Folderit eSign

Folderit eSign consente di inviare documenti alla firma elettronica direttamente da Folderit senza fornitori esterni o hardware speciale.

Folderit eSign è disponibile nel piano Tailor e include firme elettroniche illimitate senza costi aggiuntivi per firma.

I documenti possono essere inviati a utenti Folderit registrati o a destinatari esterni senza un account Folderit. Questi ricevono un invito email sicuro e possono esaminare e firmare il documento nel browser.

Modi per avviare un flusso Folderit eSign

Puoi usare Folderit eSign in diversi modi:

• Flusso per singolo file — avvia manualmente la firma di un singolo documento.
• Automazione di cartella — avvia automaticamente un flusso di firma predefinito quando viene aggiunto un file alla cartella configurata.
• Modello di flusso — usa un processo riutilizzabile con destinatari, ordine di firma, istruzioni e altre impostazioni predefinite. Scopri come creare e usare i modelli di flusso.
• Editor dei flussi di lavoro — includi la firma elettronica come fase di un processo automatico più ampio con trigger, condizioni, approvazioni, prese visione, spostamenti di file o altre azioni. Scopri il designer dei flussi.

Avviare Folderit eSign per un singolo file

Apri i dettagli del documento e scegli Folderit eSign tra le azioni disponibili dei flussi.

L’opzione Avvia il flusso di lavoro di Folderit eSign diventa disponibile dopo che Folderit ha generato l’anteprima. Se non compare subito dopo il caricamento, attendi la fine del processo e aggiorna la pagina. Vedi Anteprima dei file.

1. Apri il documento da inviare alla firma.
2. Avvia il flusso Folderit eSign.
3. Aggiungi una nota facoltativa per spiegare cosa i destinatari devono esaminare o firmare.
4. Scegli l’ordine del flusso: Parallelo, Sequenziale o Personalizzato.
5. Aggiungi singoli destinatari o gruppi utenti.
6. Scegli se i destinatari possono vedere metadati ed elementi collegati.
7. Facoltativamente, abilita Sposta dopo il completamento del flusso di lavoro e seleziona la cartella di destinazione.
8. Fai clic su Avvia per inviare gli inviti alla firma.

Scegliere l’ordine di firma

• Parallelo — tutti i destinatari ricevono l’attività di firma contemporaneamente.
• Sequenziale — vengono invitati uno dopo l’altro nell’ordine indicato.
• Personalizzato — possono essere organizzati in più fasi. I destinatari della stessa fase ricevono le attività insieme e la successiva inizia dopo il completamento di quella corrente.

Nei processi che richiedono una decisione formale prima della firma, Folderit eSign può essere combinato con un flusso di approvazione. Può essere seguito anche da un flusso di presa visione quando i destinatari devono confermare di aver letto il documento completato.

Cosa vede il destinatario

Ogni destinatario riceve un invito email con un link sicuro all’attività di firma. Gli utenti registrati possono trovare la richiesta anche tra le attività Folderit.

Il destinatario può:

• visualizzare in anteprima o scaricare il documento;
• leggere la nota del mittente;
• selezionare la pagina richiesta e posizionare la firma;
• aggiungere un commento o un allegato facoltativo;
• firmare il documento;
• rifiutare la richiesta;
• chiedere chiarimenti prima della decisione finale;
• delegare l’attività, quando consentito.

I destinatari esterni non devono creare un account Folderit. Possono aprire il link sicuro dell’invito e completare la firma nel browser.

Posizionare e confermare la firma

Il destinatario sceglie prima la pagina su cui apporre la firma, poi fa clic sul punto desiderato nell’anteprima. Dopo averla posizionata, scorre fino alle azioni disponibili e fa clic su Firma per completare l’attività.

Deve controllare attentamente il documento e la posizione della firma prima di confermare, perché la firma completa il passaggio assegnato del flusso.

Automatizzare Folderit eSign

Automazione di cartella

Una cartella può essere configurata per avviare lo stesso flusso eSign quando viene aggiunto un documento. È utile per processi ricorrenti, come accordi con dipendenti, contratti, moduli di consenso o documenti standard per clienti.

Configura l’automazione dalle impostazioni del flusso della cartella, seleziona Folderit eSign come metodo, aggiungi i destinatari necessari, scegli l’ordine e salva.

Modelli di flusso di lavoro

Usa un modello di flusso quando lo stesso processo di firma viene avviato regolarmente ma non deve partire per ogni file di una cartella.

Un modello può conservare ordine di firma, destinatari, istruzioni, visibilità e altre impostazioni, evitando di ricostruire ogni volta il processo.

Editor dei flussi di lavoro

Il designer dei flussi può includere Folderit eSign in un processo più ampio. Ad esempio, un documento può richiedere prima l’approvazione della direzione, poi la firma e infine essere spostato in archivio dopo il completamento.

Monitorare l’avanzamento della firma

Lo stato appare nei dettagli del documento. Puoi esaminare destinatari, fase corrente, azioni completate, commenti e timestamp.

Dopo il completamento, il documento firmato e la cronologia del flusso restano collegati all’elemento in Folderit, fornendo una registrazione verificabile del processo di firma.