelas permissões necessárias.

A página «Restrições» do modelo também lista as pastas cujas regras selecionam explicitamente esse modelo. As regras mais abrangentes de Todos os registos de formulários ou Todos os tipos de itens podem continuar a aplicar-se, mesmo que uma pasta não conste da lista.

Para saber como criar modelos e registos, consulte eForms (modelos de formulário).

Exemplo: ficheiros para Finanças, pedidos de compra para Gestores de Projeto

Suponha que uma pasta tem três regras, todas relativas a Criar itens:

• Permitir apenas → Ficheiros para o grupo Finanças.
• Permitir apenas → Pedido de Compra para Gestores de Projeto, selecionando esse modelo de formulário específico como tipo de item.
• Bloquear → Ficheiros para um determinado utilizador.

Os membros de Finanças podem criar ficheiros; os Gestores de Projeto podem criar registos de Pedido de Compra. Continuam a precisar das permissões de partilha necessárias, e a criação de Pedidos de Compra também tem de cumprir as restrições do modelo. A criação fica bloqueada para outros utilizadores e tipos de item, salvo se outra regra «Permitir apenas» os incluir. O utilizador bloqueado individualmente não pode criar ficheiros, mesmo que pertença a Finanças.

Estas regras não restringem a movimentação nem o restauro, a menos que essa ação também esteja selecionada.

Se não for possível criar, mover ou restaurar um item

• Verifique primeiro as permissões de partilha do utilizador.
• Verifique se a pasta de destino utiliza regras herdadas ou personalizadas e se a regra em causa abrange a criação ou a movimentação/restauro.
• Procure uma regra «Bloquear» correspondente e verifique depois se uma regra «Permitir apenas» inclui o utilizador, o tipo de item e a ação.
• Para um novo registo de formulário, verifique também os utilizadores e grupos autorizados e bloqueados no modelo.

Estas verificações também se aplicam através da API. O conteúdo de um registo de formulário ou de um contentor ASiC é gerido em conjunto com o respetivo contentor, em vez de ser verificado individualmente face às restrições de itens da pasta.