Crearea șabloanelor de flux de lucru

Șabloanele salvează procese de aprobare, luare la cunoștință, semnare și alte fluxuri folosite frecvent, astfel încât utilizatorii să le pornească fără să le reconstruiască de fiecare dată.

Sunt utile pentru aprobări de achiziții, semnarea contractelor, confirmarea politicilor, verificarea facturilor, integrarea angajaților, gestionarea incidentelor, publicarea documentelor și alte procese repetabile.

Crearea unui șablon

Accesați:
Instrumente de administrare → Fluxuri de lucru → Șabloane → Adăugați șablon de flux

Introduceți un nume clar, care să explice scopul fluxului. De exemplu: „Purchase Request Approval and Signing”

Alegerea ordinii fluxului

Selectați cum avansează fluxul:

• Paralel — toți destinatarii primesc sarcinile simultan.
• Serial — fiecare destinatar primește sarcina numai după finalizarea celei precedente.
• Personalizat — creați mai multe etape și combinați procesarea paralelă cu cea secvențială.

Folosiți Personalizat când un element trebuie întâi examinat de mai multe persoane și apoi trimis altui destinatar pentru semnare sau altă acțiune.

Alegerea metodelor

Alegeți metodele permise în șablon:

• Aprobare
• Luare la cunoștință
• Semnare electronică
• Orice metode de flux personalizate create pentru cont.

Puteți combina metode în același flux personalizat. De exemplu, mai mulți destinatari aprobă o cerere de achiziție în Etapa 1, iar directorul financiar primește o sarcină eSign în Etapa 2.

Alegerea locurilor în care poate fi folosit șablonul

La Disponibil pentru, selectați tipurile de elemente pentru care este disponibil:

• Fișier — șablonul este disponibil pentru fișiere individuale.
• Dosar — șablonul este disponibil pentru dosare și automatizări la nivel de dosar.
• Link — șablonul este disponibil pentru elemente de tip legătură.

Puteți limita șablonul și la un tip de date eForm, precum Raport de incident sau Cerere de achiziție. Utilizatorii văd astfel numai șabloanele relevante pentru elementul la care lucrează.

Adăugarea destinatarilor

Faceți clic pe + User sau + Group pentru a adăuga destinatari.

Pentru fiecare destinatar:

1. Introduceți sau selectați destinatarul.
2. Alegeți metoda de flux pe care trebuie să o finalizeze.
3. Adăugați opțional o notă cu ce trebuie să examineze sau să facă.
4. Selectați informațiile pe care are voie să le vadă.

Opțiunile de vizibilitate includ:

• Afișează metadate:
• Afișați elementele asociate:
• Afișează lista destinatarilor acestui destinatar

Notele pot fi diferite pentru fiecare participant. De exemplu, un manager poate confirma necesitatea operațională, iar departamentul Financiar poate verifica bugetul disponibil.

Construirea unui flux personalizat

Într-un flux personalizat, destinatarii sunt grupați în etape numerotate.

Destinatarii aceleiași etape lucrează în paralel. Etapa următoare începe numai după finalizarea cu succes a celei curente.

În exemplul de mai jos:

• Etapa 1 are trei destinatari pentru aprobare.
• Etapa 2 are un destinatar eSign.
• Sarcina eSign începe numai după îndeplinirea regulii de acceptare a Etapei 1.

Reguli de acceptare și respingere

Pentru o etapă cu mai mulți destinatari paraleli, apăsați pictograma de setări din rezumatul etapei pentru a defini câți trebuie să accepte și câte respingeri o fac să eșueze.

Puteți alege numărul de acceptări necesare:

• Toți destinatarii
• Număr fix
• Procentaj

Puteți alege și pragul de respingeri pentru eșec:

• Număr fix
• Procentaj

De exemplu:

Sunt necesare 2 acceptări · eșuează la 2 respingeri

Cu trei evaluatori, etapa reușește când oricare doi aprobă și eșuează când doi resping. Fluxul continuă sau se oprește, în funcție de rezultat.

O etapă cu un singur destinatar nu necesită prag separat, deoarece acesta trebuie să finalizeze sarcina.

Reordonarea sau eliminarea destinatarilor

Folosiți mânerul de tragere pentru a schimba poziția unui destinatar sau a-l muta între etape.

Folosiți pictograma coș pentru a elimina un destinatar.

Înainte de salvare, verificați indicatoarele numerotate pentru a confirma gruparea corectă.

Salvarea șablonului

Faceți clic pe Salvați când structura este completă.

Șablonul poate fi apoi selectat la pornirea unui flux pe un fișier, dosar, o legătură sau înregistrare eForm acceptată. Poate fi folosit și în automatizarea fluxurilor, unde este cazul.

Exemplu de utilizare

O cerere de achiziție poate urma procesul:

1. Managerul de departament, Financiarul și Achizițiile primesc simultan sarcinile de aprobare.
2. Oricare două aprobări sunt suficiente pentru continuare.
3. Două respingeri opresc procesul.
4. După aprobările necesare, directorul financiar primește elementul pentru eSign final.

Astfel se reduc întârzierile inutile, păstrând examinarea necesară și autorizarea finală.