Siirry pääsisältöön
Miten voimme auttaa?

Tunnisteiden hallinta Folderitissa

← Toate subiectele

Tunnisteet tarjoavat joustavan tavan luokitella, löytää ja jakaa tiedostoja, kansioita ja ulkoisia linkkejä Folderit-palvelussa. Ylläpitäjät voivat määrittää tunnisteita keskitetysti, järjestää ne hierarkioihin ja hallita pääsyä merkittyihin resursseihin.

Sopivat oikeudet omaavat käyttäjät voivat lisätä olemassa olevia tunnisteita resursseihin. Tilin ylläpitäjät voivat luoda, nimetä uudelleen, poistaa ja järjestää tunnisteita kohdassa Ylläpitäjän työkalut → Metatieto → Tunnisteet.

Tunnistehallinnan avaaminen

  1. Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä.
  2. Siirry kohtaan Ylläpitäjän työkalut → Metatieto.
  3. Napsauta työkalupalkissa Tunnisteet nähdäksesi kaikki keskitetysti määritetyt tunnisteet.
Ylläpitäjien metatieto- ja tunnistehallintanäkymä Folderit-palvelussa
Avaa Ylläpitäjän työkalut → Metatiedot ja valitse Tunnisteet hallitaksesi keskitetysti määritettyjä tunnisteita.

Luo tunniste

  1. Avaa näkymä Tunnisteet.
  2. Napsauta työkalupalkissa + Tag.
  3. Syötä tunnisteen nimi.
  4. Tallenna uusi tunniste.

Luomisen jälkeen tunnisteen voivat lisätä tiedostoihin, kansioihin ja ulkoisiin linkkeihin käyttäjät, joilla on oikeus muokata kyseisiä resursseja.

Tunnisteiden lisääminen tiedostoihin, kansioihin ja linkkeihin

  1. Avaa luokiteltava tiedosto, kansio tai ulkoinen linkki.
  2. Napsauta työkalupalkissa Muokkaa.
  3. Etsi kenttä Tunnisteet.
  4. Valitse tai syötä tarvittavat tunnisteet.
  5. Napsauta Tallenna.

Tunnisteita voi käyttää hakuehtoina, näyttää kansionäkymissä ja käyttää liittyvien resurssien ryhmittelyyn eri kansioissa.

Lue lisää metatietojen käytöstä Folderit-palvelussa ja metatiedoilla ja tunnisteilla hakemisesta.

Hierarkkisten tunnisteiden ja alitunnisteiden luominen

Tunnisteet voidaan järjestää hierarkiaksi lisäämällä alitunnisteita ylätunnisteen alle.

Voit esimerkiksi luoda ylätunnisteen Projekti X ja lisätä alitunnisteet:

  • Laskut;
  • Sopimukset;
  • Raportit.
  1. Avaa Ylläpitäjän työkalut → Metatieto → Tunnisteet.
  2. Valitse tunniste, josta tulee ylätunniste.
  3. Napsauta työkalupalkissa + Sub-tag.
  4. Syötä alitunnisteen nimi ja tallenna.

Alitunnisteet helpottavat liittyvien resurssien luokittelua säilyttäen selkeän kokonaisrakenteen.

Tunnisteen nimeäminen uudelleen tai poistaminen

Ylläpitäjät voivat hallita olemassa olevia tunnisteita Tunnisteet-näkymässä.

Tunnisteen nimeäminen uudelleen

Valitse tunniste ja muuta sen nimeä käytettävissä olevalla muokkaustoiminnolla. Päivitetty nimi näkyy kaikkialla, missä tunnistetta jo käytetään.

Tunnisteen poistaminen

Valitse tunniste ja poistotoiminto.

Tärkeää: keskitetysti määritetyn tunnisteen poistaminen poistaa sen kaikista resursseista, joihin se on lisätty. Varmista ennen poistamista, ettei sitä enää tarvita.

Resurssien jakaminen tunnisteiden kautta

Tunnistetta voi käyttää myös pääsyn jakamisen perustana. Kun jaat tunnisteen, vastaanottaja saa pääsyn siihen liittyviin resursseihin.

Jos jaetulla tunnisteella on alitunnisteita, myös niihin liittyvät resurssit sisältyvät jakoon.

Esimerkiksi ylätunnisteen Projekti X jakaminen jakaa myös sen alitunnisteilla Laskut, Sopimukset ja Raportit merkityt resurssit.

  1. Avaa Ylläpitäjän työkalut → Metatieto → Tunnisteet.
  2. Etsi jaettava tunniste.
  3. Napsauta tunnisteen vieressä olevaa jakokuvaketta.
  4. Valitse käyttäjä tai ryhmä, jolle haluat antaa pääsyn.
  5. Valitse sopiva oikeustaso.
  6. Vahvista jakoasetukset.
Pääsynhallintaikkuna resurssien jakamiseen tunnisteen kautta Folderit-palvelussa
Tunnisteen vieressä olevalla jakokuvakkeella voit antaa pääsyn kaikkiin kyseiseen tunnisteeseen ja sen alitunnisteisiin liittyviin resursseihin.

Tunnisteisiin perustuvan pääsyn toiminta

  • Pääsy myönnetään jaettuun tunnisteeseen liittyviin resursseihin.
  • Tunnisteen alitunnisteisiin liittyvät resurssit sisältyvät pääsyyn.
  • Valittu oikeustaso määrää, mitä vastaanottaja voi tehdä jaetuille resursseille.
  • Myös olemassa olevia suoria oikeuksia ja muita jakosääntöjä voidaan soveltaa.

Lisätietoja oikeustasoista ja pääsynhallinnasta on oppaissa Tiedostojen, kansioiden, osioiden tai tilien jakaminen ja Käyttöoikeuksien erot.

  • Käytä lyhyitä ja yhdenmukaisia tunnistenimiä.
  • Vältä lähes samoin kirjoitettujen päällekkäisten tunnisteiden luomista.
  • Käytä ylätunnisteita laajoille luokille ja alitunnisteita tarkemmille luokituksille.
  • Tarkista jako-oikeudet ennen ylätunnisteen jakamista, koska myös sen alitunnisteet sisältyvät jakoon.
  • Poista vanhentuneet tunnisteet vasta varmistettuasi, ettei niitä enää tarvita nykyisissä resursseissa.