Enviar documentos para aprovação
Você precisa obter aprovações para um documento antes das próximas etapas? Você precisa aprovar faturas antes do pagamento ou aprovar alguns pedidos de férias ou regras da empresa acordadas por todos os funcionários? Use o fluxo de trabalho de aprovação.
Existem duas opções para envio de documentos para aprovação em Folderit:
Você pode fazer isso manualmente, arquivo por arquivo (descrito abaixo) ou você pode criar em nível de pasta FLUXOS DE TRABALHO DE APROVAÇÃO AUTOMATIZADOS (clique aqui!).
Para iniciar um fluxo de trabalho de aprovação para um único arquivo específico:
- Clique no arquivo que deseja enviar para aprovação (para acessar a visualização de detalhes)
- Clique no botão azul ‘Começar workflow de aprovação’ no lado direito
- Escreva uma resolução opcional sobre a qual você deseja que os aprovadores decidam, , ou seja, ‘Shall we pay this invoice?’
- Escolha entre os processos de aprovação ‘Número de Série’ e ‘Paralelo’:
Número de Série— os aprovadores receberão o convite um por um, na ordem em que você os adicionar. O próximo aprovador da fila só receberá o convite para aprovar o documento depois que a pessoa anterior o tiver aprovado. Se a pessoa anterior rejeitar o documento ou não responder, o fluxo de trabalho do documento não prosseguirá.
Paralelo — todos os aprovadores que você adicionar receberão o convite para aprovação ao mesmo tempo. - Insira um e-mail (nome de usuário) de alguém que tenha o usuário Folderit e clique em ‘Convidar’
- Continue adicionando pessoas que precisam aprovar este documento
- Ative ‘Move after approval‘ se desejar encaminhar automaticamente o documento para outra pasta depois de receber todas as aprovações. Escolha uma pasta. (Opcional)
Você pode alterar o texto da resolução até que a primeira pessoa aprove ou rejeite o documento. Então ele será bloqueado para alterações.
Depois que uma pessoa aprovar ou rejeitar o documento, você poderá ver a decisão, a data/hora e o comentário opcional que ela poderia ter deixado. Clique no botão azul ‘Ver workflow de aprovação’ para ver o estado atual das aprovações. Você também será notificado por e-mail para aprovações.
- O ponto amarelo na frente do aprovador convidado marca que o convite para aprovação foi enviado, mas nenhuma decisão foi tomada pela pessoa.
- Círculo amarelo indica que o convite ainda não foi enviado, pois o aprovador anterior não deu sua concordância com o documento (só pode ser visualizado no modo Serial).
- Ponto vermelho significa que a pessoa rejeitou o documento.
- Ponto verde significa que a pessoa aprovou o documento.