Utiliser des modèles de flux de travail
Les modèles de workflow vous permettent d’enregistrer les processus d’approbation, d’accusé de réception, de signature et autres processus de workflow fréquemment utilisés afin que les utilisateurs puissent les démarrer sans reconstruire le workflow à chaque fois.
Ils sont utiles pour les approbations d’achat, la signature de contrats, les accusés de réception de politiques, la révision des factures, l’intégration des employés, la gestion des incidents, la publication de documents et d’autres processus métier reproductibles.
Créer un modèle de workflow
Accédez à :
Outils d’administration → Workflows → Modèles → Ajouter un modèle de workflow
Saisissez un nom clair qui aide les utilisateurs à comprendre l’objectif du flux de travail. Par exemple : ‘Purchase Request Approval and Signing’
Choisir l’ordre du workflow
Sélectionnez la manière dont le flux de travail doit progresser :
- Simultanément — tous les destinataires reçoivent leurs tâches en même temps.
- En série — chaque destinataire reçoit la tâche uniquement une fois que le destinataire précédent l’a terminée.
- Personnalisé — créez plusieurs étapes et combinez le traitement parallèle et en série dans un seul flux de travail.
Utilisez Personnalisé lorsqu’un élément doit d’abord être examiné par plusieurs personnes, puis transmis à un autre destinataire pour signature ou autre action.
Sélectionnez les méthodes de workflow
Choisissez les méthodes pouvant être utilisées dans le modèle :
- Approbation
- Accusé de réception
- Signature électronique
- Toute méthode de flux de travail personnalisée créée pour votre compte
Différentes méthodes peuvent être combinées dans un même workflow personnalisé. Par exemple, plusieurs destinataires peuvent approuver une demande d’achat à l’étape 1, suivie d’une tâche de signature électronique pour le directeur financier à l’étape 2.
Choisissez où le modèle peut être utilisé
Sous Disponible pour, sélectionnez les types d’éléments pour lesquels le modèle de workflow doit être disponible :
- Fichier — rend le modèle disponible pour des fichiers individuels.
- Dossier — rend le modèle disponible pour les dossiers et les automatisations de flux de travail au niveau des dossiers.
- Lien — rend le modèle disponible pour les éléments de lien.
Vous pouvez également limiter le modèle de flux de travail à un type de données de formulaire électronique spécifique, tel qu’un rapport d’incident ou une demande d’achat. Cela permet de garantir que les utilisateurs ne voient que les modèles de flux de travail pertinents pour l’élément avec lequel ils travaillent.
Ajouter des destinataires
Cliquez sur + User ou + Group pour ajouter des destinataires au flux de travail.
Pour chaque destinataire :
- Saisissez ou sélectionnez le destinataire.
- Choisissez la méthode de workflow à suivre.
- Ajoutez une note facultative expliquant ce qu’ils doivent vérifier ou faire.
- Sélectionnez les informations que le destinataire est autorisé à voir.
Les options de visibilité incluent :
- Afficher les métadonnées :
- Afficher les éléments liés :
- Afficher la liste des destinataires à ce destinataire
Les notes des destinataires peuvent être différentes pour chaque participant. Par exemple, il peut être demandé à un chef de service de confirmer le besoin opérationnel, tandis que les Finances peuvent être invitées à vérifier le budget disponible.
Créer un flux de travail personnalisé
Dans un flux de travail personnalisé, les destinataires sont organisés en étapes numérotées.
Les destinataires d’une même étape numérotée travaillent en parallèle. L’étape suivante ne commence qu’une fois l’étape en cours terminée avec succès.
Dans l’exemple ci-dessous :
- L’étape 1 contient trois destinataires d’approbation.
- L’étape 2 contient un destinataire de signature électronique.
- La tâche eSign ne démarre qu’une fois que l’étape 1 a satisfait à sa règle d’acceptation.
Configurer les règles d’acceptation et de rejet
Pour une étape contenant plusieurs destinataires parallèles, cliquez sur l’icône des paramètres dans le résumé de l’étape pour définir le nombre de destinataires qui doivent accepter et le nombre de refus qui entraîneront l’échec de l’étape.
Vous pouvez choisir le nombre d’acceptations requises :
- Tous les destinataires
- Nombre fixe
- Pourcentage
Vous pouvez également choisir le moment où l’étape doit échouer en fonction des refus :
- Nombre fixe
- Pourcentage
Par exemple :
2 acceptations requises · échec à 2 rejets
Avec trois réviseurs, cela signifie que l’étape réussit lorsque deux destinataires quelconques approuvent. Il échoue lorsque deux destinataires rejettent. Le flux de travail passe ensuite à l’étape suivante ou s’arrête, en fonction du résultat.
Une étape contenant un seul destinataire n’a pas besoin d’un seuil d’acceptation distinct car ce destinataire doit terminer la tâche assignée.
Réorganiser ou supprimer des destinataires
Utilisez la poignée de déplacement à côté d’un destinataire pour modifier sa position ou le déplacer entre les étapes.
Utilisez l’icône de la corbeille pour supprimer un destinataire.
Avant d’enregistrer, vérifiez les indicateurs d’étape numérotés pour vous assurer que tous les destinataires sont regroupés dans les étapes appropriées.
Enregistrer le modèle de workflow
Cliquez sur Enregistrer lorsque la structure du flux de travail est terminée.
Le modèle peut ensuite être sélectionné lors du démarrage d’un flux de travail sur un fichier, un dossier, un lien ou un enregistrement eForm pris en charge. Il peut également être utilisé dans l’automatisation des flux de travail, le cas échéant.
Exemple de cas d’utilisation
Une demande d’achat peut suivre ce processus :
- Le responsable de service, les Finances et les Achats reçoivent des tâches d’approbation en même temps.
- Deux approbations suffisent pour continuer.
- Deux refus stoppent le processus.
- Une fois les approbations requises reçues, le directeur financier reçoit l’élément pour la signature électronique finale.
Cela réduit les retards inutiles tout en garantissant que la demande reçoit l’examen requis et l’autorisation finale.