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Come possiamo aiutarti?

Gestire i tag in Folderit

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I Tag offrono un modo flessibile per classificare, trovare e condividere file, cartelle e collegamenti esterni in Folderit. Gli amministratori possono definire i tag centralmente, organizzarli in gerarchie e controllare l’accesso alle risorse contrassegnate.

Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono aggiungere tag esistenti alle risorse, mentre gli amministratori dell’account possono crearli, rinominarli, eliminarli e organizzarli in Strumenti di amministrazione → Metadati → Tag.

Aprire la gestione dei tag

  1. Accedi come amministratore dell’account.
  2. Vai a Strumenti di amministrazione → Metadati.
  3. Fai clic su Tag nella barra degli strumenti per vedere tutti i tag definiti centralmente.
Vista di gestione di metadati e tag per gli amministratori in Folderit
Apri Strumenti di amministrazione → Metadati e seleziona Tag per gestire i tag definiti centralmente.

Crea un tag

  1. Apri la vista Tag.
  2. Fai clic su + Tag nella barra degli strumenti.
  3. Inserisci il nome del tag.
  4. Salva il nuovo tag.

Una volta creato, il tag può essere aggiunto a file, cartelle e collegamenti esterni dagli utenti autorizzati a modificare quelle risorse.

Aggiungere tag a file, cartelle e collegamenti

  1. Apri il file, la cartella o il collegamento esterno da classificare.
  2. Fai clic su Modifica nella barra degli strumenti.
  3. Trova il campo Tag.
  4. Seleziona o inserisci i tag necessari.
  5. Fai clic su Salva.

I tag possono essere usati come criteri di ricerca, visualizzati nelle viste delle cartelle e usati per raggruppare risorse correlate in cartelle diverse.

Scopri di più su come usare i metadati in Folderit e cercare con metadati e tag.

Creare tag gerarchici e sotto-tag

I tag possono essere organizzati in una gerarchia aggiungendo sotto-tag sotto un tag padre.

Per esempio, puoi creare un tag padre chiamato Progetto X e aggiungere sotto-tag come:

  • Fatture;
  • Contratti;
  • Report.
  1. Apri Strumenti di amministrazione → Metadati → Tag.
  2. Seleziona il tag che deve diventare il padre.
  3. Fai clic su + Sub-tag nella barra degli strumenti.
  4. Inserisci il nome del sotto-tag e salvalo.

I sotto-tag facilitano la classificazione di risorse correlate mantenendo una struttura complessiva chiara.

Rinominare o eliminare un tag

Gli amministratori possono gestire i tag esistenti dalla vista Tag.

Rinominare un tag

Seleziona il tag e usa l’azione di modifica disponibile per cambiarne il nome. Il nome aggiornato viene mostrato ovunque il tag sia già usato.

Eliminare un tag

Seleziona il tag e scegli l’azione di eliminazione.

Importante: eliminare un tag definito centralmente lo rimuove dalle risorse a cui era stato applicato. Conferma che non serva più prima di eliminarlo.

Condividere risorse tramite i tag

Un tag può anche essere usato come base per condividere l’accesso. Quando condividi un tag, il destinatario accede alle risorse associate.

Se il tag condiviso ha sotto-tag, sono incluse anche le risorse associate a questi ultimi.

Per esempio, condividere il tag padre Progetto X condivide anche le risorse contrassegnate con i sotto-tag Fatture, Contratti e Report.

  1. Apri Strumenti di amministrazione → Metadati → Tag.
  2. Trova il tag da condividere.
  3. Fai clic sull’icona di condivisione accanto al tag.
  4. Seleziona l’utente o il gruppo che deve ricevere l’accesso.
  5. Scegli il livello di autorizzazione appropriato.
  6. Conferma le impostazioni di condivisione.
Finestra di gestione degli accessi per condividere risorse tramite un tag in Folderit
Usa l’icona di condivisione accanto a un tag per concedere accesso a tutte le risorse associate al tag e ai suoi sotto-tag.

Come funziona l’accesso basato sui tag

  • L’accesso viene concesso alle risorse associate al tag condiviso.
  • Sono incluse le risorse associate ai sotto-tag del tag.
  • Il livello di autorizzazione scelto determina cosa può fare il destinatario con le risorse condivise.
  • Possono applicarsi anche autorizzazioni dirette esistenti e altre regole di condivisione.

Per altre informazioni sui livelli di autorizzazione e sulla gestione degli accessi, vedi Condividere file, cartelle, sezioni o account e Differenze tra le autorizzazioni di accesso.

  • Usa nomi brevi e coerenti per i tag.
  • Evita di creare tag duplicati con piccole differenze di scrittura.
  • Usa tag padre per categorie ampie e sotto-tag per classificazioni più specifiche.
  • Controlla le autorizzazioni prima di condividere un tag padre, perché sono inclusi anche i sotto-tag.
  • Elimina i tag obsoleti solo dopo aver verificato che non servano più alle risorse esistenti.