Fluxul de aprobare a documentelor
Trebuie să obțineți aprobări înainte de următorii pași? Aveți facturi de aprobat înaintea plății, cereri de concediu sau reguli ale companiei care trebuie acceptate de toți angajații? Folosiți fluxul de aprobare!
Există două opțiuni pentru trimiterea documentelor spre aprobare în Folderit:
o puteți face manual, fișier cu fișier (mai jos), sau puteți crea la nivel de folder FLUXURI AUTOMATE DE APROBARE (faceți clic aici!).
Pentru a porni un flux pentru un singur fișier:
- Faceți clic pe fișierul de trimis spre aprobare, pentru a-i deschide detaliile
- Faceți clic pe butonul albastru „Porniți fluxul de lucru de aprobare” din dreapta
- Introduceți opțional textul asupra căruia aprobatorii trebuie să decidă, de exemplu „Shall we pay this invoice?”
- Alegeți între „Serial” și „Paralel”:
Serial — aprobatorii primesc invitația pe rând, în ordinea adăugării. Următorul primește invitația doar după aprobarea celui precedent. Dacă acesta respinge documentul sau nu răspunde, fluxul nu avansează.
Paralel — toți aprobatorii adăugați primesc invitația simultan. - Introduceți e-mailul (numele de utilizator) unei persoane cu cont Folderit și faceți clic pe „Invita”
- Continuați să adăugați persoanele care trebuie să aprobe documentul
- Activați „Move after approval” pentru a muta automat documentul într-un alt folder după toate aprobările. Alegeți folderul. (Opțional)
Puteți schimba textul deciziei până când prima persoană aprobă sau respinge. Apoi nu mai poate fi modificat.
După aprobare sau respingere vedeți decizia persoanei, data/ora și eventualul comentariu. Faceți clic pe „Vizualizați fluxul de lucru de aprobare” pentru starea curentă. Aprobările sunt notificate și prin e-mail.
- Punctul galben din fața aprobatorului arată că invitația a fost trimisă, dar persoana nu a decis încă.
- Cercul galben arată că invitația nu a fost trimisă deoarece aprobatorul precedent nu a aprobat documentul (numai în modul Secvențial).
- Punctul roșu înseamnă respingere.
- Punctul verde înseamnă aprobare.