Folderit eSign

Folderit eSign mahdollistaa asiakirjojen lähettämisen sähköisesti allekirjoitettaviksi suoraan palvelusta Folderit ilman ulkoista allekirjoituspalvelua tai erikoislaitteita.

Folderit eSign sisältyy Tailor-tilaukseen ja tarjoaa rajattomat sähköiset allekirjoitukset ilman allekirjoituskohtaisia lisämaksuja.

Asiakirjoja voi lähettää rekisteröityneille Folderit-käyttäjille tai ulkopuolisille vastaanottajille, joilla ei ole Folderit-tiliä. Ulkopuoliset vastaanottavat suojatun sähköpostikutsun ja voivat tarkastella ja allekirjoittaa asiakirjan selaimessa.

Folderit eSign-työnkulun käynnistystavat

Voit käyttää palvelua Folderit eSign useilla tavoilla:

• Yhden tiedoston työnkulku – käynnistä yksittäisen asiakirjan allekirjoitusprosessi käsin.
• Kansiotason automaatio – käynnistä ennalta määritetty allekirjoitustyönkulku automaattisesti aina, kun määritettyyn kansioon lisätään tiedosto.
• Työnkulkumalli – käytä uudelleenkäytettävää allekirjoitusprosessia, jossa vastaanottajat, allekirjoitusjärjestys, ohjeet ja muut asetukset on määritetty valmiiksi. Katso työnkulkumallien luominen ja käyttäminen.
• Työnkulkujen suunnittelutyökalu – sisällytä sähköinen allekirjoitus osaksi laajempaa automaattista prosessia, jossa on käynnistimiä, ehtoja, hyväksyntöjä, lukukuittauksia, tiedostojen siirtoja tai muita toimintoja. Lue lisää työnkulkujen suunnittelutyökalusta.

Folderit eSign-palvelun käynnistäminen yhdelle tiedostolle

Avaa asiakirjan tietonäkymä ja valitse Folderit eSign käytettävissä olevista työnkulkutoiminnoista.

Käynnistä Folderit eSign -työnkulku tulee käytettäväksi, kun Folderit on luonut asiakirjan esikatselun. Jos vaihtoehto ei näy heti tiedoston lataamisen jälkeen, odota esikatselun valmistumista ja päivitä sivu. Katso Tiedostojen esikatselu.

1. Avaa allekirjoitettavaksi lähetettävä asiakirja.
2. Käynnistä Folderit eSign-työnkulku.
3. Lisää halutessasi huomautus siitä, mitä vastaanottajien tulee tarkistaa tai allekirjoittaa.
4. Valitse työnkulun järjestys: Rinnakkainen, Peräkkäinen tai Mukautettu.
5. Lisää yksittäisiä vastaanottajia tai käyttäjäryhmiä.
6. Valitse, saavatko vastaanottajat nähdä asiakirjan metatiedot ja liitetyt kohteet.
7. Ota halutessasi Siirrä onnistuneen työnkulun jälkeen käyttöön ja valitse kohdekansio.
8. Lähetä allekirjoituskutsut napsauttamalla Aloita.

Allekirjoitusjärjestyksen valitseminen

• Rinnakkainen – kaikki vastaanottajat saavat allekirjoitustehtävänsä samanaikaisesti.
• Peräkkäinen – vastaanottajat kutsutaan peräkkäin määritetyssä järjestyksessä.
• Mukautettu – vastaanottajat voidaan jakaa useisiin vaiheisiin. Saman vaiheen vastaanottajat saavat tehtävänsä yhdessä, ja seuraava vaihe alkaa nykyisen valmistuttua.

Prosesseissa, joissa tarvitaan virallinen päätös ennen allekirjoittamista, Folderit eSign voidaan yhdistää hyväksynnän työnkulkuun. Sen jälkeen voi tulla myös lukukuittauksen työnkulku, jos vastaanottajien on vahvistettava lukeneensa valmis asiakirja.

Mitä vastaanottaja näkee

Jokainen vastaanottaja saa sähköpostikutsun, jossa on suojattu linkki allekirjoitustehtävään. Rekisteröityneet käyttäjät löytävät pyynnön myös Folderit-tehtävistään.

Vastaanottaja voi:

• esikatsella tai ladata asiakirjan;
• lukea lähettäjän huomautuksen;
• valita halutun sivun ja sijoittaa allekirjoituksensa;
• lisätä kommentin tai valinnaisen liitteen;
• allekirjoittaa asiakirjan;
• hylätä pyynnön;
• pyytää tarkennusta ennen lopullista päätöstä;
• delegoida tehtävän, jos delegointi sallitaan.

Ulkopuolisten vastaanottajien ei tarvitse luoda Folderit-käyttäjätiliä. He voivat avata suojatun kutsulinkin ja viimeistellä allekirjoituksen selaimessaan.

Allekirjoituksen sijoittaminen ja vahvistaminen

Vastaanottaja valitsee ensin sivun, jolla allekirjoitus näkyy, ja napsauttaa sitten haluamaansa kohtaa asiakirjan esikatselussa. Sijoitettuaan allekirjoituksen hän vierittää toimintoihin ja viimeistelee tehtävän napsauttamalla Allekirjoita.

Vastaanottajan tulee tarkistaa asiakirja ja allekirjoituksen sijainti huolellisesti ennen vahvistamista, sillä allekirjoittaminen päättää hänelle osoitetun työnkulkuvaiheen.

Palvelun Folderit eSign automatisointi

Kansiotason automaatio

Kansio voidaan määrittää käynnistämään sama eSign-työnkulku automaattisesti aina, kun uusi asiakirja lisätään. Tämä sopii toistuviin prosesseihin, kuten työntekijäsopimuksiin, muihin sopimuksiin, suostumuslomakkeisiin tai vakioituihin asiakasasiakirjoihin.

Määritä automaatio kansion työnkulkuasetuksista, valitse menetelmäksi Folderit eSign, lisää tarvittavat vastaanottajat, valitse allekirjoitusjärjestys ja tallenna työnkulku.

Työnkulun mallit

Käytä työnkulkumallia, kun sama allekirjoitusprosessi käynnistetään säännöllisesti, mutta sen ei tule alkaa automaattisesti jokaiselle kansion tiedostolle.

Malli voi tallentaa allekirjoitusjärjestyksen, vastaanottajat, ohjeet, näkyvyysasetukset ja muut työnkulkuasetukset, jolloin käyttäjien ei tarvitse rakentaa prosessia uudelleen joka kerta.

Työnkulkujen suunnittelutyökalu

Työnkulkujen suunnittelutyökalu voi sisällyttää palvelun Folderit eSign laajempaan prosessiin. Asiakirja voi esimerkiksi ensin vaatia johdon hyväksynnän, sitten sähköisen allekirjoituksen ja lopuksi siirtyä arkistokansioon onnistuneen valmistumisen jälkeen.

Allekirjoituksen etenemisen seuranta

Työnkulun tila näkyy asiakirjan tietonäkymässä. Voit tarkastella vastaanottajia, nykyistä vaihetta, suoritettuja toimintoja, kommentteja ja aikaleimoja.

Työnkulun valmistuttua allekirjoitettu asiakirja ja sen työnkulkuhistoria säilyvät liitettyinä kohteeseen palvelussa Folderit. Näin allekirjoitusprosessista jää tarkastettava tapahtumaketju.