Assine com Folderit eSign

Folderit eSign permite enviar documentos para assinatura eletrônica diretamente de Folderit sem a necessidade de um provedor de assinatura externo ou hardware especial.

Folderit eSign está disponível no plano Tailor e inclui assinaturas eletrônicas ilimitadas sem custo adicional por assinatura.

Os documentos podem ser enviados para usuários registrados Folderit ou para destinatários externos que não possuem uma conta Folderit. Os destinatários externos recebem um convite seguro por e-mail e podem revisar e assinar o documento por meio do navegador.

Maneiras de iniciar um fluxo de trabalho Folderit eSign

Você pode usar Folderit eSign de diversas maneiras:

• Fluxo de trabalho de arquivo único — inicia um processo de assinatura manualmente para um documento individual.
• Automação em nível de pasta — inicia automaticamente um fluxo de trabalho de assinatura predefinido sempre que um arquivo é adicionado a uma pasta configurada.
• Modelo de fluxo de trabalho — use um processo de assinatura reutilizável com destinatários predefinidos, ordem de assinatura, instruções e outras configurações. Saiba mais sobre criação e uso de modelos de fluxo de trabalho.
• Designer de fluxos de trabalho — inclui a assinatura eletrônica como uma etapa de um processo automatizado maior que contém acionadores, condições, aprovações, reconhecimentos, movimentações de arquivos ou outras ações. Saiba mais sobre o Designer de fluxo de trabalho.

Iniciar Folderit eSign para um único arquivo

Abra a visualização detalhada do documento e escolha a opção Folderit eSign nas ações de fluxo de trabalho disponíveis.

A opção Iniciar fluxo de trabalho do Folderit eSign fica disponível depois que Folderit gera uma visualização do documento. Se não estiver visível imediatamente após o upload do arquivo, aguarde o término do processo de visualização e atualize a página. Consulte Visualização de arquivos para obter mais informações.

1. Abra o documento que deseja enviar para assinatura.
2. Inicie o fluxo de trabalho Folderit eSign.
3. Adicione uma nota opcional explicando o que os destinatários devem revisar ou assinar.
4. Escolha a ordem do fluxo de trabalho: Paralelo, Sequencial ou Personalizado.
5. Adicionar destinatários individuais ou grupos de usuários.
6. Escolha se os destinatários poderão ver os metadados do documento e itens relacionados.
7. Opcionalmente, habilite Mover após o fluxo de trabalho bem-sucedido e selecione a pasta de destino.
8. Clique em Iniciar para enviar os convites de assinatura.

Escolha a ordem de assinatura

• Paralelo — todos os destinatários recebem suas tarefas de assinatura ao mesmo tempo.
• Sequencial — os destinatários são convidados um após o outro na ordem especificada.
• Personalizado — os destinatários podem ser organizados em vários estágios. Os destinatários no mesmo estágio recebem suas tarefas juntos e o próximo estágio começa após a conclusão do estágio atual.

Para processos que exigem uma decisão formal antes da assinatura, Folderit eSign pode ser combinado com um fluxo de trabalho de aprovação. Também pode ser seguido por um fluxo de trabalho de confirmação quando os destinatários devem confirmar que leram o documento concluído.

O que o destinatário vê

Cada destinatário recebe um convite por e-mail contendo um link seguro para a tarefa de assinatura. Usuários cadastrados também podem encontrar a solicitação em suas tarefas Folderit.

O destinatário pode:

• visualizar ou fazer download do documento;
• revisar a nota do remetente;
• selecione a página desejada e coloque sua assinatura;
• adicionar comentário ou anexo opcional;
• assinar o documento;
• rejeitar a solicitação;
• solicitar esclarecimentos antes de tomar uma decisão final;
• delegar a tarefa quando a delegação for permitida.

Destinatários externos não precisam criar uma conta de usuário Folderit. Eles podem abrir o link de convite seguro e concluir o processo de assinatura no navegador.

Coloque e confirme a assinatura

O destinatário primeiro seleciona a página onde a assinatura deve aparecer e depois clica no local desejado na visualização do documento. Após colocar a assinatura, eles vão até as ações disponíveis e clicam em Assinar para finalizar a tarefa.

O destinatário deve revisar cuidadosamente o documento e o posicionamento da assinatura antes de confirmar, pois a assinatura conclui a etapa do fluxo de trabalho atribuída.

Automatizar Folderit eSign

Automação em nível de pasta

Uma pasta pode ser configurada para iniciar o mesmo fluxo de trabalho de assinatura eletrônica automaticamente sempre que um novo documento for adicionado. Isso é útil para processos recorrentes, como acordos de funcionários, contratos, formulários de consentimento ou documentos padronizados de clientes.

Configure a automação nas configurações do fluxo de trabalho da pasta, selecione Folderit eSign como método, adicione os destinatários necessários, escolha a ordem de assinatura e salve o fluxo de trabalho.

Modelos de fluxo de trabalho

Use um modelo de fluxo de trabalho quando o mesmo processo de assinatura for iniciado regularmente, mas não deve começar automaticamente para todos os arquivos em uma pasta.

Um modelo pode armazenar a ordem de assinatura, destinatários, instruções, configurações de visibilidade e outras configurações de fluxo de trabalho para que os usuários não precisem reconstruir o processo todas as vezes.

Designer de fluxos de trabalho

O Workflow Designer pode incluir Folderit eSign como parte de um processo maior. Por exemplo, um documento pode primeiro exigir a aprovação da administração, depois ser enviado para assinatura eletrônica e, finalmente, ser movido para uma pasta de arquivo após a conclusão bem-sucedida.

Monitorar o progresso da assinatura

O status do fluxo de trabalho é mostrado na visualização detalhada do documento. Você pode revisar os destinatários, o estágio atual do fluxo de trabalho, as ações concluídas, os comentários e os carimbos de data/hora.

Após a conclusão do fluxo de trabalho, o documento assinado e seu histórico de fluxo de trabalho permanecem conectados ao item em Folderit, fornecendo um registro auditável do processo de assinatura.