Niestandardowe metody przepływu pracy

Niestandardowe metody przepływu pracy pozwalają administratorom dostosować standardowe zachowanie Folderit do przepływu pracy, aby dopasować je do terminologii i procesu decyzyjnego stosowanego w ich organizacji.

Na przykład standardowy przepływ pracy dotyczący zatwierdzania można przedstawić jako Przegląd kierownictwa, Kontrola jakości, Przegląd prawny lub inna wewnętrzna proces. Podstawowe zachowanie zatwierdzania pozostaje takie samo, ale nazwę metody, przyciski akcji, etykiety wyników, komunikaty, kolory, zasady delegowania i dostęp do plików można dostosować.

Gdzie zarządzane są metody niestandardowe

Przejdź do:
Narzędzia administracyjne → Przepływy pracy → Metody

Ta strona zawiera:

• Metody bazowe – standardowe metody przepływu pracy Folderit;
• Niestandardowe metody — metody stworzone specjalnie dla Twojej organizacji.

Włączanie lub wyłączanie metod standardowych

Dostępne metody standardowe można włączyć lub wyłączyć dla całego konta.

Na przykład, jeśli Twoja organizacja nie korzysta z DocuSign lub eID, możesz wyłączyć te metody, aby nie były już widoczne dla użytkowników podczas tworzenia przepływów pracy.

Wyłączenie metody powoduje usunięcie jej z dostępnych opcji przepływu pracy dla organizacji. Nie zastępuje ani nie modyfikuje istniejących metod niestandardowych opartych na tej metodzie.

Kliknij Zapisz po zmianie włączonych metod.

Tworzenie niestandardowej metody przepływu pracy

Kliknij + Custom u góry strony Metody.

1. Wybierz metodę podstawową

Wybierz metodę Folderit, której zachowanie ma używać nowa metoda.

Dostępne metody podstawowe mogą obejmować:

• Zatwierdzenie
• Potwierdzenie zapoznania się
• DocuSign
• eSign
• eID
• Wypełnij pola

Wybrana metoda bazowa określa dostępne akcje i sposób zachowania przepływu pracy.

Na przykład:

• Metoda oparta na zatwierdzeniu może obejmować działania polegające na zatwierdzeniu, odrzuceniu i wyjaśnieniu;
• Metoda oparta na potwierdzeniu zwykle zawiera jedną akcję potwierdzenia;
• metoda oparta na podpisie elektronicznym opiera się na procesie składania podpisu elektronicznego;
• Metoda oparta na metodzie Wypełnij pola prosi odbiorcę o uzupełnienie lub aktualizację pól w rekordzie formularza.

2. Wprowadź domyślną etykietę

Etykieta domyślna to nazwa, którą użytkownicy zobaczą po wybraniu tej metody w przepływie pracy.

Przykłady obejmują:

• Przegląd kierownictwa
• Zatwierdzenie prawne
• Kontrola jakości
• Potwierdzenie zasad
• Zezwolenie na wydanie dokumentu

3. Skonfiguruj delegację

Włącz Zezwól na delegowanie , jeśli odbiorcy powinni móc delegować swoje zadanie innemu użytkownikowi.
Wyłącz tę opcję, gdy przypisany odbiorca musi wykonać zadanie osobiście.

4. Skonfiguruj dostęp do plików przepływu pracy

Wybierz, jaki dostęp do elementu otrzyma odbiorca przepływu pracy.

Dostępne opcje mogą obejmować:

• Brak dostępu
• Podgląd
• Wyświetlający
• Edytor
• Niestandardowy

Użyj tego ustawienia, aby kontrolować, czy samo zadanie przepływu pracy zapewnia dostęp do przeglądania, pobierania lub edytowania pliku.

5. Dostosuj teksty tytułów przepływu pracy

Kliknij Customize title texts, aby zmienić komunikaty wyświetlane dla różnych stanów przepływu pracy.

Mogą to być wiadomości dotyczące:

• aktywne zadanie;
• delegowane zadanie;
• prośba o wyjaśnienia;
• zaakceptowana decyzja;
• decyzja odrzucona.

Jeśli jest to obsługiwane, można używać symboli zastępczych, takich jak imię i nazwisko osoby żądającej lub odbiorcy.

6. Dostosuj dostępne akcje

Działania zależą od wybranej metody bazowej.

Dla każdej dostępnej akcji możesz skonfigurować:

• czy akcja jest włączona;
• kolor przycisku;
• etykieta przycisku;
• etykieta wyniku;
• kolejność akcji.

