Signez avec Folderit eSign

Folderit eSign vous permet d’envoyer des documents pour signature électronique directement à partir de Folderit sans avoir besoin d’un fournisseur de signature externe ou de matériel spécial.

Folderit eSign est disponible sur le forfait Tailor et inclut un nombre illimité de signatures électroniques sans frais supplémentaires par signature.

Les documents peuvent être envoyés aux utilisateurs Folderit enregistrés ou à des destinataires externes qui ne disposent pas de compte Folderit. Les destinataires externes reçoivent une invitation par e-mail sécurisée et peuvent consulter et signer le document via leur navigateur.

Façons de démarrer un flux de travail Folderit eSign

Vous pouvez utiliser Folderit eSign de plusieurs manières :

• Flux de travail à fichier unique : démarrez manuellement un processus de signature pour un document individuel.
• Automatisation au niveau du dossier — démarre automatiquement un flux de travail de signature prédéfini chaque fois qu’un fichier est ajouté à un dossier configuré.
• Modèle de workflow — utilise un processus de signature réutilisable avec des destinataires prédéfinis, un ordre de signature, des instructions et d’autres paramètres. En savoir plus sur la création et l’utilisation de modèles de workflow.
• Concepteur de flux de travail — inclure la signature électronique comme une étape d’un processus automatisé plus vaste contenant des déclencheurs, des conditions, des approbations, des accusés de réception, des déplacements de fichiers ou d’autres actions. En savoir plus sur le Workflow Designer.

Démarrer Folderit eSign pour un seul fichier

Ouvrez la vue détaillée du document et choisissez l’option Folderit eSign parmi les actions de workflow disponibles.

L’option Démarrer le flux de travail Folderit eSign devient disponible après que Folderit ait généré un aperçu du document. S’il n’est pas visible immédiatement après le téléversement du fichier, attendez la fin du processus d’aperçu et actualisez la page. Voir Aperçu des fichiers pour plus d’informations.

1. Ouvrez le document que vous souhaitez envoyer pour signature.
2. Démarrez le workflow Folderit eSign.
3. Ajoutez une note facultative expliquant ce que les destinataires sont invités à réviser ou à signer.
4. Choisissez l’ordre du flux de travail : Simultanément, En série ou Personnalisé.
5. Ajoutez des destinataires individuels ou des groupes d’utilisateurs.
6. Choisissez si les destinataires peuvent voir les métadonnées du document et les éléments associés.
7. Activez éventuellement Déplacer après un flux de travail réussi et sélectionnez le dossier de destination.
8. Cliquez sur Démarrer pour envoyer les invitations à signer.

Choisir l’ordre de signature

• Simultanément — tous les destinataires reçoivent leurs tâches de signature en même temps.
• En série — les destinataires sont invités les uns après les autres dans l’ordre spécifié.
• Personnalisé — les destinataires peuvent être organisés en plusieurs étapes. Les destinataires d’une même étape reçoivent leurs tâches ensemble et l’étape suivante commence une fois l’étape en cours terminée.

Pour les processus qui nécessitent une décision formelle avant la signature, Folderit eSign peut être combiné avec un workflow d’approbation. Il peut également être suivi d’un workflow d’accusé de réception lorsque les destinataires doivent confirmer qu’ils ont lu le document complété.

Ce que voit le destinataire

Chaque destinataire reçoit une invitation par courrier électronique contenant un lien sécurisé vers la tâche de signature. Les utilisateurs enregistrés peuvent également trouver la demande dans leurs tâches Folderit.

Le destinataire peut :

• prévisualiser ou télécharger le document ;
• examiner la note de l’expéditeur ;
• sélectionne la page souhaitée et appose sa signature ;
• ajouter un commentaire ou une pièce jointe facultative ;
• signer le document ;
• rejeter la demande ;
• demander des éclaircissements avant de prendre une décision finale ;
• délégue la tâche lorsque la délégation est autorisée.

Les destinataires externes n’ont pas besoin de créer un compte utilisateur Folderit. Ils peuvent ouvrir le lien d’invitation sécurisé et terminer le processus de signature dans leur navigateur.

Placer et confirmer la signature

Le destinataire sélectionne d’abord la page où la signature doit apparaître, puis clique sur l’emplacement souhaité dans l’aperçu du document. Après avoir placé la signature, ils font défiler jusqu’aux actions disponibles et cliquent sur Signer pour finaliser la tâche.

Le destinataire doit examiner attentivement le document et l’emplacement de la signature avant de confirmer, car la signature termine l’étape du flux de travail qui lui a été assignée.

Automatiser Folderit eSign

Automatisation au niveau du dossier

Un dossier peut être configuré pour démarrer automatiquement le même flux de travail de signature électronique chaque fois qu’un nouveau document est ajouté. Ceci est utile pour les processus récurrents tels que les accords d’employés, les contrats, les formulaires de consentement ou les documents clients standardisés.

Configurez l’automatisation à partir des paramètres de workflow du dossier, sélectionnez Folderit eSign comme méthode, ajoutez les destinataires requis, choisissez l’ordre de signature et enregistrez le workflow.

Modèles de flux de travail

Utilisez un modèle de workflow lorsque le même processus de signature est démarré régulièrement mais ne doit pas démarrer automatiquement pour chaque fichier d’un dossier.

Un modèle peut stocker l’ordre de signature, les destinataires, les instructions, les paramètres de visibilité et d’autres configurations de flux de travail afin que les utilisateurs n’aient pas besoin de reconstruire le processus à chaque fois.

Concepteur de flux de travail

Le Workflow Designer peut inclure Folderit eSign dans le cadre d’un processus plus vaste. Par exemple, un document peut d’abord nécessiter l’approbation de la direction, puis être envoyé pour signature électronique et enfin être déplacé vers un dossier d’archives une fois terminé.

Surveiller la progression de la signature

L’état du workflow est affiché dans la vue détaillée du document. Vous pouvez consulter les destinataires, l’étape actuelle du flux de travail, les actions terminées, les commentaires et les horodatages.

Une fois le flux de travail terminé, le document signé et son historique de flux de travail restent connectés à l’élément dans Folderit, fournissant un enregistrement vérifiable du processus de signature.