Envoyer les documents pour approbation
Avez-vous besoin d’obtenir l’approbation d’un document avant vos prochaines étapes ? Avez-vous besoin de faire approuver les factures avant le paiement, certaines demandes de vacances ou les règles de l’entreprise acceptées par tous les employés ? Utilisez le workflow d’approbation !
Il existe deux options pour envoyer des documents pour approbation dans Folderit :
Vous pouvez le faire manuellement fichier par fichier (décrit ci-dessous) ou vous pouvez créer un dossier au niveau du dossier FLUX DE TRAVAIL D’APPROBATION AUTOMATISÉS (cliquez ici !).
Pour démarrer un workflow d’approbation pour un fichier unique spécifique :
- Cliquez sur le fichier que vous souhaitez envoyer pour approbation (pour accéder à la vue détaillée)
- Cliquez sur le bouton bleu ‘Commencer le flux de travail d’approbation’ sur le côté droit
- Rédigez une résolution facultative sur laquelle vous souhaitez obtenir la décision des approbateurs, c’est-à-dire ‘Shall we pay this invoice?’
- Choisissez entre les processus d’approbation « En série » et « Simultanément » :
En série – les approbateurs recevront l’invitation un par un, dans l’ordre dans lequel vous les ajoutez. L’approbateur suivant ne recevra l’invitation à approuver le document qu’une fois que la personne précédente l’aura approuvé. Si la personne précédente rejette le document ou ne répond pas, le flux de travail du document ne progressera pas.
Simultanément — tous les approbateurs que vous ajoutez recevront une invitation à approuver en même temps. - Saisissez l’adresse e-mail (nom d’utilisateur) d’une personne possédant l’utilisateur Folderit et cliquez sur « Inviter »
- Continuer à ajouter des personnes qui doivent approuver ce document
- Activez ‘Move after approval‘ si vous souhaitez acheminer automatiquement le document vers un autre dossier une fois qu’il a reçu toutes les approbations. Choisissez un dossier. (Facultatif)
Vous pouvez modifier le texte de la résolution jusqu’à ce que la première personne approuve ou rejette le document. Ensuite, il sera verrouillé pour les modifications.
Une fois qu’une personne a approuvé ou rejeté le document, vous pouvez voir sa décision, la date/heure et le commentaire facultatif qu’elle aurait pu laisser. Cliquez sur le bouton bleu « Visualiser le flux de travail d’approbation » pour voir l’état actuel des approbations. Vous serez également informé par e-mail des approbations.
- Point jaune devant l’approbateur invité indique que l’invitation à approuver a été envoyée mais qu’aucune décision n’a été prise par la personne.
- Cercle jaune indique que l’invitation n’a pas encore été envoyée, car l’approbateur précédent n’a pas donné son accord sur le document (visible uniquement en mode série).
- Point rouge signifie que la personne a rejeté le document.
- Point vert signifie que la personne a approuvé le document.