Özel İş Akışı Yöntemleri

Özel iş akışı yöntemleri, yöneticilerin Folderit sisteminin standart iş akışı davranışını kuruluşlarının terminolojisine ve karar süreçlerine uyarlamasını sağlar.

Örneğin standart bir Onay iş akışı, Yönetim İncelemesi, Kalite Kontrolü, Hukuki İnceleme veya başka bir kurum içi süreç olarak sunulabilir. Temeldeki onay davranışı aynı kalır; ancak yöntem adı, işlem düğmeleri, sonuç etiketleri, iletiler, renkler, devir kuralları ve dosya erişimi özelleştirilebilir.

Özel Yöntemler Nerede Yönetilir?

Şu yolu izleyin:
İdari araçlar → İş akışları → Yöntemler

Bu sayfa şunları içerir:

• Temel yöntemler — Folderit sisteminin standart iş akışı yöntemleri;
• Özel yöntemler — kuruluşunuz için özel olarak oluşturulan yöntemler.

Standart Yöntemleri Etkinleştirme veya Devre Dışı Bırakma

Kullanılabilir standart yöntemler hesabın tamamı için etkinleştirilebilir veya devre dışı bırakılabilir.

Örneğin kuruluşunuz DocuSign veya eID kullanmıyorsa, bu yöntemleri devre dışı bırakarak kullanıcıların iş akışı oluştururken görmemesini sağlayabilirsiniz.

Bir yöntemi devre dışı bırakmak, onu kuruluşun kullanılabilir iş akışı seçeneklerinden kaldırır. O yönteme dayanan mevcut özel yöntemleri değiştirmez veya onların yerini almaz.

Etkin yöntemleri değiştirdikten sonra Kaydet seçeneğine tıklayın.

Özel İş Akışı Yöntemi Oluşturma

Yöntemler sayfasının üst kısmındaki + Custom seçeneğine tıklayın.

1. Temel Yöntem Seçme

Yeni yöntemin davranışını temel alacağı Folderit yöntemini seçin.

Kullanılabilir temel yöntemler şunları içerebilir:

• Onay
• Okunma teyidi
• DocuSign
• eSign
• eID
• Alanları doldurun

Seçilen temel yöntem, kullanılabilir işlemleri ve iş akışının davranışını belirler.

Örneğin:

• Onay tabanlı yöntem, onaylama, reddetme ve açıklama isteme işlemlerini içerebilir;
• Okundu Bildirimi tabanlı yöntem normalde tek bir okundu bildirimi işlemi içerir;
• eSign tabanlı yöntem elektronik imzalama sürecini izler;
• Alanları Doldur tabanlı yöntem, alıcıdan bir form kaydındaki alanları tamamlamasını veya güncellemesini ister.

2. Varsayılan Etiketi Girme

Varsayılan etiket, kullanıcıların bir iş akışında bu yöntemi seçerken görecekleri addır.

Örnekler:

• Yönetim İncelemesi
• Hukuki Onay
• Kalite Kontrolü
• Politika Teyidi
• Yayımlama Yetkisi

3. Görev Devrini Yapılandırma

Alıcıların görevlerini başka bir kullanıcıya devredebilmesi için Yetki devrine izin ver seçeneğini etkinleştirin.
Atanan alıcının görevi şahsen tamamlaması gerektiğinde bu seçeneği kapatın.

4. İş Akışındaki Dosya Erişimini Yapılandırma

İş akışı alıcısına öğe üzerinde verilecek erişimi seçin.

Kullanılabilir seçenekler şunları içerebilir:

• Erişim yok
• Önizleme
• Görüntüle ve indir
• Düzenleyici
• Özel

İş akışı görevinin kendisinin dosyayı görüntüleme, indirme veya düzenleme erişimi verip vermeyeceğini bu ayarla kontrol edin.

5. İş Akışı Başlık Metinlerini Özelleştirme

Farklı iş akışı durumlarında gösterilen iletileri değiştirmek için Customize title texts seçeneğine tıklayın.

Bu iletiler şu durumları kapsayabilir:

• etkin görev;
• devredilmiş görev;
• açıklama isteği;
• kabul kararı;
• ret kararı.

Desteklendiği yerlerde, istekte bulunan veya alıcı adı gibi yer tutucular kullanılabilir.

6. Kullanılabilir İşlemleri Özelleştirme

İşlemler, seçilen temel yönteme bağlıdır.

Her kullanılabilir işlem için şunları yapılandırabilirsiniz:

• işlemin etkin olup olmayacağı;
• düğme rengi;
• düğme etiketi;
• sonuç etiketi;
• işlem sırası.

