Metode de flux personalizate

Metodele personalizate permit administratorilor să adapteze comportamentul standard Folderit la terminologia și procesul decizional al organizației.

De exemplu, un flux standard Aprobare poate fi prezentat ca Examinare de conducere, Controlul calității, Examinare juridică sau alt proces intern. Comportamentul aprobării rămâne același, dar numele, butoanele, etichetele rezultatelor, mesajele, culorile, delegarea și accesul la fișier pot fi personalizate.

Unde se gestionează metodele personalizate

Accesați:
Unelte Admin → Fluxuri de lucru → Metode

Pagina conține:

• Metode de bază — metodele standard Folderit;
• Metode personalizate — metode create special pentru organizație.

Activarea sau dezactivarea metodelor standard

Metodele standard disponibile pot fi activate sau dezactivate pentru întregul cont.

De exemplu, dacă organizația nu folosește DocuSign sau eID, le puteți dezactiva pentru a nu mai apărea la crearea fluxurilor.

Dezactivarea elimină metoda din opțiunile organizației. Nu înlocuiește și nu modifică metodele personalizate existente bazate pe aceasta.

Apăsați Salvați după modificarea metodelor activate.

Crearea unei metode personalizate

Faceți clic pe + Custom în partea de sus a paginii Metode.

1. Alegerea metodei de bază

Selectați metoda Folderit al cărei comportament va fi folosit.

Metodele de bază disponibile pot include:

• Aprobare
• Luare la cunoștință
• DocuSign
• Semnare electronică
• eID
• Completează câmpurile

Metoda de bază determină acțiunile disponibile și comportamentul fluxului.

De exemplu:

• o metodă bazată pe Aprobare poate include aprobare, respingere și clarificări;
• o metodă bazată pe Luare la cunoștință are, de regulă, o singură acțiune de confirmare;
• o metodă bazată pe eSign urmează procesul de semnare electronică;
• o metodă bazată pe Completare câmpuri cere destinatarului să completeze sau să actualizeze câmpuri dintr-o înregistrare.

2. Introducerea etichetei implicite

Eticheta implicită este numele văzut de utilizatori când selectează metoda într-un flux.

Exemple:

• Examinare de conducere
• Aprobare juridică
• Controlul calității
• Confirmarea politicii
• Autorizare pentru publicare

3. Configurarea delegării

Activați Permite delegarea dacă destinatarii pot delega sarcina altui utilizator.
Dezactivați când destinatarul desemnat trebuie să o finalizeze personal.

4. Configurarea accesului la fișier

Alegeți accesul primit de destinatar la element.

Opțiunile disponibile pot include:

• Fără acces
• Previzualizare
• Vizualizator
• Editor
• Personalizat

Controlați astfel dacă sarcina de flux acordă acces pentru vizualizarea, descărcarea sau editarea fișierului.

5. Personalizarea textelor de titlu

Faceți clic pe Customize title texts pentru a schimba mesajele diferitelor stări.

Acestea pot include mesaje pentru:

• o sarcină activă;
• o sarcină delegată;
• o cerere de clarificare;
• o decizie acceptată;
• o decizie respinsă.

Puteți folosi substituenți precum numele solicitantului sau destinatarului, unde sunt acceptați.

6. Personalizarea acțiunilor

Acțiunile depind de metoda de bază.

Pentru fiecare acțiune puteți configura:

• dacă este activă;
• culoarea butonului;
• eticheta butonului;
• eticheta rezultatului;
• ordinea acțiunilor.

De exemplu, o metodă bazată pe Aprobare poate folosi:

• Returnați pentru modificări în loc de Respingere;
• Solicitați informații suplimentare în loc de Solicitare clarificări;
• Acceptați în loc de Aprobare.

Și etichetele rezultatelor pot fi personalizate, precum:

• Returnat pentru modificări
• Informații solicitate
• Acceptat

7. Salvarea metodei

Faceți clic pe Salvați pentru a crea metoda.

Ea apare apoi în lista metodelor personalizate, unde poate fi activată, dezactivată sau editată.

Unde pot fi folosite metodele personalizate

După activare, pot fi folosite oriunde sunt disponibile metode de flux în Folderit, inclusiv:

• fluxuri manuale din meniul Flux de lucru al unui element;
• automatizări la nivel de dosar;
• automatizări vizuale;
• șabloane de flux;
• fluxuri personalizate cu mai multe etape.

Terminologia și comportamentul specifice organizației sunt astfel consecvente în procesele manuale și automate.

Exemplu: o metodă de aprobare personalizată

Organizația poate crea o metodă Examinare de conducere bazată pe Aprobare.

Ar putea folosi:

• Returnați pentru modificări în loc de Respingere;
• Solicitați informații suplimentare în loc de Solicitare clarificări;
• Acceptați în loc de Aprobare;
• mesaje de titlu personalizate;
• acces de Previzualizare la fișier;
• delegare activată.

Utilizatorii selectează apoi Management Review oriunde este disponibilă metoda, iar Folderit continuă să folosească logica standard de aprobare.

Exemplu: metodă bazată pe Completare câmpuri

Completează câmpurile cere completarea sau actualizarea unor câmpuri selectate ori a tuturor câmpurilor unei înregistrări eForm existente. Folosiți-o ca bază când sarcina trebuie numită specific organizației, precum Completați detaliile incidentului sau Adăugați informații financiare.

Urmați pașii de mai sus, alegând Completează câmpurile ca Metodă de bază. Introduceți numele în Numele fluxului de lucru și configurați Permite delegarea și Acces la fișier pentru participanți pentru proces.

Folosiți Personalizați mesajele fluxului de lucru pentru textele văzute de destinatari. La Opțiuni de decizie, acțiunea de finalizare este Completează câmpurile. Eticheta implicită a butonului este Completează câmpurile, iar cea a rezultatului Câmpuri completate. Puteți personaliza culoarea și etichetele, de exemplu:

• Numele fluxului de lucru Completați detaliile incidentului
• Etichetă buton Trimiteți detaliile incidentului
• Etichetă rezultat Detaliile incidentului completate

Faceți clic pe Salvați și asigurați-vă că metoda este activă. Ea poate fi selectată pentru un destinatar într-un flux manual, un șablon sau un pas Solicită acțiune din constructorul de automatizări, unde este disponibilă pentru înregistrare.

Metoda păstrează comportamentul de completare. Configurați Filtru câmp vizibil: și Câmpuri editabile: separat pentru fiecare destinatar al cererii. Aceste selecții determină câmpurile pe care le poate vedea și schimba și sunt separate de accesul participantului la fișier. Consultați Fluxuri de completare a câmpurilor pentru selecție și instrucțiunile destinatarului.

NOTĂ: Metodele personalizate schimbă prezentarea și configurarea fluxului, dar rămân bazate pe metoda standard aleasă.
Metoda de bază determină comportamentul efectiv. Personalizarea schimbă terminologia, acțiunile, accesul și prezentarea fără a crea un motor de flux complet nou.