Asiakirjan hyväksyntätyönkulku
Tarvitsetko asiakirjalle hyväksynnät ennen seuraavia vaiheita? Pitääkö laskut hyväksyä ennen maksua, lomahakemukset hyväksyttää tai yrityksen säännöt hyväksyä kaikilla työntekijöillä? Käytä hyväksyntätyönkulkua!
Asiakirjoja voi lähettää hyväksyttäväksi Folderit-palvelussa kahdella tavalla:
voit tehdä sen käsin tiedosto kerrallaan (kuvattu alla) tai luoda kansiotasolle AUTOMAATTISIA HYVÄKSYNTÄTYÖNKULKUJA (napsauta tästä!).
Aloita yksittäisen tiedoston hyväksyntätyönkulku näin:
- Napsauta hyväksyttäväksi lähetettävää tiedostoa avataksesi tietonäkymän.
- Napsauta oikealla olevaa sinistä painiketta ”Aloita hyväksynnän työnkulku”.
- Kirjoita halutessasi päätösehdotus, johon haluat hyväksyjien päätöksen, esimerkiksi ”Shall we pay this invoice?”.
- Valitse hyväksyntäprosessiksi ”Peräkkäinen” tai ”Rinnakkainen”:
Peräkkäinen — hyväksyjät saavat kutsun yksi kerrallaan lisäämisjärjestyksessä. Seuraava hyväksyjä saa kutsun vasta edellisen hyväksyttyä asiakirjan. Jos edellinen hylkää tai ei vastaa, työnkulku ei etene.
Rinnakkainen — kaikki lisäämäsi hyväksyjät saavat hyväksyntäkutsun samanaikaisesti. - Syötä Folderit-käyttäjän sähköposti (käyttäjänimi) ja napsauta ”Kutsu”.
- Lisää kaikki henkilöt, joiden pitää hyväksyä asiakirja.
- Ota ”Move after approval” käyttöön, jos haluat ohjata asiakirjan automaattisesti toiseen kansioon kaikkien hyväksyntöjen jälkeen. Valitse kansio. (Valinnainen)
Voit muuttaa päätösehdotuksen tekstiä, kunnes ensimmäinen henkilö hyväksyy tai hylkää asiakirjan. Sen jälkeen muokkaaminen lukitaan.
Kun henkilö on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan, näet päätöksen, päivämäärän ja kellonajan sekä mahdollisen kommentin. Napsauta sinistä ”Näytä hyväksynnän työnkulku”-painiketta nähdäksesi hyväksyntöjen nykyisen tilan. Saat hyväksynnöistä myös sähköposti-ilmoituksen.
- Keltainen piste kutsutun hyväksyjän edessä tarkoittaa, että hyväksyntäkutsu on lähetetty mutta henkilö ei ole vielä tehnyt päätöstä.
- Keltainen ympyrä tarkoittaa, ettei kutsua ole vielä lähetetty, koska edellinen hyväksyjä ei ole hyväksynyt asiakirjaa (näkyy vain peräkkäisessä tilassa).
- Punainen piste tarkoittaa, että henkilö on hylännyt asiakirjan.
- Vihreä piste tarkoittaa, että henkilö on hyväksynyt asiakirjan.