Usar modelos de fluxo de trabalho
Os modelos de fluxo de trabalho permitem salvar processos de aprovação, confirmação, assinatura e outros processos de fluxo de trabalho usados com frequência, para que os usuários possam iniciá-los sem reconstruir o fluxo de trabalho todas as vezes.
Eles são úteis para aprovações de compras, assinatura de contratos, confirmações de políticas, revisões de faturas, integração de funcionários, tratamento de incidentes, liberação de documentos e outros processos de negócios repetíveis.
Criar um modelo de fluxo de trabalho
Acesse:
Ferramentas administrativas → Fluxos de trabalho → Modelos → Adicionar modelo de fluxo de trabalho
Insira um nome claro que ajude os usuários a entender a finalidade do fluxo de trabalho. Por exemplo: ‘Purchase Request Approval and Signing’
Escolha a ordem do fluxo de trabalho
Selecione como o fluxo de trabalho deve progredir:
- Paralelo — todos os destinatários recebem suas tarefas ao mesmo tempo.
- Sequencial — cada destinatário recebe a tarefa somente depois que o destinatário anterior a conclui.
- Personalizado — crie vários estágios e combine processamento paralelo e serial em um único fluxo de trabalho.
Use Personalizado quando um item precisar primeiro ser revisado por diversas pessoas e depois repassado a outro destinatário para assinatura ou outra ação.
Selecione os métodos de fluxo de trabalho
Escolha os métodos que podem ser utilizados no template:
- Aprovação
- Confirmação de leitura
- eSign
- Qualquer método de fluxo de trabalho personalizado criado para sua conta
Diferentes métodos podem ser combinados no mesmo fluxo de trabalho personalizado. Por exemplo, vários destinatários podem aprovar uma solicitação de compra na Fase 1, seguida por uma tarefa de assinatura eletrônica para o CFO na Fase 2.
Escolha onde o modelo pode ser usado
Em Disponível para, selecione os tipos de itens para os quais o modelo de fluxo de trabalho deve estar disponível:
- Arquivo — disponibiliza o modelo para arquivos individuais.
- Pasta — disponibiliza o modelo para pastas e automações de fluxo de trabalho em nível de pasta.
- Link — disponibiliza o modelo para itens de link.
Você também pode limitar o modelo de fluxo de trabalho a um tipo de dados específico de formulário eletrônico, como Relatório de incidente ou Solicitação de compra. Isso ajuda a garantir que os usuários vejam apenas modelos de fluxo de trabalho relevantes para o item com o qual estão trabalhando.
Adicionar destinatários
Clique em + User ou + Group para adicionar destinatários ao fluxo de trabalho.
Para cada destinatário:
- Insira ou selecione o destinatário.
- Escolha o método de fluxo de trabalho que eles devem concluir.
- Adicione uma nota opcional explicando o que eles devem revisar ou fazer.
- Selecione quais informações o destinatário poderá ver.
As opções de visibilidade incluem:
- Mostrar metadados:
- Mostrar itens relacionados:
- Mostrar lista de destinatários a este destinatário
As notas do destinatário podem ser diferentes para cada participante. Por exemplo, pode ser solicitado a um gestor de departamento que confirme a necessidade operacional, enquanto o Departamento Financeiro pode ser solicitado a verificar o orçamento disponível.
Crie um fluxo de trabalho personalizado
Em um fluxo de trabalho personalizado, os destinatários são organizados em etapas numeradas.
Destinatários dentro do mesmo estágio numerado trabalham em paralelo. A próxima etapa começa somente após a etapa atual ter sido concluída com sucesso.
No exemplo abaixo:
- O Estágio 1 contém três destinatários de aprovação.
- Estágio 2 contém um destinatário de assinatura eletrônica.
- A tarefa de assinatura eletrônica será iniciada somente depois que o Estágio 1 atender à sua regra de aceitação.
Configurar regras de aceitação e rejeição
Para um estágio contendo vários destinatários paralelos, clique no ícone de configurações no resumo do estágio para definir quantos destinatários devem aceitar e quantas rejeições causarão falha no estágio.
Você pode escolher quantas aceitações serão necessárias:
- Todos os destinatários
- Número fixo
- Porcentagem
Você também pode escolher quando o estágio deverá falhar com base nas rejeições:
- Número fixo
- Porcentagem
Por exemplo:
2 aceitações obrigatórias · falha em 2 rejeições
Com três revisores, isso significa que a etapa será bem-sucedida quando quaisquer dois destinatários aprovarem. Falha quando dois destinatários rejeitam. O fluxo de trabalho continua para o próximo estágio ou é interrompido, dependendo do resultado.
Um estágio contendo apenas um destinatário não precisa de um limite de aceitação separado porque esse destinatário deve concluir a tarefa atribuída.
Reordenar ou remover destinatários
Use a alça de arrastar ao lado de um destinatário para alterar sua posição ou movê-lo entre os estágios.
Use o ícone da lixeira para remover um destinatário.
Antes de salvar, verifique os indicadores de etapas numeradas para ter certeza de que todos os destinatários estão agrupados nas etapas corretas.
Salvar o modelo de fluxo de trabalho
Clique em Salvar quando a estrutura do fluxo de trabalho estiver concluída.
O modelo pode então ser selecionado ao iniciar um fluxo de trabalho em um arquivo, pasta, link ou registro de formulário eletrônico suportado. Também pode ser usado na automação de fluxo de trabalho, quando aplicável.
Exemplo de caso de uso
Uma solicitação de compra pode seguir este processo:
- O gerente de departamento, Finanças e Compras recebem tarefas de aprovação ao mesmo tempo.
- Quaisquer duas aprovações são suficientes para continuar.
- Duas rejeições interrompem o processo.
- Após o recebimento das aprovações necessárias, o CFO recebe o item para assinatura eletrônica final.
Isso reduz atrasos desnecessários e ao mesmo tempo garante que a solicitação receba a revisão necessária e a autorização final.