Sähköiset eID-allekirjoitukset
eID on erityinen digitaalisen allekirjoituksen vaihtoehto henkilöille, joilla on tuettu Virossa, Latviassa tai Liettuassa myönnetty sähköinen tunniste. Tähän kuuluvat myös Viron e-Residency-digitaalisen henkilökortin haltijat. Allekirjoittajat voivat asua tai matkustaa ulkomailla: menetelmän käyttömahdollisuus riippuu tuetusta tunnisteesta, ei pelkästään nykyisestä sijainnista tai kansalaisuudesta.
Käytä palvelua Folderit eSign tai yhdistettyä DocuSign-työnkulkua vastaanottajille, joilla ei ole tuettua Baltian maan sähköistä tunnistetta. Nämä ovat tavalliset lähtökohdat kansainväliselle allekirjoitusprosessille.
Vaatimukset ja työtilan asetukset
- Folderit Medium- tai Tailor-tilaus.
- Tuettu virolainen, latvialainen tai liettualainen sähköinen tunniste, jonka allekirjoitustunnukset ovat voimassa. Myös Viron e-Residency-digitaalinen henkilökortti kelpaa.
- Tarvittava henkilökortinlukija, ohjelmisto, PIN-koodit tai tuettu mobiilitunnistesovellus. Allekirjoitusikkuna näyttää käytettävissä olevat tunnistautumistavat.
- Pääsy allekirjoituskutsussa käytettyyn sähköpostiosoitteeseen.
eID on oletuksena käytössä työtiloissa, joiden omistajan maa on Viro, Latvia tai Liettua. Muissa maissa se on oletuksena pois käytöstä, mutta ylläpitäjä voi ottaa sen käyttöön. Tämä työtilan asetus ei muuta sitä, mitä sähköisiä tunnisteita allekirjoittaja voi käyttää.
- Avaa Ylläpitäjän työkalut → Työnkulut.
- Valitse työkaluriviltä Menetelmät.
- Ota kohdassa Perusmenetelmät käyttöön eID ja napsauta Tallenna.
ASiC-E-allekirjoitussäiliöt
eID-allekirjoitus säilyttää asiakirjat ja digitaaliset allekirjoitukset yhdessä ASiC-E-säiliössä, yleensä tiedostossa, jonka pääte on .asice. Säiliöön voi sisällyttää useita asiakirjoja, joten voit valmistella koko paketin ennen allekirjoitusten pyytämistä.
Säiliön valmistelu ennen pyyntöjen lähettämistä
- Avaa kansio, johon säiliö tallennetaan.
- Avaa kohdan Lataa palvelimelle vieressä oleva nuoli ja valitse uuden allekirjoitussäiliön toiminto.
- Syötä nimi ja luo tyhjä säiliö.
- Avaa se ja lisää tarvittavat tiedostot palvelusta Folderit.
- Tarkista sisältö ennen eID-työnkulun käynnistämistä.
Voit myös valmistella allekirjoittamattoman ASiC-säiliön olemassa olevasta tiedostosta valitsematta vastaanottajia. Käytä eID-prosessin säiliönvalmistelutoimintoa, lisää muut asiakirjat ja aloita allekirjoitus, kun paketti on valmis. Säiliön valmistelu ja allekirjoituspyyntöjen lähettäminen ovat erillisiä toimintoja.
eID-allekirjoituksen käynnistäminen tiedostosta
- Avaa tiedosto ja valitse sen eID-allekirjoitustoiminto valikosta Työnkulku. Jos toimintoa ei voi käyttää, pyydä ylläpitäjää tarkistamaan eID-menetelmän asetus.
- Jos ikkunassa on vaihtoehto uusi/erillinen ASiC-tiedosto, valitse se, kun haluat erillisen säiliön lähdetiedoston rinnalle. Olemassa olevaa ASiC-säiliötä käsiteltäessä tätä vaihtoehtoa ei näytetä.
- Tarkista säiliön asiakirjat, lisää allekirjoittajat ja valitse työnkulun järjestys.
- Lisää ohjeet ja tarkista näkyvyysasetukset sekä siirto onnistumisen jälkeen. Uusien tavallisten ja kansiokohtaisten työnkulkujen oletus on Peräkkäinen. Valitse prosessisi tarvitsema järjestys.
- Käynnistä työnkulku, kun paketti ja vastaanottajat ovat valmiina.
Allekirjoitusjärjestyksen valitseminen
- Rinnakkainen – vastaanottajat kutsutaan samanaikaisesti.
- Peräkkäinen – vastaanottajat kutsutaan peräkkäin.
- Mukautettu – järjestä vastaanottajat vaiheisiin.
Katso uudelleenkäytettävät vastaanottajat ja vaiheet oppaasta Työnkulkumallit. Laajemmat automaattiset prosessit kuvataan oppaassa Työnkulkujen suunnittelutyökalu.
Mitä allekirjoittaja vastaanottaa
Vastaanottajat saavat sähköpostikutsun, jossa on linkki allekirjoitustehtävään. Rekisteröityneet käyttäjät voivat avata osoitetut tehtävät myös omasta koontinäytöstään. Ulkopuoliset vastaanottajat eivät tarvitse Folderit-käyttäjätiliä, mutta tarvitsevat silti tuetun Baltian maan sähköisen tunnisteen.
- Avaa kutsu ja tarkista säiliö asiakirjoineen.
- Valitse käytettävissä oleva sähköinen tunnistautumistapa.
- Noudata tunnistuspalvelun ohjeita, myös tarvittavan lukijan, sovelluksen ja PIN-vahvistuksen osalta.
- Viimeistele allekirjoitus ja tarkista tulos.
Tila, versiot ja allekirjoitettu sisältö
Avaa säiliön tietonäkymä tarkistaaksesi työnkulun tilan, vastaanottajat, kommentit, aikaleimat ja tiedostohistorian. ASiC-säiliöt käyttävät yhteisiä tiedostosivuja ja tukevat tiedostoversioita.
Allekirjoitettu sisältö on suojattu. Viimeistele paketti ennen allekirjoittamista. Jos asiakirjoja on muutettava, valmistele allekirjoittamaton paketti tai versio ja käynnistä tarvittava allekirjoitusprosessi uudelleen. Tarkista, mihin versioon kukin allekirjoitustehtävä ja allekirjoitus kuuluu.
- Keltainen kynäilmaisin – allekirjoitus on käynnissä.
- Punainen kynäilmaisin – pyyntö hylättiin tai se ei valmistunut onnistuneesti.
- Vihreä kynäilmaisin – allekirjoitus valmistui onnistuneesti.
Tallennetut tapahtumat näkyvät auditointilokissa. Tilapäinen sijaistus kuvataan oppaassa Sijaisten määrittäminen työnkulkuihin. Sijaisen on käytettävä omaa tuettua allekirjoitustunnistettaan.
Viron digitaalisista henkilökorteista, myös e-Residency-korteista, on virallista tietoa ID.ee:n digitaalisten asiakirjojen oppaassa.