İş Akışı Şablonları Oluşturma
İş akışı şablonları; sık kullanılan onay, okundu bildirimi, imzalama ve diğer süreçleri kaydetmenizi sağlar. Böylece kullanıcılar her seferinde iş akışını yeniden oluşturmak zorunda kalmaz.
Satın alma onayları, sözleşme imzalama, politika okundu bildirimleri, fatura incelemeleri, çalışan işe alım süreçleri, olay yönetimi, belge yayımlama ve diğer tekrarlanabilir iş süreçleri için yararlıdır.
İş Akışı Şablonu Oluşturma
Şu yolu izleyin:
Yönetici araçları → İş akışları → Şablonlar → İş akışı şablonu ekle
Kullanıcıların iş akışının amacını anlayabileceği açık bir ad girin. Örneğin: ‘Purchase Request Approval and Signing’
İş Akışı Sırasını Seçme
İş akışının nasıl ilerleyeceğini seçin:
- Paralel — tüm alıcılar görevlerini aynı anda alır.
- Seri — her alıcı, görevi yalnızca önceki alıcı tamamladıktan sonra alır.
- Özel — birden fazla aşama oluşturun ve aynı iş akışında paralel ile sıralı işlemleri birleştirin.
Bir öğenin önce birkaç kişi tarafından incelenmesi, ardından imzalama veya başka bir işlem için diğer bir alıcıya geçmesi gerekiyorsa Özel seçeneğini kullanın.
İş Akışı Yöntemlerini Seçme
Şablonda kullanılabilecek yöntemleri seçin:
- Onay
- Okunma teyidi
- eSign
- Hesabınız için oluşturulmuş özel iş akışı yöntemleri.
Aynı özel iş akışında farklı yöntemler birleştirilebilir. Örneğin 1. Aşamada birkaç alıcı satın alma talebini onaylayabilir, ardından 2. Aşamada CFO için bir eSign görevi başlayabilir.
Şablonun Nerede Kullanılabileceğini Seçme
Kullanılabilir altında, iş akışı şablonunun kullanılabileceği öğe türlerini seçin:
- Dosya — şablonu tek tek dosyalar için kullanılabilir kılar.
- Klasör — şablonu klasörler ve klasör düzeyindeki iş akışı otomasyonları için kullanılabilir kılar.
- Bağlantı — şablonu bağlantı öğeleri için kullanılabilir kılar.
İş akışı şablonunu Olay Raporu veya Satın Alma Talebi gibi belirli bir eForm veri türüyle de sınırlandırabilirsiniz. Böylece kullanıcılar yalnızca üzerinde çalıştıkları öğeye uygun şablonları görür.
Alıcı Ekleme
İş akışına alıcı eklemek için + User veya + Group seçeneğine tıklayın.
Her alıcı için:
- Alıcıyı girin veya seçin.
- Tamamlaması gereken iş akışı yöntemini seçin.
- Neyi incelemesi veya yapması gerektiğini açıklayan, isteğe bağlı bir not ekleyin.
- Alıcının görmesine izin verilen bilgileri seçin.
Görünürlük seçenekleri şunları içerir:
- Metaveriyi göster:
- İlgili öğeleri göster:
- Alıcı listesi bu alıcıya göster
Her katılımcının alıcı notu farklı olabilir. Örneğin departman yöneticisinden operasyonel ihtiyacı doğrulaması, Finans ekibinden ise bütçenin yeterliliğini kontrol etmesi istenebilir.
Özel İş Akışı Oluşturma
Özel iş akışında alıcılar numaralandırılmış aşamalara yerleştirilir.
Aynı numaralı aşamadaki alıcılar paralel çalışır. Sonraki aşama, yalnızca mevcut aşama başarıyla tamamlandığında başlar.
Aşağıdaki örnekte:
- 1. Aşama üç onay alıcısı içerir.
- 2. Aşama bir eSign alıcısı içerir.
- eSign görevi, yalnızca 1. Aşama kabul kuralını karşıladığında başlar.
Kabul ve Ret Kurallarını Yapılandırma
Birden fazla paralel alıcı içeren aşamalarda, kaç kişinin kabul etmesi gerektiğini ve kaç reddin aşamayı başarısız kılacağını tanımlamak için aşama özetindeki ayarlar simgesine tıklayın.
Gerekli kabul sayısını seçebilirsiniz:
- Tüm alıcılar
- Sabit sayı
- Yüzde
Ayrıca retlere göre aşamanın ne zaman başarısız sayılacağını seçebilirsiniz:
- Sabit sayı
- Yüzde
Örneğin:
2 kabul gerekli · 2 rette başarısız
Üç inceleyen kişi varsa, herhangi iki alıcı onayladığında aşama başarılı olur. İki alıcı reddettiğinde başarısız olur. İş akışı, sonuca göre ya sonraki aşamaya geçer ya da durur.
Yalnızca bir alıcı içeren aşamada ayrı bir kabul eşiği gerekmez; o alıcının atanan görevi tamamlaması gerekir.
Alıcıları Yeniden Sıralama veya Kaldırma
Bir alıcının konumunu değiştirmek veya onu aşamalar arasında taşımak için yanındaki sürükleme tutamacını kullanın.
Alıcıyı kaldırmak için çöp kutusu simgesini kullanın.
Kaydetmeden önce, tüm alıcıların doğru aşamalarda gruplandığından emin olmak için numaralı aşama göstergelerini kontrol edin.
İş Akışı Şablonunu Kaydetme
İş akışı yapısı tamamlandığında Kaydet seçeneğine tıklayın.
Şablon daha sonra desteklenen dosya, klasör, bağlantı veya eForm kaydında iş akışı başlatılırken seçilebilir. Uygun olduğunda iş akışı otomasyonunda da kullanılabilir.
Örnek Kullanım
Bir satın alma talebi şu süreci izleyebilir:
- Departman yöneticisi, Finans ve Satın Alma ekipleri onay görevlerini aynı anda alır.
- Devam etmek için herhangi iki onay yeterlidir.
- İki ret süreci durdurur.
- Gerekli onaylar alındıktan sonra öğe, son eSign işlemi için CFO’ya gönderilir.
Bu yapı, talebin gereken inceleme ve nihai yetkilendirmeden geçmesini sağlarken gereksiz gecikmeleri azaltır.