Na przykład metoda oparta na zatwierdzeniu może wykorzystywać:

• Zwróć do poprawy zamiast Odrzuć;
• Poproś o więcej informacji zamiast Poproś o wyjaśnienia;
• Zaakceptuj zamiast Zatwierdź.

Etykiety wyników można również dostosować, na przykład:

• Zwrócono do poprawy
• Prośba o informacje
• Zaakceptowane

7. Zapisz metodę

Kliknij Zapisz, aby utworzyć metodę niestandardową.

Metoda pojawi się wówczas na liście Metody niestandardowe, gdzie będzie można ją włączyć, wyłączyć lub edytować.

Gdzie można zastosować metody niestandardowe

Po włączeniu metod niestandardowych można używać w całym Folderit wszędzie tam, gdzie dostępne są metody przepływu pracy, w tym:

• ręczne przepływy pracy rozpoczęte z menu Przepływ pracy elementu;
• automatyzacja przepływu pracy na poziomie folderu;
• wizualna automatyzacja przepływu pracy;
• szablony przepływu pracy;
• niestandardowe wieloetapowe przepływy pracy.

Pozwala to na spójne stosowanie tej samej terminologii i zachowań specyficznych dla organizacji w procesach ręcznych i zautomatyzowanych.

Przykład: niestandardowa metoda zatwierdzania

Organizacja może stworzyć metodę zwaną Przeglądem kierownictwa w oparciu o zatwierdzenie.

Przydałoby się:

• Zwróć do poprawy zamiast Odrzuć;
• Poproś o więcej informacji zamiast Poproś o wyjaśnienia;
• Zaakceptuj zamiast Zatwierdź;
• niestandardowe wiadomości tytułowe;
• dostęp do podglądu pliku;
• Delegacja włączona.

Użytkownicy mogliby następnie wybrać Przegląd kierownictwa w dowolnym miejscu, w którym ta metoda jest dostępna, podczas gdy Folderit nadal korzysta ze standardowej logiki zatwierdzania znajdującej się poniżej.

Przykład: niestandardowa metoda oparta na metodzie Wypełnij pola

Wypełnij pola prosi odbiorcę o uzupełnienie lub aktualizację wybranych lub wszystkich pól w istniejącym rekordzie eFormularza. Można jej użyć jako metody podstawowej, gdy zadanie powinno mieć nazwę specyficzną dla organizacji, na przykład Uzupełnij szczegóły zdarzenia lub Dodaj informacje finansowe.

Wykonaj powyższe kroki tworzenia, wybierając Wypełnij pola jako Metoda bazowa. Wprowadź nazwę niestandardową w Nazwa przepływu pracy, a następnie skonfiguruj Zezwól na delegowanie i Dostęp do pliku dla uczestników dla procesu.

Użyj Dostosuj wiadomości przepływu pracy, aby dostosować tekst widoczny dla odbiorców. W ramach Opcje decyzji akcją zakończenia jest Wypełnij pola. Domyślna etykieta przycisku to Wypełnij pola, a domyślna etykieta wyniku to Wypełnione pola. Możesz dostosować kolor i te etykiety, na przykład:

• Nazwa przepływu pracy Uzupełnij szczegóły zdarzenia
• Etykieta przycisku Prześlij szczegóły zdarzenia
• Etykieta wyniku Ukończono szczegóły zdarzenia

Kliknij Zapisz i upewnij się, że metoda niestandardowa jest włączona. Można go następnie wybrać dla odbiorcy w ręcznym przepływie pracy, szablonie przepływu pracy lub w kroku Zażądaj działania w kreatorze automatyzacji, gdzie metoda jest dostępna dla rekordu formularza.

Metoda niestandardowa zachowuje podstawowe zachowanie polegające na uzupełnianiu pól. Skonfiguruj Filtr widocznego pola: i Pola edytowalne: oddzielnie dla każdego odbiorcy w żądaniu przepływu pracy. Te wybory określają, które pola formularza odbiorca może zobaczyć i zmienić; są one oddzielone od ustawień dostępu do plików uczestnika metody. Zobacz Procedury wypełniania pól, aby uzyskać instrukcje dotyczące wyboru pola i odbiorcy.

Uwaga:: Niestandardowe metody przepływu pracy zmieniają sposób prezentacji i konfiguracji przepływu pracy, ale pozostają w oparciu o wybraną metodę standardową.
Metoda podstawowa określa podstawowe zachowanie przepływu pracy. Dostosowanie umożliwia organizacji zmianę terminologii, dostępnych akcji, dostępu i prezentacji bez tworzenia zupełnie nowego silnika przepływu pracy.