Örneğin Onay tabanlı bir yöntem şunu kullanabilir:

• Reddet yerine Değişiklik İçin İade Et;
• Açıklama iste yerine Ek Bilgi İste;
• Onayla yerine Kabul et.

Sonuç etiketleri de özelleştirilebilir; örneğin:

• Değişiklik İçin İade Edildi
• Bilgi İstendi
• Kabul edildi

7. Yöntemi Kaydetme

Özel yöntemi oluşturmak için Kaydet seçeneğine tıklayın.

Yöntem daha sonra Özel yöntemler listesinde görünür. Burada etkinleştirilebilir, devre dışı bırakılabilir veya düzenlenebilir.

Özel Yöntemler Nerede Kullanılabilir?

Etkinleştirilen özel yöntemler, Folderit içinde iş akışı yöntemlerinin kullanılabildiği tüm yerlerde kullanılabilir. Bunlara şunlar dâhildir:

• bir öğenin İş akışı menüsünden başlatılan manuel iş akışları;
• klasör düzeyinde iş akışı otomasyonu;
• görsel iş akışı otomasyonları;
• iş akışı şablonları;
• özel, çok aşamalı iş akışları.

Böylece kuruluşa özgü aynı terminoloji ve davranış, manuel ve otomatik süreçlerde tutarlı biçimde kullanılabilir.

Örnek: Özel Bir Onay Yöntemi

Bir kuruluş, Onay yöntemini temel alan Yönetim İncelemesi adlı bir yöntem oluşturabilir.

Bu yöntemde şunlar kullanılabilir:

• Reddet yerine Değişiklik İçin İade Et;
• Açıklama iste yerine Ek Bilgi İste;
• Onayla yerine Kabul et;
• özel başlık iletileri;
• dosya için Önizleme erişimi;
• etkin görev devri.

Kullanıcılar, yöntemin kullanılabilir olduğu her yerde Management Review seçeneğini seçer; Folderit ise temelde standart onay mantığını kullanmaya devam eder.

Örnek: Alanları Doldur Tabanlı Özel Yöntem

Alanları doldurun, alıcıdan mevcut bir eForm kaydındaki seçili alanları veya tüm alanları doldurmasını ya da güncellemesini ister. Görevin Olay ayrıntılarını tamamla veya Finans bilgilerini ekle gibi kuruluşa özel bir adı olması gerektiğinde bunu temel yöntem olarak kullanabilirsiniz.

Yukarıdaki oluşturma adımlarını izleyin ve Temel yöntem olarak Alanları doldurun seçeneğini belirleyin. Özel adı İş akışı adı alanına girin; ardından süreç için Yetki devrine izin ver ve Katılımcılar için dosya erişimi ayarlarını yapılandırın.

Alıcıların gördüğü metni düzenlemek için Özelleştirilmiş iş akışı mesajları seçeneğini kullanın. Karar seçenekleri altında tamamlama işlemi Alanları doldurun olarak yer alır. Varsayılan düğme etiketi Alanları doldurun, varsayılan sonuç etiketi ise Doldurulmuş alanlar şeklindedir. Rengi ve bu etiketleri özelleştirebilirsiniz; örneğin:

• İş akışı adı Olay ayrıntılarını tamamla
• Düğme etiketi Olay ayrıntılarını gönder
• Sonuç etiketi Olay ayrıntıları tamamlandı

Kaydet seçeneğine tıklayın ve özel yöntemin etkin olduğundan emin olun. Yöntem, form kaydı için kullanılabilir olduğunda, manuel iş akışındaki bir alıcı, iş akışı şablonu veya otomasyon oluşturucusundaki bir Eylem talep et adımı için seçilebilir.

Özel yöntem, temeldeki alan doldurma davranışını korur. İş akışı isteğinde her alıcı için Görünür alan filtresi: ve Düzenlenebilir alanlar: ayarlarını ayrı ayrı yapılandırın. Bu seçimler, alıcının hangi form alanlarını görebileceğini ve değiştirebileceğini belirler; yöntemin katılımcı dosya erişimi ayarından ayrıdır. Alan seçimi ve alıcı yönergeleri için Alanları Doldurma İş Akışları kılavuzuna bakın.

NOT: Özel iş akışı yöntemleri, iş akışının sunuluşunu ve yapılandırmasını değiştirir; ancak seçilen standart yöntemi temel almaya devam eder.
Temel yöntem, altta yatan iş akışı davranışını belirler. Özelleştirme, tümüyle yeni bir iş akışı motoru oluşturmadan kuruluşun terminolojiyi, kullanılabilir işlemleri, erişimi ve sunumu değiştirmesini sağlar.