Lukukuittauksen työnkulut
Jokainen järjestelmän asiakirja voidaan lähettää muille käyttäjille lukukuittaukseen. Tämä sopii esimerkiksi turvallisuusohjeiden jakamiseen: tiettyjen henkilöiden on luettava ja kuitattava ne, ja niistä on jäätävä auditoitava loki ISO-vaatimustenmukaisuutta tai muuta tarvetta varten.
Kutsutut saavat sähköposti-ilmoituksen ja näkevät pyynnön myös Folderit-koontinäytössään mahdollisten hyväksyntä- ja sähköisten allekirjoituspyyntöjen joukossa. He voivat esikatsella tai ladata asiakirjan ja osoittaa lukukuittauksensa napsauttamalla ”Kuitattu luetuksi”-painiketta.
Lukukuittaustyönkulun voi käynnistää yksittäiselle asiakirjalle tai määrittää koko kansion käynnistämään ennalta määritetyn työnkulun automaattisesti aina, kun asiakirja tai sen uusi versio lisätään.
Automaattisen lukukuittaustyönkulun määrittäminen kansioon
Napsauta kansiota ja valitse työkalupalkista Työnkulku. Työnkulun määritysikkuna avautuu.
Valitse Aktiivinen ja menetelmäksi Lukukuittaus. Täytä tarvittaessa RESOLUTION-kenttä — tieto näkyy kutsutuille lukukuittausnäkymässä, joten se voi olla ohje. Syötä niiden käyttäjien sähköpostiosoitteet, joilta haluat lukukuittauksen. Kirjoita yksi osoite riville ja lisää osoitepaikkoja tai käyttäjäryhmiä työnkulkuun napsauttamalla sinistä pluskuvaketta. Käynnistä automaatio napsauttamalla Luo.
Yksittäisen asiakirjan lukukuittaustyönkulun käynnistäminen
Napsauta asiakirjaa järjestelmässä ja valitse oikeanpuoleisesta sarakkeesta sininen START ACKNOWLEDGEMENT WORKFLOW. Lisää tarvittaessa päätösehdotus ja kaikkien työnkulkuun osallistuvien sähköpostiosoitteet. Yksi osoite paikkaa kohden; lisää paikkoja sinisestä pluskuvakkeesta. Lähetä asiakirja napsauttamalla Aloita.
Mitä kutsuttu näkee?
Ensin hän näkee sähköposti-ilmoituksen tai kutsun, ellei ole poistanut niitä ilmoitusasetuksissaan.
Asiakirjan nimeä napsauttamalla hän siirtyy järjestelmän lukukuittausnäkymään.
Lukukuittaustyönkulun edistymisen seuranta
Työnkulun tila näkyy järjestelmässä kaikille, joilla on pääsy asiakirjaan. Se esitetään silmäkuvakkeena: keltainen = työnkulku kesken, vihreä = työnkulku valmis.
Napsauta asiakirjaa ja sitten VIEW ACKNOWLEDGEMENT WORKFLOW nähdäksesi edistymistiedot, kuten kutsutut ja jo lukukuittauksen antaneet henkilöt. Voit myös ladata asiakirjan, johon on lisätty viimeiseksi sivuksi kaikkien lukukuittaukset, tai tämän yhteenvedon erillisenä tiedostona.
