Folderit eSign

Folderit eSign, harici imza sağlayıcısı veya özel donanım gerektirmeden doğrudan Folderit içinden belgeleri elektronik imzaya göndermenizi sağlar.

Folderit eSign, Tailor planında sunulur ve imza başına ek ücret olmadan sınırsız elektronik imza içerir.

Belgeler, kayıtlı Folderit kullanıcılarına veya Folderit hesabı olmayan dış alıcılara gönderilebilir. Dış alıcılar güvenli e-posta daveti alır, belgeyi tarayıcılarında inceleyip imzalayabilir.

Folderit eSign iş akışı başlatma yolları

Folderit eSign özelliğini çeşitli şekillerde kullanabilirsiniz:

• Tek dosyalık iş akışı — tek bir belge için imzalama sürecini elle başlatın.
• Klasör düzeyinde otomasyon — ayarlanan klasöre her dosya eklendiğinde önceden tanımlanmış imzalama iş akışını otomatik başlatın.
• İş akışı şablonu — önceden tanımlanmış alıcılar, imzalama sırası, talimatlar ve diğer ayarlar içeren, yeniden kullanılabilir imzalama süreci kullanın. İş akışı şablonları oluşturma ve kullanma hakkında bilgi edinin.
• İş akışı tasarımcısı — tetikleyiciler, koşullar, onaylar, okunma teyitleri, dosya taşıma veya diğer işlemleri içeren daha büyük bir otomatik süreçte elektronik imzalamayı bir aşama olarak kullanın. İş Akışı Tasarımcısı hakkında bilgi edinin.

Tek dosya için Folderit eSign başlatma

Belgenin ayrıntı görünümünü açıp kullanılabilir iş akışı işlemlerinden Folderit eSign seçeneğini seçin.

Folderit eSign iş akışını başlatın seçeneği, Folderit belgenin önizlemesini oluşturduktan sonra kullanılabilir olur. Dosyayı yükledikten hemen sonra görünmüyorsa önizleme işleminin bitmesini bekleyip sayfayı yenileyin. Ayrıntılar için Dosya Önizleme kılavuzuna bakın.

1. İmzaya göndermek istediğiniz belgeyi açın.
2. Folderit eSign iş akışını başlatın.
3. Alıcılardan neyi incelemelerinin veya imzalamalarının istendiğini açıklayan, isteğe bağlı bir not ekleyin.
4. İş akışı sırasını seçin: Paralel, Seri veya Özel.
5. Tek tek alıcılar veya kullanıcı grupları ekleyin.
6. Alıcıların belge meta bilgilerini ve ilişkili öğeleri görüp göremeyeceğini seçin.
7. İsteğe bağlı olarak Başarılı iş akışından sonra taşıma seçeneğini etkinleştirip hedef klasörü seçin.
8. İmza davetlerini göndermek için Başlat düğmesine tıklayın.

İmzalama sırasını seçin

• Paralel — tüm alıcılar imzalama görevlerini aynı anda alır.
• Seri — alıcılara belirtilen sırayla, birbiri ardına davet gönderilir.
• Özel — alıcılar birden fazla aşama hâlinde düzenlenebilir. Aynı aşamadaki alıcılar görevlerini birlikte alır; mevcut aşama tamamlandıktan sonra sonraki aşama başlar.

İmzadan önce resmî karar gerektiren süreçlerde Folderit eSign, onay iş akışıyla birleştirilebilir. Alıcıların tamamlanan belgeyi okuduklarını teyit etmesi gerektiğinde ardından okunma teyidi iş akışı da kullanılabilir.

Alıcı ne görür?

Her alıcı, imzalama görevine güvenli bağlantı içeren bir e-posta daveti alır. Kayıtlı kullanıcılar isteği Folderit görevlerinde de bulabilir.

Alıcı şunları yapabilir:

• belgeyi önizleyebilir veya indirebilir;
• gönderenin notunu inceleyebilir;
• gerekli sayfayı seçip imzasını yerleştirebilir;
• yorum veya isteğe bağlı ek ekleyebilir;
• belgeyi imzalayabilir;
• isteği reddedebilir;
• nihai karar vermeden önce açıklama isteyebilir;
• yetki devrine izin veriliyorsa görevi devredebilir.

Dış alıcıların Folderit kullanıcı hesabı oluşturması gerekmez. Güvenli davet bağlantısını açıp imzalama sürecini tarayıcılarında tamamlayabilirler.

İmzayı yerleştirin ve onaylayın

Alıcı önce imzanın görüneceği sayfayı seçer, ardından belge önizlemesinde istediği konuma tıklar. İmzayı yerleştirdikten sonra kullanılabilir işlemlere ilerleyip görevi tamamlamak için İmzala düğmesine tıklar.

İmzalama, kendisine atanan iş akışı adımını tamamladığından alıcının onay vermeden önce belgeyi ve imzanın yerini dikkatlice incelemesi gerekir.

Folderit eSign Otomasyonu

Klasör düzeyinde otomasyon

Klasör, her yeni belge eklendiğinde aynı eSign iş akışını otomatik başlatacak şekilde yapılandırılabilir. Bu özellik, çalışan sözleşmeleri, diğer sözleşmeler, rıza formları veya standart müşteri belgeleri gibi yinelenen süreçler için kullanışlıdır.

Otomasyonu klasörün iş akışı ayarlarından yapılandırın, yöntem olarak Folderit eSign seçin, gerekli alıcıları ekleyin, imzalama sırasını seçip iş akışını kaydedin.

İş akışı şablonları

Aynı imzalama süreci düzenli başlatılıyor ancak klasördeki her dosya için otomatik başlamaması gerekiyorsa iş akışı şablonu kullanın.

Şablon; imzalama sırasını, alıcıları, talimatları, görünürlük ayarlarını ve diğer iş akışı yapılandırmalarını saklayabilir. Böylece kullanıcılar süreci her seferinde yeniden oluşturmak zorunda kalmaz.

İş akışı tasarımcısı

İş Akışı Tasarımcısı, Folderit eSign özelliğini daha büyük bir sürecin parçası olarak kullanabilir. Örneğin belge önce yönetim onayı gerektirebilir, ardından elektronik imzaya gönderilebilir ve başarıyla tamamlandıktan sonra arşiv klasörüne taşınabilir.

İmzalama sürecini izleyin

İş akışı durumu, belgenin ayrıntı görünümünde gösterilir. Alıcıları, mevcut iş akışı aşamasını, tamamlanan işlemleri, yorumları ve zaman damgalarını inceleyebilirsiniz.

İş akışı tamamlandıktan sonra imzalı belge ve iş akışı geçmişi Folderit içindeki öğeyle bağlantılı kalır; böylece imzalama sürecinin denetlenebilir kaydı korunur.