Okunma Teyidi İş Akışları
Sistemdeki her belge, okunma teyidi vermeleri için diğer kullanıcılara gönderilebilir. Bu, belirli kişilerin okuması ve onaylaması gereken güvenlik talimatları gibi belgeleri dağıtmak ve ISO uyumluluğu veya başka amaçlarla denetlenebilir kayıt bırakmak için idealdir.
Davetliler e-posta bildirimi alır; ayrıca varsa onay ve e-imza istekleriyle birlikte Folderit gösterge tablolarında isteği görebilir. Belgeyi önizleyebilir veya indirebilir ve okuduklarını bildirmek için ‘Okunduğu teyit edildi’ düğmesine tıklayabilirler.
Tek belge için okunma teyidi iş akışı başlatılabilir veya klasörün tamamı, belge ya da yeni sürümü eklendiğinde önceden tanımlı iş akışını otomatik tetikleyecek şekilde ayarlanabilir.
Klasörde Otomatik Okunma Teyidi İş Akışı Kurma
Klasöre tıklayıp araç çubuğundan İş akışı seçin. İş akışı kurulumu penceresi açılır.
Aktif seçin, ardından yöntem olarak Okunma teyidi seçin. Gerekiyorsa KARAR alanını doldurun; bu bilgi davetlilere okunma teyidi görünümünde gösterilir, dolayısıyla talimat içerebilir. İş akışına davet ederek okunma teyitlerini almak istediğiniz kullanıcıların e-posta adreslerini girin. Her satıra bir adres yazın; daha fazla adres alanı veya kullanıcı grubu eklemek için mavi artı simgesine tıklayın. Otomasyonu başlatmak için Oluştur seçeneğine tıklayın.
Tek Belge İçin Okunma Teyidi İş Akışı Başlatma
Sistemde belgeye tıklayın ve sağ sütundaki mavi OKUNMA TEYİDİ İŞ AKIŞINI BAŞLAT seçeneğini kullanın. Gerekiyorsa karar metni ekleyin ve iş akışına katılacak herkesin e-posta adresini girin. Her alana bir e-posta yazın; mavi artı simgesiyle alan ekleyebilirsiniz. Belgeyi göndermek için Başlat seçeneğine tıklayın.
Davetli Ne Görür?
Bildirim Ayarlarında vazgeçmemişse önce bir e-posta bildirimi / daveti görür.
Belge adına tıkladığında sistemdeki okunma teyidi görünümüne yönlendirilir.
Okunma Teyidi İş Akışının İlerlemesini İzleme
İş akışının durumu, sistemde belgeye erişimi olan herkese görünür. Göz simgesiyle gösterilir: sarı = iş akışı tamamlanmadı / yeşil = iş akışı tamamlandı.
Belgeye, ardından OKUNMA TEYİDİ İŞ AKIŞINI GÖRÜNTÜLE seçeneğine tıklayarak kimlerin davet edildiği ve kimlerin belgeyi onayladığı gibi ilerleme ayrıntılarını görebilirsiniz. Ayrıca herkesin okunma teyidini gösteren son sayfa eklenmiş belgeyi veya bu özeti ayrı dosya olarak indirebilirsiniz.
